Situación
Salumatics, Inc. debía actualizar sus scanners y mejorar su capacidad de producción sin aumentar las cuotas para seguir siendo competitivo.
Objetivo
Adquiera scanners con una mayor funcionalidad para eliminar problemas relacionados con “documentos dados la vuelta” y gestionar tiras de cardiotocografía con 1 milla de longitud, reducir los requisitos de entrenamiento y mantenimiento, así como aumentar el rendimiento.
Solución
Dos scanners KODAK i780, dos scanners KODAK i1440 y varios scanners KODAK i260 en ubicaciones remotas del cliente.
Comentarios
“Los scanners de Kodak nos permiten ofrecer servicios exclusivos mientras seguimos siendo competitivos.”
~ Shawn Morrison, CTO, Salumatics, Inc. |  | Hablemos de la lealtad de marca: ¿puede imaginarse una empresa de servicios que permanezca fiel a los scanners de un solo fabricante durante todo el tiempo que dure el negocio de dicha empresa? Eso es exactamente lo que ha estado haciendo Salumatics, Inc. desde que lanzó su negocio de conversión de documentos en 2002 con cuatro scanners Kodak i840.
“Cuando pasamos de ser una empresa de consultoría a ser una empresa de servicios de obtención de imágenes, elegimos scanners Kodak i840 porque eran los únicos scanners capaces de digitalizar imágenes de doble secuencia (color y bitonal a la vez),” recuerda Shawn Morrison, CTO de Salumatics, Inc.
“Desde entonces, nuestra empresa se ha expandido y, a medida que han crecido nuestros clientes y sus requisitos, nos hemos actualizado a scanners de Kodak más potentes.”
Una marca de scanners para diversos tipos de papel: “En nuestra tienda, sólo usamos scanners de Kodak”
Salumatics, Inc. es una de las empresas de servicios de conversión de documentos más grande de Norteamérica, con unos 200 empleados y 50 clientes. En sus instalaciones de Montreal, Quebec, Mississauga y Ontario, los registros médicos de los centros de asistencia sanitaria se convierten en imágenes electrónicas.
Lo que diferencia a Salumatics de la competencia es su capacidad para desarrollar aplicaciones de software personalizadas que indexan y cargan las imágenes electrónicas en el sistema de archivo electrónico de cada cliente.
“El único software propiedad de la empresa, creado en SDK de Captiva y diseñado para scanners de Kodak, permite a los usuarios digitalizar en formato de doble secuencia”, afirma Morrison.
La empresa recibe cajas de los clientes llenas de carpetas con archivos de los pacientes. Los trabajadores de producción de Salumatics preparan, digitalizan e indexan los documentos de uno en uno para adaptarse al sistema de archivo exclusivo de cada cliente.
“Como la industria sanitaria se encuentra en las primeras etapas de la gestión de registros electrónicos, recibimos una mezcla de papel antiguo y papel más nuevo. Las tablas de pacientes suelen contener documentos antiguos en papel NCR, tiras de ECG, fotografías y registros médicos de diversos tipos, formas y tamaños de papel”, indica Noreen Fletcher, Director de operaciones y servicios de conversión de Salumatics.
“Kodak digitaliza muy bien en un entorno como el nuestro, con tantos tipos diferentes de papel y con unos volúmenes tan elevados. En nuestros dos centros, digitalizamos 10 millones de imágenes cada mes, o unas 300.000 imágenes cada día. Con los scanners de Kodak, sólo tenemos que configurar el scanner según el cliente y el tipo de papel y estamos listos para empezar.”
Salumatics también confía en la calidad y la confiabilidad de los scanners de Kodak y la tecnología de procesamiento de imágenes Perfect Page para la limpieza de documentos (con respecto a VRS o Virtual ReScan). Por eso “En nuestra tienda, sólo usamos scanners de Kodak”, afirma Morrison.
La orientación de las páginas es “un desarrollo revolucionario de Kodak”
Muchos de los documentos que digitaliza Salumatics se imprimen en ambas caras, lo que requiere que los documentos se giren para digitalizarlos correctamente, algo que se denomina “documentos dados la vuelta”. Estos documentos deben digitalizarse en modo horizontal o vertical y, a continuación, deben girarse manualmente, lo que supone un trabajo muy tedioso para el indexador.
