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Scanners de Kodak y el software Kodak Capture Pro ayudan a COMPU-DATA International, LLC a procesar 6 millones de imágenes

COMPU-DATA International, LLC (CDI), un distribuidor de los productos de Kodak Document Imaging y vendedor independiente de software, se presenta a concursos de proyectos externalizados para proporcionar servicios de digitalización a varios clientes. En 2010, CDI ganó un concurso para un gran proyecto gubernamental, que inicialmente requería la producción de millones de documentos en un período de cinco meses. CDI, con sede en Spring (Texas) cerca de Houston, ya empleaba scanners de Kodak y el software Kodak Capture Pro en sus operaciones internas y otros proyectos.

Sin embargo, como un proyecto de esta magnitud necesitaba capacidades adicionales, CDI adquirió un Scanner Kodak i5600, con un volumen diario ilimitado y una velocidad de hasta 170 páginas por minuto. Con el equipo y el software necesarios a su disposición, CDI se preparó para enfrentarse al reto y conseguir sus objetivos por encima de una montaña de cajas y documentos.

Conformidad con las especificaciones

Juan J. Celaya, presidente y consejero delegado de CDI, entendió el trabajo que recibiría la empresa y las expectativas del cliente. Celaya comenta que “el objetivo era procesar el mayor número posible de cajas de documentos en cinco meses, y que las imágenes resultantes fueran de calidad y tuvieran una precisión lo más cercana posible al 100 %, en función de las especificaciones de cada tipo de documento”. La especificación de cada tipo de documento necesitaba la retirada de páginas en blanco y la rotación de páginas, con algunas excepciones, según el contenido de las páginas.

Los documentos variaban en gran medida: desde billetes de avión y recibos a formularios de tamaño A2 y legal. Los tipos de papel podían ser desde papel cebolla a cartulina. En palabras de Celaya, “en las cajas no había ningún tipo de uniformidad”. “Con varios tipos y tamaños, sin uniformidad de formatos como símplex, dúplex, horizontal o vertical, los scanners Kodak y el software Kodak Capture Pro ayudan a COMPU-DATA International, LLC a procesar 6 millones de imágenes para satisfacer las necesidades de digitalización”. Debido a la complicada naturaleza del proyecto, Celaya y su equipo confiaron en que los scanners de Kodak pudieran producir imágenes con agilidad manteniendo la doble alimentación y los atascos al mínimo.

“Era imposible controlar la preparación de documentos y teníamos que digitalizar el material prácticamente en el momento en que lo recibíamos, de modo que había cierta preocupación acerca de la rapidez del proceso desde el inicio”, afirma Celaya.

Composición del flujo de trabajo

La operación de Celaya estaba compuesta por cinco estaciones de digitalización y estaciones de control de calidad, que trabajaban en dos turnos. El equipo de digitalización consistía en tres scanners Kodak i4600, un scanner i620 y el nuevo scanner i5600. La configuración de la red incluía un conmutador Gigabit Ethernet para dar soporte a un servidor, dos estaciones de digitalización y dos estaciones de control de calidad. La aplicación para el control de calidad y la digitalización era Kodak Capture Pro v3.1. El software operativo era el propio sistema de servicios de digitalización de CDI, que proporcionaba registro, sincronización con todas las estaciones de trabajo y funcionalidades de informe al operador, junto con los niveles de producción diarios y por estación.

La operación de Celaya estaba compuesta por cinco estaciones de digitalización y estaciones de control de calidad, que trabajaban en dos turnos. El equipo de digitalización consistía en tres scanners Kodak i4600, un scanner i620 y el nuevo scanner i5600. La configuración de la red incluía un conmutador Gigabit Ethernet para dar soporte a un servidor, dos estaciones de digitalización y dos estaciones de control de calidad. La aplicación para el control de calidad y la digitalización era Kodak Capture Pro v3.1. El software operativo era el propio sistema de servicios de digitalización de CDI, que proporcionaba registro, sincronización con todas las estaciones de trabajo y funcionalidades de informe al operador, junto con los niveles de producción diarios y por estación.

