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USArchive & Imaging Services, Inc. expande negocio y capacidades gracias a los scanners Kodak y al software Kodak Capture Pro

USArchive and Imaging Services, Inc. presume de que las operaciones de procesamiento de imágenes de documentos resultan prósperas, aunque cabe destacar que su modelo empresarial es un poco diferente al de los demás. Además de ofrecer administración de digitalización y documentos, también proporciona soluciones basadas en cloud, de asesoría, integración y software así como entrenamiento y mucho más. Lo que sí puede resultar particular, aunque no inusual, es la singular alianza que mantienen con AtWork!, una organización sin ánimo de lucro (y productora federal del programa AbilityOne) que se dedica a desarrollar oportunidades valiosas y que potencian las habilidades de personas discapacitadas. Se trata de una relación empresarial conjunta denominada USArchive Powered By AtWork! (USAPBAW) que proporciona servicios de procesamiento de imágenes de documentos al gobierno y a empresas privadas que necesitan registros digitalizados y destrucción de documentos. Como equipo, USAPBAW se encarga de formar y crear puestos de trabajo para personas discapacitadas y de aportar su experiencia en administración de documentos al acuerdo, mientras que AtWork! aporta su experiencia sobre operaciones y administración de la producción así como personal entusiasta y con talento.

"Ayudamos a las personas y las organizaciones sin ánimo de lucro enseñándoles a utilizar habilidades útiles para el mercado laboral y, al mismo tiempo, ellos nos ayudan a ser productivos", dice Noreen Plath, vicepresidenta y encargada de desarrollo empresarial en USArchive, "todas las personas involucradas ven muy positivo el proceso y los beneficios mutuos que se obtienen". Se trata de una forma excelente de apoyar a organizaciones valiosas, ayudar a instituciones sin ánimo de lucro, y echar una mano a personas admirables en el desarrollo de nuevas habilidades útiles para el mercado laboral y en la búsqueda de puestos de trabajo".

Encargados de la digitalización de más de tres cuartas partes de los condados del estado de Washington

Está claro que USArchive está haciendo muchas cosas bien, ya que su negocio sigue expandiéndose de forma increíble. USArchive tiene su sede en Issaquah (Washington), a unas 10 millas de Seattle, y ofrece una gama completa de soluciones que va desde la digitalización de documentos a la conversión de documentos de formato ancho, desde software y soluciones basadas en cloud a un conjunto de herramientas de correo digital y desde conversión de microfilms a venta de scanners Kodak (como distribuidor autorizado de productos Kodak Document Imaging). Además, no solo se dedica a vender scanners Kodak, sino que en su trabajo diario también utiliza varios modelos de Kodak.

USArchive se enorgullece de decir que hace negocio con todo el mundo: desde con las empresas domésticas más pequeñas hasta con el gobierno federal. Además, gracias principalmente al boca a boca y a las buenas referencias se ha forjado unos pilares sólidos en diferentes sectores como el legal, el industrial, el financiero/bancario, el educativo y a todos los niveles gubernamentales, lo que incluye el trabajo con más de las tres cuartas partes de los 39 condados de Washington. A medida que el volumen y los proyectos crecían, USAPBAW decidió adquirir un scanner Kodak i750 en diciembre de 2010 para adaptarse a la demanda.

Maximización de las funciones de procesamiento de imágenes de los scanners Kodak

El valor que los scanners Kodak tienen para USArchive se pone de manifiesto en proyectos como la digitalización de unos 2,5 millones de documentos para el condado de Lane (Oregón) o la digitalización de miles de documentos de manutención de menores para el estado de Idaho. "Enfrentarse con el proyecto del condado de Lane es un buen ejemplo de por qué nos gusta el scanner Kodak i750 ", dice Claire Phillips, directora de proyectos para administración de documentos. "Estamos digitalizando todas las licencias de construcción del condado desde el año 1950 y las estamos capturando a 300 dpi, ya que existe una gran variedad de colores en los documentos. La velocidad del scanner i750 simplemente no se resiente: ofrece una producción integral del color, con la resolución, y con funciones activadas como la de corrección de inclinación".

