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Le service de probation de LaPorte économise du temps, de l’argent et de l’énergie grâce à un système de gestion de contenu doté des scanners KODAK i1320 Plus.

Quatre agents de probation. Un secrétaire à temps partiel et deux secrétaires à plein temps. Environ 800 personnes à encadrer à la fois. 47 792 personnes en probation entre 2000 et 2008. Un fichier de 82 pages en moyenne par personne. 3 918 944 pages de dossiers au total.

Ces chiffres représentent les statistiques et les volumes traités par Steve Eyrick, agent de probation en chef pour la cour supérieure de LaPorte, Indiana. Évidemment, son travail ne se limite pas qu’au traitement des documents. Il encadre les clients inculpés pour des délits et des crimes de classe D. Son équipe et lui-même sont chargés d’aider ces individus à changer de vie. Récemment, M. Eyrick a été reconnu comme étant exceptionnellement doué dans son travail en se voyant décerner le prix annuel « Order of Augustus » de l’année 2009, de la commission consultative des agents de probation qui récompense un agent de probation de l’Indiana qui a fait preuve d’engagement et de dévouement personnel exemplaires, les idéaux de la philosophie de John Augustus, le « père de la probation » en Amérique.

Avant d’acquérir un système électronique de gestion de contenu, M. Eyrick et son équipe ont rempli 80 boîtes de rangement de dossiers. « Nous avions une petite pièce dans le sous-sol du poste de police remplie de boîtes, car la loi exige que nous conservions nos archives pendant sept ans. Nous passions beaucoup de temps à rechercher les fichiers et cela n’était vraiment pas une procédure productive », affirme M. Eyrick. « Mon bureau se trouve au troisième étage alors je devais descendre trois étages, revenir au poste, descendre un autre étage jusqu’à la cellule de prison, puis refaire le chemin inverse à chaque fois. Copier ce dont j’avais besoin... refaire l’aller-retour. Inefficacité et fatigue étaient les maîtres mots de la situation. Ça faisait beaucoup de marches ! »

Cette gymnastique a cessé quand le service de probation de LaPorte a fait appel à Bolt Document Management pour mettre en œuvre le système de gestion de documents Laserfiche Document Management System.

Transformer les données en informations utiles

En amont de ce système rationalisé d’élimination du papier, quatre scanners KODAK i1320 Plus sont utilisés pour capturer une grande quantité de documents : fichiers des tribunaux, procès-verbaux des arrestations et de la police, lettres, documentation sur les traitements et les programmes, dossiers sur les travaux d’intérêt général, etc. « Grâce à la vitesse des scanners KODAK i1320 Plus, nous avons été capables de rattraper le temps perdu sur presque toutes nos archives, et nous comptons faire de 2010 une année sans papier », ajoute M. Eyrick. « La qualité des images est phénoménale. Nous océrisons chaque page et chaque mot. Maintenant, nous pouvons utiliser ces informations pour extraire les données clés pour dégager des tendances, établir des corrélations et créer de nouvelles analyses utiles. » Deux des secrétaires du service utilisent les scanners et apprécient la manière dont les scanners i1320 Plus traitent sans problème les formulaires NCR en deux parties sans bourrage de papier (l’ancien système de numérisation de niveau inférieur et de courte durée utilisait les scanners d’un autre fabricant et les formulaires NCR restaient souvent coincés dans ces machines).

Quand ce système a été introduit, les opérateurs se sont rapidement familiarisés avec les nouveaux scanners Kodak. Auparavant, le service de probation utilisait d’autres scanners et un système de stockage sur disque optique (devenus obsolètes). Cependant, le concept de la gestion de contenu était essentiellement identique et la convivialité de l’interface utilisateur ainsi que la familiarisation rapide avec les scanners KODAK i1320 Plus ont fait de sa mise en place un processus simple et rapide. 

Économies de temps, d’argent et d’espace de stockage

Depuis qu’il a adopté le nouveau système de gestion de documents avec les scanners Kodak et Laserfiche Document Management System en 2009, le bureau de probation bénéficie d’avantages exceptionnels. Le plus important est le gain d’efficacité, puisque désormais les employés peuvent instantanément localiser leurs archives à partir du référentiel de contenu hautement organisé de Laserfiche. « Je pense que l’accès simultané est un avantage clé », mentionne M. Eyrick. « Deux personnes peuvent afficher la même information au même moment et le problème de trouver qui détient le fichier pour aller le récupérer disparaît. Nous avons aussi permis à l’équipe de faire un usage plus productif de leur temps et aucun d’entre nous n’a plus à faire ce long périple pour descendre au sous-sol et revenir ».

Les économies de temps et d’espace sont aussi considérables car la numérisation des archives permet au service de détruire des milliers de documents anciens et de libérer l’espace de stockage pour le greffier du tribunal, qui apprécie la manière dont la pièce est aujourd’hui si bien organisée et ordonnée. Il existe aussi la protection renforcée des documents pour assurer la confidentialité pour tous les intervenants, le partage simplifié des documents avec les personnes au fait de ces informations et la possibilité de rassembler toutes les données nécessaires à une affaire beaucoup plus rapidement.

L’intégration a été un processus rationalisé puisque le Bolt Document Management a intégré le système de gestion de cas du service de probation avec Laserfiche par le biais de BOLT Bridge Software. Les agents de probation peuvent maintenant accéder rapidement aux fichiers des clients tout en affichant les informations relatives aux affaires dans la base de données. Le service de probation a également établi différents profils pour différentes tâches de numérisation par le biais de BOLT Bridge Software pour nommer, indexer et acheminer les documents de manière plus efficace.

Productivité et expériences positives

« Nous sommes extrêmement satisfaits de ce système », se réjouit M. Eyrick. « La manière dont nos scanners Kodak fonctionnent avec le Laserfiche Document Management System et le BOLT Bridge Software est généralement parfaite. Les gains de productivité, associés aux économies de temps et d’argent, sont vraiment importants et impressionnants. »

En conclusion, M. Eyrick raconte son expérience positive quelques jours auparavant avec l’assistance technique KODAK Service & Support. « Nous avons commandé un autre scanner i1320 Plus et quand il est arrivé, nous l’avons branché, mais il ne fonctionnait pas. J’ai appelé l’assistance technique KODAK Service & Support et on m’a dit qu’on m’en livrerait un nouveau. Le lendemain après-midi, un nouveau scanner i1320 Plus était installé dans mon bureau ».