El flujo de trabajo de captura siguió el siguiente proceso estándar:

• Registro de las cajas.
• Selección del tipo de página y el trabajo, en función del contenido de las cajas.
• Digitalización de las páginas mediante el software Kodak Capture Pro (300 dpi G4 TIFF).
• Aplicación de la tecnología de procesamiento de imágenes de Kodak Perfect Page a todas las imágenes.
• Control de calidad visual durante la digitalización para detectar alimentaciones dobles e inadecuadas.
• Rotación por software automática o rotación de página fija en cada imagen, en función del tipo de página o trabajo seleccionado. Implementación de tareas por hardware o software, en función de la selección del tipo de página.
• Retirada automática de páginas en blanco.
• Verificación de cada imagen en la estación de control de calidad; búsquedas por tamaños de archivo de imagen de hasta 5000 bytes; rotación de imágenes según sea necesario, en función del tipo de trabajo.
• Aprobación o rechazo en el control de calidad.
• Creación de archivos PDF (de forma ordenada) que admitan búsquedas mediante las estaciones de trabajo de digitalización y control de calidad.
• Aprobación final de las cajas y entrega al cliente.

Productividad positiva

Al iniciar el proceso, Celaya y sus operadores quedaron impresionados rápidamente con las capacidades de trabajo del scanner de Kodak i5600. “Nos sorprendió mucho; el rendimiento era impresionante”, recuerda Celaya. “Los volúmenes que podíamos digitalizar sin encontrar problemas no daban ni un respiro a los operadores. Cargaban un lote y el scanner i5600 ya había terminado con él antes de que estuviera listo el siguiente. Mantenía en alerta a todo el mundo”.

Los atascos en los scanners i5600 e i4600 fueron escasos y la calidad de imagen, excelente. Una de las directrices del proyecto exigía que la calidad de las imágenes fuera igual o superior a la original, y todos los scanners de Kodak cumplieron este objetivo. La limpieza necesaria era mínima, y aumentó la confianza que Celaya había depositado en la productividad continua de los scanners de Kodak.

Gran combinación con el software Capture Pro

El software Kodak Capture Pro Software fue un complemento ideal, aun con su entorno “poco convencional”. El proceso de instalación y configuración facilitó enormemente la creación de tipos de página y trabajos para satisfacer los distintos requisitos de procesamiento de papel. La comunicación entre el software de Kodak y los scanners funcionó bien, y mejoró a medida que los equipos informáticos se actualizaban y adaptaban en concordancia con los grandes requisitos de volumen.

El proceso de salida era complicado debido a las diversas estaciones de procesamiento de imágenes, pero tras introducir algunos cambios en el sistema de servicios de digitalización de CDI, estas modificaciones facilitaron el manejo de los grandes volúmenes necesarios. Además, con un poco de ayuda por parte de los expertos en asistencia técnica del software de Kodak y unos ajustes menores, la tasa de fallos en la lectura OCR se redujeron al mínimo, y CDI pudo alcanzar rápidamente un volumen de producción diario listo para su entrega. El ritmo de entrega semanal superó las 750 000 imágenes.

El uso del software Kodak Capture Pro para gestionar los requisitos del control de calidad funcionó muy bien. La mayor parte de las funcionalidades deseadas ya existían, de modo que los operadores podían llevar a cabo las digitalizaciones con una precisión excepcional. Mediante el método de muestreo aleatorio estratificado estándar sobre una muestra de 6 176 566 imágenes, CDI pudo obtener índices de precisión entre un 99,33 % y un 99,63 %. Estos índices pudieron alcanzarse gracias al personal de CDI y al gran trabajo que llevaron a cabo, junto con las mejoras en el procesamiento de imágenes integradas en todos los scanners de Kodak. Con archivos de imagen de gran calidad, gracias a la tecnología Perfect Page de Kodak, fue sencillo aplicar procesos automatizados a la vez que el software Capture Pro agilizaba el control de calidad dentro del flujo de trabajo.

Una experiencia para repetir

“El resultado fue que la integración con nuestros procesos fue muy sencilla, la calidad de imagen fue sobresaliente, la producción se ajustó exactamente a nuestras necesidades y los inconvenientes se redujeron al mínimo”, resume Celaya. “Tras capturar satisfactoriamente más de 6 000 000 de imágenes en tan corto período de tiempo, sabemos cómo realizar este tipo de proyecto y confío en que haremos muchos más en el futuro. Es un homenaje a nuestro personal y al hardware, software y asistencia técnica de Kodak que lo hicieron posible”.