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Cabinet d'expert-comptable Harry Sealfon

Comme c'est le cas dans de nombreux cabinets d'expert-comptable privés, Harry Sealfon fait tout lui-même. « Je représente l'ensemble du personnel à moi seul », plaisante-t-il. Chaque année, quand revient la saison fiscale, des centaines de clients lui confient leurs dossiers annuels. Amas désordonné de reçus, de factures et de formulaires... Pages soigneusement classées par centaines... CD de données provenant de logiciels comptables... Au total, ce sont des milliers de documents papier qu’il reçoit, avec tous les problèmes de stockage, en termes d’encombrement et de coût, que cela implique.« L’abandon de ce processus papier était une question de survie », explique Harry Sealfon. C'est là que Kodak est entré en jeu.

Services financiers
Harry Sealfon n'a pas son pareil pour analyser les coûts et les avantages. « Je réfléchis comme un comptable », sourit-il. Ainsi, lorsqu'il est parti en quête d'une solution lui permettant d'atteindre son objectif de bureau (presque) sans papier, ses recherches sur Internet et la lecture d'articles de revues comptables l'ont poussé à choisir un scanner de production à faible débit offrant le meilleur rapport qualité-prix. Des recherches intensives et quelques études de prix plus tard, Harry Sealfon a commandé en ligne un scanner Kodak i30.

Des objectifs vite atteints
« J’ai examiné des scanners d’autres fabricants. Toutefois, au fil de mes lectures, je me suis rendu compte que le scanner i30 semblait parfaitement à même de répondre à mes attentes. Et puis Kodak est une société de ma ville natale... », déclare M. Sealfon. Harry Sealfon achète le scanner en février 2005 et le met rapidement à contribution, s'appuyant sur les fonctions de base pour atteindre son objectif premier. « Mon but était qu'un client arrive, s'assoie et me remette ses documents, que je les introduise dans le scanner, puis que nous bavardions quelques minutes et qu'enfin je lui remette son dossier », déclare-t-il. « Les clients sont impressionnés par le processus et surpris de récupérer leurs documents presque instantanément. »

Outre la satisfaction de ses clients, Harry Sealfon nourrissait un projet plus ambitieux : stocker toutes les données sous forme électronique dans des dossiers libellés au nom des clients. Et il y est rapidement parvenu. « A présent, je peux accéder au dossier approprié et retrouver le fichier ou le formulaire dont j'ai besoin en toute rapidité parmi mes 350 clients », ajoute-t-il. Si elle a permis d'accélérer l'accès aux informations, la solution présente d'autres avantages importants :

• Réduction considérable de la consommation de papier – inutile désormais de réaliser une copie de chaque document fourni
• Réduction majeure de l'espace de stockage et du temps nécessaires
• Numérisation et traitement rapides
• Rationalisation de la recherche et de l'envoi des copies de documents demandés par les clients

M. Sealfon revient sur ce dernier point, comparant l'ancien processus au nouveau. « Imaginons qu'un client appelle pour demander une copie de sa déclaration fiscale de 2004. Avant, je devais me rendre dans la salle des archives, identifier l'armoire et le tiroir correspondants puis trouver le document. Il me fallait ensuite revenir à mon bureau, faire une copie, la mettre sous enveloppe et l'envoyer. Et enfin réarchiver le document. Si le client souhaitait obtenir une copie électronique, je devais en outre numériser les différentes pages du document avec mon scanner à plat. » Harry Sealfon explore actuellement le logiciel Kodak Capture Software Lite et les autres programmes fournis avec le scanner pour tirer pleinement parti de la solution grâce aux fonctions étendues d'indexation et de recherche.

Aujourd'hui, Harry Sealfon recherche le fichier, l'imprime le cas échéant, ou en envoie directement une copie par e-mail à son client. « Multipliez le temps économisé par le nombre de demandes... et vous aurez une idée des bénéfices réalisés », se réjouit-il. Les avantages sont d'autant plus marqués qu'il dépose la plupart des déclarations auprès de l'IRS via leur système de transmission électronique.

Installé dans un faubourg de Rochester (New York, Etats-Unis), Harry Sealfon offre ses services à plus de 350 clients, principalement des particuliers, mais également quelques entreprises. A ce jour, il a numérisé plus de 11 800 documents à l'aide du scanner KODAK i30, qui l'a d'ailleurs impressionné par sa vitesse et sa fiabilité. « Je pense que la vitesse de numérisation est d'environ 25 images par minute. Au vu de mon volume d'activité et de l'usage que j'en fais, c'est amplement suffisant. L'i30 exécute les tâches de numérisation en un clin d'œil, et les erreurs d'alimentation sont rares. Il me suffit de placer les documents d'un client dans le chargeur et de laisser faire le scanner. » Pour protéger ses données, l'expert-comptable effectue des sauvegardes régulières à l'aide d'un graveur de CD.

Rétrospectivement, Harry Sealfon a toutefois un léger regret. « J'aurais dû acheter le scanner i40, qui permet une numérisation recto-verso. De nombreuses sociétés de courtage et de fonds communs de placement impriment leurs déclarations sur les deux faces. Cela m'aurait permis d'accélérer légèrement la capture. »

Amélioration de la qualité des documents
Harry Sealfon apprécie les fonctionnalités d'optimisation automatique de la qualité d'image du scanner i30. Il constate par exemple que même des originaux pâles sont plus lisibles, optimisés par la numérisation. « Avec mon ancien scanner à plat, les documents présentant un contraste faible étaient inutilisables. Numérisé à l'aide du scanner i30, le même document voit sa qualité considérablement améliorée », constate-t-il. Le scanner KODAK i30 intègre la fonction de numérisation Perfect Page avec iThresholding, un ensemble de fonctionnalités proposées initialement sur les scanners à haut débit de Kodak. Ce traitement avancé de l'image permet aux utilisateurs de numériser les documents (même de mauvaise qualité) à vitesse maximale et d'obtenir en permanence des images exceptionnelles. Le recadrage et le redressement automatiques de l'image éliminent quasiment les renumérisations, ce qui améliore la productivité.

« Je dirais que mon niveau de satisfaction est de 95 % ou plus. La solution est fiable et ne pose aucun problème technique. De plus, l'installation et l'utilisation sont un jeu d'enfants. Tout fonctionne à merveille. », estime Harry Sealfon. « J'ai même réussi à tirer parti de cette fonctionnalité électronique comme outil de marketing. Si un client me demande la copie d'une déclaration par téléphone, je recherche et envoie le fichier par e-mail tout en continuant à discuter. Les clients ne manquent jamais d'être impressionnés quand j'annonce que le document est en route. C'est une façon très simple de faire de l'effet et de maintenir, voire d'accroître, le niveau de satisfaction des clients tout en assurant la publicité de ma société par la bouche à oreille. »