Puesto que USAPBAW tiene que digitalizar unas 1.200 cajas de documentos hasta que finalice el proyecto de Lane, mantener una productividad continuada resulta crucial. Brent Romney, encargado de las operaciones gubernamentales de USArchive y defensor del proceso de producción de USAPBAW, centra sus elogios en la función iThresholding del scanner i750. Este aspecto de la tecnología Perfect Page de Kodak permite ajustar de forma automática el brillo y el contraste, incluso en áreas pequeñas con un contraste heterogéneo de un mismo documento. "Gracias a iThresholding, se aprecia una imagen consistente, un texto legible y muy pocos artefactos", apunta Romney.

También cabe destacar la capacidad del scanner i750 de administrar con facilidad papel de diferente peso (y tamaño, desde tarjetas de presentación a legales). Plath dice que han recibido en una caja o en otra formularios en papel NCR de todos los tipos y grosores, incluso una vez llegó una imagen dibujada sobre una parte de una cortina de ducha. Por supuesto, no pasaron esta última por el scanner, sino que la trataron como un "documento excepcional" real.

Además del scanner Kodak i750, el equipo de USArchive utiliza internamente otros scanners de Kodak como los modelos i260, i640 e i1220.

Optimización del poder del software Kodak Capture Pro

Muchos de los proyectos de USArchive, incluida la iniciativa del condado de Lane, necesitan de componentes de indexación y OCR. A este respecto, la calidad de captura de imagen de los scanners de Kodak y la flexibilidad del software Kodak Capture Pro resultan especialmente importantes. Al capturar más datos en cada digitalización, sin sacrificar la velocidad, se mejora la precisión del proceso de OCR y la capacidad del software Capture Pro de simplificar tareas repetitivas y complejas resulta valiosa.

"En el proyecto de Idaho, por ejemplo, hemos podido programar teclas de acceso directo de forma sencilla con el fin de optimizar la indexación mediante búsqueda en bases de datos para rellenar diferentes campos", dice Phillips. También valora la capacidad del software Capture Pro de volver a procesar imágenes sin necesidad de tener que repetir la digitalización. "Tuvimos un problema por el que los números de las licencias terminaban en la línea incorrecta y pudimos volver al lote, realizar la corrección y, después, procesar de nuevo sin tener que volver a realizar la digitalización". Esto supone un gran ahorro de tiempo".

Actualmente, USAPBAW cuenta con varias licencias de captura y 12 de indexación para el software Capture Pro.

Uso de todos los servicios de Kodak y de la oferta de asistencia

USArchive valora los aspectos de prevención y de rotura/arreglo que ofrecen el servicio y la asistencia de Kodak así como los aspectos de pre-venta y valor agregado. Por poner un ejemplo, se han beneficiado de los cursos de entrenamiento sobre indexación con el software Kodak Capture Pro, y también aprecian la experiencia y puntualidad que ofrece el servicio de Kodak. "Los ingenieros de campo cuentan con una gran capacidad de respuesta y están bien entrenados, así como las personas que nos ayudan a resolver nuestros problemas por teléfono desde la oficina de asistencia".

Venta de scanners Kodak y propaganda positiva

Como distribuidor autorizado de productos Kodak Document Imaging, USArchive suele incluir los scanners Kodak en las soluciones que ofrecen a los clientes que también realizan sus propias operaciones de digitalización. Hace poco vendieron varios scanners Kodak i1220 e i1420 a una empresa especializada en tabular resultados electorales. Esta empresa también está probando el software Capture Pro para utilizarlo como parte de la solución de recuento total de votos.

"Simplemente somos grandes defensores de los scanners Kodak, del software Capture Pro y del servicio y asistencia de Kodak", dice Plath. "Para nosotros, la clave del éxito reside en una curva de aprendizaje rápido, facilidad de uso, productividad y confiabilidad, y todos los aspectos de los productos y servicios Kodak que utilizamos cumplen estos objetivos".