Por lo tanto, cuando Salumatics averiguó que el scanner KODAK i780 cuenta con una función de orientación de páginas llamada modo de calendario, la empresa adquirió rápidamente dos de estas unidades. A continuación, Salumatics creó un programa de software exclusivo basado en el scanner KODAK i780. Este software, en combinación con la función del modo de calendario, ha eliminado el problema de los documentos dados la vuelta.
“La función de modo de calendario del scanner KODAK i780 es un desarrollo revolucionario de Kodak”, afirma Morrison. “Elimina la parte tediosa del proceso de indexación, ya que el scanner reconoce la orientación antes de que la tengamos que establecer. Junto con nuestro software exclusivo, el scanner KODAK i780 nos permite obtener una mayor velocidad y una confiabilidad del 100% en el trabajo.”
El ciclo de tareas es “un enorme avance para Kodak”.
Cuanto más pueda reducir Salumatics sus costes de mano de obra y maximizar la productividad, menores serán sus precios y mayor será el beneficio de la empresa. Todo se suma: el tiempo necesario para el entrenamiento, el tiempo necesario para la limpieza y, por supuesto, el tiempo de inactividad cuando los scanners están fuera de línea para el mantenimiento rutinario.
Por todo ello, Morrison considera que el ciclo de tareas del scanner KODAK i780 es “un enorme avance para Kodak” en cuanto al mantenimiento.
“Es intuitivo y rápido a la hora de la limpieza”, indica Morrison, “lo que reduce el tiempo de entrenamiento, reduce el tiempo de mantenimiento y reduce el tiempo que permanecemos fuera de línea. El resultado es que los costes de mano de obra se han reducido y la productividad ha aumentado; y todo ello sin tener en cuenta el aumento del rendimiento del scanner KODAK i780.”
La opción de formato de documentos especiales abre una nueva fuente de ingresos
Cuando un cliente muy habitual acudió a Salumatics con cajas de tiras de cardiotocografía con 1 milla de longitud, la empresa decidió que era el momento de adquirir unos cuantos scanners KODAK i1440 o se arriesgaría a perder información vital … y un cliente clave.
“Las tiras de cardiotocografía son muy largas. No se pueden cortar porque se podría perder información. De todas formas, llevaría años cortarlas. Los scanners KODAK i1440 nos ofrecen la opción de formato de documentos especiales que nos permite digitalizar estas tiras tan largas de una forma continua”, afirma Fletcher.
El scanner KODAK i1440 digitaliza automáticamente las largas tiras en imágenes de 8 ½" x 11" en una fila. Si es necesario, las imágenes se pueden unir en una tira larga. “Ahora, podemos disfrutar de una fuente de ingresos nueva, ya que acuden a nosotros clientes que desean digitalizar tiras de cardiotocografía para incluirlas en sus registros médicos electrónicos”, añade Fletcher.
Ayuda para clientes en ubicaciones remotas
Para pequeños clientes situados en ubicaciones remotas, los costes de envío para hacer llegar documentos a Salumatics serían desorbitados. En lugar de ello, Salumatics ofrece scanners KODAK i260 (anteriores a los scanners KODAK i1420), entrenamiento y software con el objetivo de permitir a los clientes de zonas lejanas enviar documentos a Salumatics para su indexación. “El scanner KODAK i260 es un modelo resistente, probado en el campo de batalla”, afirma Morrison.
Fletcher añade que “los costes del transporte para estos clientes sería elevado, así que les ofrecemos entrenamiento para digitalizar sus propios documentos y enviárnoslos por FTP. Aquí, indexamos y cargamos los archivos en el formato y sistema de imágenes adecuado para los clientes.”
Beneficios mutuos para Salumatics y sus clientes
Dado que Salumatics ha actualizado sus equipos Kodak a lo largo de los años, los clientes de la empresa se han beneficiado de unas imágenes de mejor calidad, unas capacidades mejoradas y unos precios más bajos.
“Con cada scanner nuevo que hemos agregado, los costes de mano de obra se han reducido y los servicios han mejorado. Los scanners de Kodak nos permiten ofrecer servicios exclusivos mientras seguimos siendo competitivos”, afirma Morrison.
Para obtener más información acerca de los productos y servicios de Kodak Document Imaging, póngase en contacto con su proveedor autorizado de productos Kodak; llame al 1.800.944.6171 |