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Oando selecciona los scanners en red de KODAK para mejorar el acceso a la información
El proveedor líder de energía integrada autóctona de Nigeria ha instalado 20 scanners en red KODAK Scan Station junto con el software de captura de documentos NSi AutoStore y Microsoft Office SharePoint Server 2007 para automatizar el proceso íntegro de administración y almacenamiento de documentos dentro del grupo.
El sistema de administración de documentos electrónicos (EDMS) mejorará la administración del conocimiento y el uso compartido de la administración, permitirá la recuperación rápida de documentos, mejorará la eficiencia organizativa y reducirá el coste asociado a la administración y almacenamiento de documentos.
Un socio de KODAK, Officetron, con sede en Lagos, proporcionó la solución: un acuerdo por valor de alrededor de 1 millón de dólares que también incluye la adquisición de servidores adicionales, la instalación de una red de área de almacenamiento (SAN) EMC de 35 TB y la administración de un archivo físico en Lagos y Kaduna.
Oando, el mayor grupo energético integrado del África subsahariana, crece rápidamente, con un aumento anual en los ingresos de más del 57% desde 2004.
Con más de 1.000 empleados, esta compañía dispone de seis unidades empresariales clave dentro del grupo que abarcan operaciones a nivel superior, al mismo nivel y a nivel inferior. Esto incluye la exploración y producción, servicios energéticos, combustible y electricidad, suministro, ventas y marketing (al por menor).
Oando ha comprado 12 scanners de red multifunción KODAK Scan Station 500 junto con tres accesorios de filtro plano A3. Estos scanners disponen de pantallas LCD de 8 pulgadas y capturan documentos por ambas caras al mismo tiempo a velocidades de hasta 30 páginas por minuto o 3.000 por día. Estas unidades deben sumarse a las ocho KODAK Scan Station 100 de las que ya disponían.
Emeka Uchendi, Oando responsable de TI de Plc, afirma: «Antes de instalar el sistema EDMS, el uso compartido de información dentro del grupo suponía un todo un reto, y el almacenamiento de administración de documentos físicos, una tarea hercúlea».
Una de las fuerzas motoras de la implementación de una solución EDMS era permitir que Oando pudiera administrar y realizar un seguimiento de la creación de registros a lo largo de todo el ciclo de vida.
Oando realizó un proceso de contratación para seleccionar la solución adecuada de digitalización de entre dos empresas. Tras revisar las especificaciones técnicas, tener en cuenta a los usuarios finales de Nigeria y evaluar la experiencia y profesionalidad de los proveedores, Oando eligió KODAK, ya que consideró que su tecnología era superior a la de su principal competidor.
CONTEXTO
Volúmenes de documentos con los que resulta difícil trabajar y la imposibilidad de compartir información en la organización | OBJETIVO
Agilizar la administración de la documentación en toda la empresa | SOLUCIÓN
Entorno de digitalización en red para permitir la captura remota de documentos | COMENTARIOS
“Hoy en día disponemos de una solución de prestigio mundial para la administración de contenido y documentos…”
~ Emeka Uchendi, director de TI de Oando Plc |
Los scanners en red KODAK Scan Station se han instalado en todas las divisiones. Victor Ajufoh-Obi, responsable de Desarrollo empresarial y marketing de Officetron, declara: "Oando necesitaba equipamiento independiente para que el personal de cada división pudiera digitalizar documentos directamente en SharePoint, a través de portales integrados y hechos a medida, de forma tan rápida y eficiente como fuera posible. NSi AutoStore se carga en cada equipo y la pantalla está especialmente diseñada para cada división. De esta forma, por ejemplo, alguien que trabaje en la sección de marketing sólo dispondrá de derechos de acceso para el portal de marketing, con lo que sólo podrá cargar documentos en éste. Esto mismo ocurre en todas las divisiones.»
NSi AutoStore captura los documentos localmente con imágenes transmitidas a Microsoft SharePoint a través de portales integrados y hechos a medida, y a continuación, se guardan en la SAN EMC, que se encuentra en el departamento centralizado de TI de Oando.
Los dispositivos KODAK Scan Station, que incluyen una amplia gama de innovadoras funciones, resultan muy fáciles de utilizar para todo el personal. Por ejemplo, KODAK Scan Station 500 es el primer y único scanner que cuenta con una función de adjunto de voz que permite al personal de Oando enviar útiles mensajes de voz con instrucciones acerca de los documentos que están escaneando, simplemente adjuntando un archivo WAV.
Uchendi concluye: «Hoy en día disponemos de una solución para la administración de contenido y documentos, una única fuente por documento.»
Esto ha supuesto que el personal de la empresa haya dejado de enviarse internamente un gran número de correos electrónicos con documentos adjuntos, lo que ha supuesto un ahorro de almacenamiento de alrededor del 40%.
En el futuro, Oando se aprovechará de las funciones de flujo de trabajo del software NSi AutoStore y SharePoint para dirigir documentos como solicitudes de pago para que los aprueben otras personas. Además, Oando planea digitalizar sus dos centros de archivado físicos, de forma que los documentos estén disponibles electrónicamente. Este proyecto se espera que esté finalizado para 2010.
Ajufoh-Obi declara: «Cada vez son más las empresas que adoptan el sistema EDMS en Nigeria y Oando es pionera. Durante más de un año, hemos trabajo codo con codo con ellos para, a través de nuestro conocimiento y nuestra experiencia, ayudarles a obtener el mayor provecho de su inversión en tecnología de administración de documentos, un proyecto que ha terminado siendo un éxito absoluto.»