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Los hospitales St Helens y Knowsley se han trasladado de un sistema de administración de registro sanitario en papel a uno electrónico para mejorar aún más la calidad asistencial

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN Implementación de un sistema de registros de pacientes con un enfoque de digitalización a demanda para alcanzar el 100% de disponibilidad en el momento de la consulta capaz de administrar más de 250.000 consultas al año. Scanners KODAK i660 e i780 instalados con software C-Cube de OITUK para capturar más de 600.000 archivos de casos clínicos en 5 años.

COMENTARIOS “Una vez que se nos formó para utilizar los scanners de KODAK, éstos demostraron su confiabilidad, rapidez y comodidad con una excelente calidad de imagen.” ~ Neil Darvill, director de sistemas informáticos del NHS Trust

Los hospitales universitarios St Helens y Knowsley del NHS Trust han instalado un sistema de administración de documentos electrónico (EDMS), a través del software C-Cube de OITUK y los scanners KODAK i660 e i780, para cambiar de forma radical la forma en que se distribuyen los registros sanitarios entre las diferentes instalaciones de consultas externas en Merseyside.

Disponibilidad de registros garantizada

Gracias a este nuevo sistema, el NHS podrá garantizar al 100% la disponibilidad de los registros sanitarios con un volumen de 250.000 pacientes en consultas externas al año, además de una calidad del servicio mejorada tanto para los pacientes como para los profesionales en el lugar de atención. Además de las notables ventajas clínicas, el NHS espera recuperar el coste de este sistema en 3 años gracias al ahorro de plantilla, almacenamiento y eficiencia.

La repercusión de un sistema basado en papel en relación con los pacientes era que no se podía garantizar que los profesionales dispusieran de sus archivos médicos en la cita que se hubiera acordado, debido a la logística que supone el movimiento de cerca de 1.200 registros sanitarios al día. Los hospitales St Helens y Knowsley se han trasladado de un sistema de administración de registros sanitarios en papel a uno electrónico para mejorar aún más la calidad asistencial. El NHS decidió instalar el C-Cube EDMS de OITUK. Neil Darvill, director de sistemas informáticos del NHS afirma que “un sistema EDMS era la única forma en que podíamos empezar a tomar el control y reducir el crecimiento de los archivos de casos clínicos.

Enfoque de digitalización a demanda

Para convertir los numerosos archivos médicos en papel en imágenes electrónicas de calidad, se han instalado tres scanners de producción de KODAK de alto rendimiento (un i780 y dos i660) siguiendo las recomendaciones de OITUK, ya que cada uno de estos dispositivos tiene una gran capacidad de volumen de digitalización al día¹. A pesar de seguir un enfoque de digitalización a demanda, en el que sólo se digitalizan los registros necesarios para los pacientes en consulta, el NHS espera que se puedan digitalizar más de 671.800 archivos en un periodo de cinco años², de ahí la necesidad de dispositivos de alta capacidad.

Darvill explica que “una vez que nos entrenaron para utilizar los scanners de KODAK, estos demostraron su confiabilidad, rapidez y comodidad con una calidad de imagen excelente: algo esencial dado el gran volumen de diferentes documentos que debemos digitalizar. Estos documentos incluyen hojas A4 y A5, fotografías, trazas de ECG³ con una altura de 7,5 cm (3 in) y una longitud de 7,3 metros (24 pies) aproximadamente, tarjetas gruesas y papel a color rojo con texto en negro que puede resultar muy difícil de reconocer para algunos scanners.”

En el caso que se presentó al consejo del NHS, el equipo de proyecto estima que se ahorrarán 3,2 millones de libras en 5 años si se sigue este método de digitalización a demanda tras una inversión inicial de 1,205 millones de libras para cubrir toda la plantilla de TI y digitalización adicional.

Ventajas para los pacientes y la organización

Las ventajas para el paciente son numerosas. Los profesionales sanitarios podrán ofrecer una mejor calidad asistencial, ya que contarán con todos los informes y, al contar con ello, el paciente obtendrá una mejor experiencia clínica.

Darvill concluye que, “si trabaja en el NHS y administra una unidad de pacientes críticos, sugiero que en el futuro digitalice su biblioteca de registros sanitarios siguiendo un método de digitalización a demanda. Es una forma sencilla de ahorrar en términos de funcionamiento y rentabilidad, además de aumentar la calidad clínica y eliminar todos los problemas asociados con un sistema en papel.

Un enfoque de colaboración

David Whitton, jefe de ventas del Reino Unido de KODAK Document Imaging, afirma que, “a diferencia de la percepción común y de los frecuentes informes de los medios de comunicación, este proyecto muestra que las implementaciones de TI en el sector público, especialmente en el servicio sanitario nacional, pueden ofrecer muchas ventajas. El NHS ha trabajo con un socio de gran reputación en OITUK, ha contratado el proyecto de forma correcta para satisfacer las necesidades de la plantilla sanitaria local, a la que se ha implicado desde su creación hasta su implementación para garantizar el éxito del mismo.”

¹ Los volúmenes de digitalización diarios recomendados para los scanners KODAK i660 e i780 son 120.000 y 130.000 páginas al día, respectivamente.

² Esta cifra se ha obtenido de los registros sanitarios (546.182), informes de urgencias (54.620) y archivos adicionales de registros sanitarios (71.004).

³ Electrocardiograma.