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Itella Information adopta como estándar los escáneres de producción de Kodak

Itella Information, la división de oficina de servicios de Itella Group, ha armonizado su infraestructura de escáneres de producción seleccionando Kodak como su socio principal. Para gestionar el crecimiento constante de los negocios y añadir capacidad de crecimiento en el futuro, han adquirido cuatro escáneres i1860 de Kodak: los sistemas para grandes volúmenes más rápidos jamás creados. Se utilizarán en los centros de producción de Finlandia y Suecia.

Se trata de un cambio significativo, dado que la amplia gama de escáneres de Itella Information ahora utilizará fundamentalmente tecnología Kodak, con lo que lograrán simplificar la gestión del hardware, al tiempo que mejoran la eficacia y la flexibilidad en un negocio competitivo y muy sensible a los precios.

Funcionamiento en tres áreas de negocio
La empresa, anteriormente conocida como Finland Post Group, cambió de nombre a Itella Group en junio de 2007. Proporciona servicios postales tradicionales para consumidores en Finlandia a través de la marca Posti, así como servicios a empresas en Finlandia y otros ocho países del norte de Europa con la marca Itella. Operan en tres áreas de negocio: Itella Logistics (servicios de transporte), Itella Mail Communication (envío de cartas y correo directo) e Itella Information (servicios externalizados de gestión de documentación, comunicación comercial y facturación). El grupo tiene más de 24.000 empleados y sus ventas netas sumaron un total de 1.550,6 millones de euros en 2006.

Unto Kariniemi, el director de la línea global de productos de Itella Information, afirma lo siguiente: “Nuestro objetivo es ser la empresa de servicios de logística inteligente número 1 del norte de Europa en 2010, así como ofrecer inteligencia basada en la tecnología más avanzada, procesos eficaces y empleados competentes”.

Itella Information proporciona a sus clientes una amplia gama de servicios estandarizados y personalizados, centrados especialmente en las soluciones de digitalización, como el procesamiento de facturas y la externalización del procesamiento de documentos. Itella gestiona el ciclo de vida completo de los documentos, desde el escaneo inicial hasta los accesos posteriores, pasando por el flujo de trabajo, la gestión de documentos y la generación de un archivo electrónico.

Itella trabaja con empresas de distintos tamaños, pero está especializada en proporcionar asistencia a empresas con necesidades de procesamiento de documentos muy intensivas. Los clientes más importantes operan en el sector de la banca, los seguros y las agencias gubernamentales, incluidos los bancos escandinavos Sampo y Nordea, la aseguradora Pohjola y las autoridades finlandesas de registro de vehículos e impuestos.

Según nos explica Kariniemi: “Los bancos, por ejemplo, han externalizado sus procesos de gestión de pagos en papel en favor de nuestra empresa. De modo que los clientes envían sus formularios de pago cumplimentados que indican el destinatario y la cantidad. Nosotros procesamos estos documentos, escaneamos la información y enviamos los datos al sistema bancario pertinente.

Del mismo modo, con los seguros estamos implicados al principio del proceso de gestión de las reclamaciones. Recibimos las reclamaciones por correo, las ordenamos, digitalizamos los documentos y los preparamos para el gestor adecuado.”

El volumen de documentos y facturas que gestiona Itella Information es muy grande. En Finlandia, la empresa procesa unos 260.000 documentos cada día, lo que equivale a unos 70 millones anuales, con un número total de documentos en todas las regiones en las que trabaja Itella que ya se aproxima a los 100 millones anuales.

Esto hace que el área de servicios de soluciones de digitalización sea uno de los departamentos con un crecimiento más rápido del negocio de Itella Information. Los beneficios se han triplicado en 3 años. Los volúmenes de digitalización de facturas en Suecia, por ejemplo, se han duplicado durante los siete primeros meses de 2007.

Para fomentar este crecimiento y añadir capacidad para el futuro, Itella Information ha instalado dos escáneres de producción KODAK i1860 en Finlandia, adquiridos a través de Kibi, y en breve instalará dos unidades en Suecia a través de ReadSoft. Con un procesamiento de 200 páginas por minuto, el i1860 es el escáner más rápido jamás fabricado por Kodak y su diseño ergonómico mejora la productividad del usuario. La altura de la unidad se puede modificar tocando un botón y la unidad de control mediante una pantalla LCD táctil hace que su uso resulte muy sencillo.

Itella Information ha creado una “arquitectura de referencia”, lo que significa que adoptará los productos de Kodak como estándar de escaneo·a fin de armonizar el equipo utilizado en el negocio de la digitalización.

Según Kariniemi: “El grupo empresarial Itella Information ha realizado dos adquisiciones durante el bienio 2006-2007 como estrategia de crecimiento: la adquisición de DigiDoc AB e Infologistics Scandinavia AB. En ambas empresas cambiaremos los equipos por sistemas Kodak”.

Creando un entorno de producción de escaneo unificado internacionalmente (con productos Kodak) mejoraremos la eficacia y simplificaremos la gestión, la formación y la asistencia técnica. La empresa ya dispone de una gama de escáneres de las series i600 e i800 en seis centros de producción.

En palabras de Kariniemi: “Podemos gestionar la gama de escáneres de Kodak sin restricciones y rotar los equipos según sea necesario. Por ejemplo, cuando instalamos por primera vez un i1860 en Finlandia, enviamos un escáner i660 a Letonia, donde los volúmenes de documentos son inferiores. Después del envío, el servicio estaba funcionando de nuevo en cuestión de unas pocas horas.

Elegimos Kodak por su historial y su experiencia en el mercado de los escáneres, su reputación en la creación de productos fiables y su capacidad para proporcionar servicios y asistencia completos y rápidos. Esto resulta crucial, dado que el negocio de la gestión de facturas es extremadamente competitivo y hay una intensa guerra de precios, por lo que cualquier tiempo de inactividad del sistema puede significar unas pérdidas de beneficios considerables.

Itella Information también utiliza Capture Software de Kodak, que permite aprovechar al máximo todas las funciones del hardware, como la tecnología Perfect Page de Kodak, con iThresholding, que produce imágenes digitalizadas de gran calidad sin necesidad de realizar ningún ajuste. Esto es muy importante en un entorno de oficina de servicios, donde los tipos de papel procesados son muy variados y la necesidad de intervenciones manuales constantes para ajustar la configuración ralentizarían el funcionamiento considerablemente.

Kariniemi concluye: “Con la nueva capacidad de producción del i1860, Kodak ofrece un escáner capaz de trabajar con los volúmenes casi ilimitados que necesitamos para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Nos gusta hablar de la confianza y la calidad como condiciones previas para nuestro negocio. Los clientes nos confían su información corporativa y esperan un trabajo de gran calidad. Buscamos un socio de escaneo que nos ayude del mismo modo y entienda la importancia del funcionamiento constante. Kodak se ajusta perfectamente a estas características”.