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Mountain West Financial met en place un système de numérisation avancée incluant KODAK Capture Pro Software et des scanners Kodak

Mountain West Financial, inc. est une banque hypothécaire privée, établie à Redlands, en Californie, traitant un volume énorme de paperasserie. Avec des dossiers d’emprunt d’environ 500 à 1 000 pages, l’équipe de Mountain West Financial traite plus de 12 000 documents par jour.

Les processus existants prennent beaucoup de temps et nécessitent une forte main-d’œuvre, dans la mesure où le tri de tous les documents se fait manuellement, en interne. Certains documents comportent des code-barres, mais la plupart n’en sont pas munis : le personnel doit donc les identifier, apposer leurs propres étiquettes, les indexer avant de les empiler. La tâche n’est pas facilitée par l’existence de plus de 225 différents types de document.

Susan Hartsock, coordinatrice du service informatique de Mountain West Financial, était consciente qu’il devait y avoir de meilleures façons de procéder. « Nous étions à la recherche d’une solution de capture, capable d’identifier automatiquement des documents, au lieu d’avoir à le faire manuellement », explique Mme Hartsock. « Nous n’étions pas satisfaits de la solution existante, et voulions simplifier tout le processus et le rendre plus efficace »

Recherche de composants pour une solution plus intelligente

Après avoir essayé deux autres solutions, Mountain West Financial a fini par trouver la combinaison idéale : des scanners Kodak, Kodak Capture Pro Softwareet le logiciel Ephesoft Mailroom Automation Software. L’entreprise utilise actuellement deux scanners Kodak Ngenuity 9125, un scanner Kodak i1420et un scanner Tru-per 3600, bénéficiant tous de l'assistance Kodak Service & Support.

Ces scanners utilisent Kodak Capture Pro Software pour la capture rapide et efficace des documents dans le système. Les fichiers munis de codes-barres sont automatiquement envoyés aux emplacements appropriés, tandis que les documents qui n’en sont pas munis sont envoyés pour identification et traitement vers le logiciel Ephesoft. Le logiciel Ephesoft lit chaque phrase de la page et utilise les mots et l’ordre dans lequel ils apparaissent pour identifier le type de document. Il s’agit d’une méthode unique qui convient parfaitement aux besoins de Mountain West.

« La combinaison de Kodak, et Ephesoft a permis de créer une parfaite symphonie des produits. En utilisant des scanners et un logiciel Kodak pour l’identification des documents dotés de codes-barres et en n’envoyant que les documents inconnus vers Ephesoft, nous avons pu faire d’une pierre deux coups : minimiser l’utilisation du moteur du serveur OCR tout en maximisant celle du logiciel de capture du scanner », explique Steve MacWilliams, vice-président directeur de DocuSource, le revendeur agréé des produits Kodak Document Imaging qui a recommandé la solution à Mountain West Financial. « Les autres solutions envoient tous les documents vers un serveur unique, où ils sont traités en série, alors que la nôtre est une solution parallèle, extrêmement rentable pour ce client. »

Une installation et une mise en place en douceur et dans les délais

L’installation de cette solution avancée était facile, dans la mesure où la configuration des produits Kodak et Ephesoft est très intuitive.

« Il s’agit d’une de nos meilleures installations : la vitesse était supérieure, l’installation et la configuration étaient simples et l’intégration de Kodak Capture Pro Software s’est faite sans aucune difficulté », affirme M. MacWilliams. « Elle est très bien conçue et fonctionne avec toute une gamme de scanners. »

« Avec la solution précédente, l’installation d’un poste de travail prenait entre quatre et sept heures. Avec Kodak, il faut environ cinq minutes ! », reconnaît Mme Hartsock.

La planification de la mise en place a été accélérée, du développement à la configuration du logiciel, en passant par l’achat. « La configuration originale des 169 types de document a pris moins d’une journée », remarque Don Field, PDG d’Ephesoft. « On peut nettement faire plus avec le logiciel approprié, et le système est très stable. C’est formidable pour Mountain West Financial, Kodak et Ephesoft. »

Aujourd’hui, Mme Hartsock est à même de créer de nouveaux types de document, ce qui est vital, dans la mesure où la réglementation et les formulaires changent constamment dans le secteur hypothécaire.

Bravo à Kodak Service & Support

Comme Mountain West Financial avait déjà des scanners Kodak en sa possession, elle connaissait l'assistance Kodak Service & Support et en était très satisfaite.

« Chaque fois que j’appelle, une personne me répond et j’obtiens de l’aide immédiatement », dit Mme Hartsock. « Lorsque j’appelais, je devais passer par différentes divisions et finissait de toute manière par réinstaller le poste de travail. Au bout d’un certain temps, il était plus facile de réinstaller le poste de travail que d’appeler leur assistance téléphonique ! », affirme-t-elle lorsqu’elle compare Kodak à un ancien fournisseur.

Jusqu’à présent, la société n’a eu aucun problème avec les scanners et le personnel trouve l’utilisation de Kodak Capture Pro Software très facile. Le service est passé de quatre employés à plein temps pour la préparation des documents et deux employés pour la numérisation à tout juste deux opérateurs de scanner. La main-d’œuvre a donc été réduite de 66 pour cent.

Argument ultime : les joies d’un système de numérisation

Mountain West Financial est extrêmement satisfaite des résultats obtenus avec leur solution de gestion de documents. Les opérateurs de scanner ont signalé jusqu’à 95 % de précision et sont ravis de la qualité des images ainsi que des améliorations des images apportées automatiquement aux documents par la technologie Perfect Page de Kodak. Avant, il fallait effectuer un grand nombre de renumérisation et apporter à la main des améliorations aux documents, un processus long et compliqué.

Mme Hartsock est également enchantée des économies réalisées : « Nous économisons du temps, de la main-d’œuvre, de l’argent, et même des arbres, puisque nous n’avons plus à apposer des étiquettes sur chaque document. La solution est très intuitive et nos utilisateurs finaux l’adorent, parce qu’elle est rapide et fiable. »

En raison des économies importantes réalisées sur la main-d’œuvre, Mme Hartsock s’attend à un retour sur investissement pour l’intégralité de la solution en moins de six mois. Par la suite, elle souhaite que les succursales et les courtiers contribuent à atteindre l’objectif « zéro papier ». « Cette solution est à l’origine d’une profonde transformation pour nous. Nous sommes en train de passer à un flux de travail sans papier et nous avons ouvert la voie à la numérisation. Tout ceci est extrêmement positif. »

« L’argument du retour sur investissement a été convaincant pour le client, en raison de la réduction de la maintenance annuelle des autres produits logiciels et, à coup sûr, de la diminution du temps de travail pour le personnel et de la main-d’œuvre », conclut MacWilliams.