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Acentra digitaliza documentos de árboles genealógicos al instante

Su cliente es una dulce anciana de unos 80 años. Tiene un millón de cartas, documentos, fotografías y otros importantes datos genealógicos. Desea guardarlos y preservarlos todos digitalmente. Sin embargo, no perderá de vista su colección ni un minuto. ¿Qué hace? Si usted es Matt Bills, lleva su aparato de digitalización hasta la ubicación de la señora y digitaliza allí su material. Además, le permite observar el proceso, si lo desea.

La experiencia personal inspira un nuevo negocio
Hace cinco años Matt Bills estaba recién casado. Él y su esposa se estaban mudando a una casa donde había vivido la abuela de ésta, que ahora tenía Alzheimer. La abuela se había marchado unos años antes y había alquilado la casa. Todos sus objetos estaban almacenados en una habitación oscura y húmeda en el sótano. Mientras Bills revisaba las pertenencias, "Me di cuenta de que bajo mis pies tenía toda la historia y la vida de esa mujer. Encontramos fotografías, documentos, cartas que le había escrito su marido desde el extranjero durante la segunda guerra mundial… era un caos. Pensé, tiene que haber un método mejor."

De esa experiencia esclarecedora surgió el génesis de Acentra, Inc., un peculiar servicio empresarial con sede en Provo, Utah. Al mismo tiempo que Bills cuenta con otras sedes de Acentra en Idaho, Arizona y en el área triestatal de Nueva York, Nueva Jersey y Connecticut (NY/NJ/CT), el servicio de Provo se ve cada vez más involucrado en la preservación genealógica. Provo alberga la Universidad Brigham Young y, según investigaciones de la Association of Religion Data (Asociación de datos religiosos), el 98 por ciento de los residentes de la zona son adeptos de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días (LDS). Estos mormones están muy interesados en la genealogía. "Trabajamos con un grupo, la sociedad Daughters of the Utah Pioneers que recopiló casi 60.000 carpetas, cada una con 30 ó 40 páginas de datos históricos", explicó Bills. "Cada carpeta era de una persona determinada. Los mormones no quieren que se olvide la historia ni las historias, así que les ayudamos a preservar su pasado para el futuro."

"… como el Equipo A en una misión genealógica."
Como se ha mencionado con anterioridad, muchos residentes de la zona de Provo se resisten a permitir que estas colecciones de valor incalculable se envíen a una empresa de servicios. Por lo que Bills y sus colaboradores se desplazan hasta ellas. "Somos esencialmente una unidad de digitalización móvil", afirma. "Es parecido al Equipo A en una misión genealógica. Nuestros clientes tienen libros, registros, fotografías, documentos, partes de la historia. Hemos digitalizado registros de tierras del siglo XV e ¡incluso piezas de acero inoxidable con texto grabado!"

Transportar scanners en un viaje por carretera no es una tarea fácil. Bills probó scanners de muchos fabricantes conocidos antes de decidirse por los modelos de Kodak, especialmente por los scanners KODAK i260, i1220 e i1320. "En pocas palabras, los scanners de Kodak pueden soportar grandes volúmenes de trabajo a un ritmo muy elevado sin acusar el desgaste y, además, se pueden transportar fácilmente", asegura Bills. "Los scanners de otras empresas eran demasiado delicados o estaban basados en SCSI. Realizaremos algunas modificaciones en nuestros scanners para asegurar un rendimiento aún mayor e incluso añadiremos algunas etiquetas de llamas y otros elementos para personalizarlos. Nos gusta divertirnos trabajando." Acentra utiliza el software de captura de KODAK Lite combinado con las capacidades de procesamiento de imágenes incorporadas de los scanners Kodak y considera que los resultados son "excepcionales".

Los equipos de Bills utilizan tráileres para transportar los aparatos de digitalización y para crear configuraciones y casos personalizados para sus desplazamientos y sus proyectos in situ.

"Cuando trabajamos fuera de los tráileres, también nos establecemos en una casa u oficina y, a veces, en una mesa de un comedor", dice Bills. "Lo que sea más eficiente y cómodo para nuestro cliente Somos flexibles y adaptamos los scanners y el equipo correspondiente a las necesidades del trabajo."

Las instalaciones de Acentra en Provo dan trabajo a unas 20 personas la mayor parte de año, pero la fuerza de trabajo aumenta hasta más de 100 en verano, cuando la empresa se embarca en una campaña anual de puerta en puerta. "Provo alberga el mayor centro de entrenamiento para misioneros de la Iglesia Jesucristo de los Santos de los Últimos Días (LDS) y contratamos a mucha gente joven que vuelve a la zona a explicar las ventajas de la preservación digital", explica Bills. "Hablan bien del servicio y hacen que aumente el negocio".

Acentra convierte en digital casi todo lo analógico
Junto con materiales de copias impresas, Acentra también realiza la transición de vídeos, cintas de audio, cassettes, diapositivas, discos de vinilo, viejas películas de 8 y 16 mm, así como otros medios analógicos en formatos digitales, principalmente en DVD. Recientemente, comenzaron a ofrecer nuevos formatos como, por ejemplo, discos Blu-ray. Acentra ha descubierto que el servicio de archivado es cada vez más popular. "A la gente le encanta tener acceso seguro a sus colecciones de DVD, pero también quieren saber que están protegidos frente a incendios o manipulaciones indebidas", indica Bills. "Grabaremos un DVD Gold Archival y lo almacenaremos en otro lugar, exactamente bajo tierra o en la Granite Mountain Vault (bóveda de la montaña de granito). Proporciona una gran tranquilidad."

Para crear oportunidades adicionales de venta, Acentra trabaja con una empresa subsidiaria que ofrece productos de álbumes de recortes, ampliaciones y otros productos fotográficos especiales. Un cliente puede arrastrar y colocar fácilmente las fotografías digitalizadas, por ejemplo en plantillas prediseñadas y conseguir impresiones realizadas con ilustraciones y fondos como páginas compuestas.

“Estamos muy contentos con nuestros scanners Kodak” dice Bills. “Simplemente trabajan mejor en muchos aspectos. El polvo puede ser un gran problema cuando tratamos con documentos antiguos pero, ahora que podemos limpiar más fácilmente estos scanners, nuestra producción no se detiene ni un segundo. Kodak hace un buen trabajo al crear scanners que pueden soportar viajes por carretera y superar cualquier obstáculo.”

Matt Bills, fundador de Acentra, Inc.