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Le DMV métamorphose radicalement ses travaux de numérisation grâce aux scanners Kodak i1860.

Kathy Sharpe et ses opérateurs de scanner du Department of Motor Vehicles de la Caroline du Sud comparent les situations « avant » et « après ». Il s’agit des situations avant et après l’arrivée des six scanners Kodak i1860. « Les conditions "après" sont nettement meilleures », remarque Sharpe, responsable de l’unité d’imagerie du DMV SC.

« Avant », lorsque le service utilisait encore des scanners d’une autre marque, la productivité était sensiblement moindre, la qualité de l’image laissait à désirer et les appels à l’assistance technique étaient bien plus fréquents. Le service central de numérisation du DMV à Blythewood, à quelque 20 minutes de Columbia, la capitale de la Caroline du Sud, numérise environ 1,3 million de documents par mois qu’il recevait des 68 bureaux locaux de l’Etat.

Toutes sortes de documents, des titres de propriété aux contraventions, sont numérisés et stockés dans le système. Le service de numérisation reçoit les papiers provenant des nombreux bureaux de l’Etat par courrier, trie les documents par type avant de les numériser. Grâce à Kofax Ascent Capture 9, plusieurs documents sont indexés par lecture des code-barres tandis que les contraventions sont numérisées et indexées manuellement dans un autre programme. Il est donc essentiel que les travaux de numérisation du DMV utilisent des scanners fiables, à débit rapide et offrant une qualité de l’image exceptionnelle ainsi que des économies globales.

Découverte de la qualité des scanners Kodak i1860
Le directeur de la gestion des ressources du DMV SC, Shawn Powers, et Sharpe ont effectué des recherches sur différents scanners et assisté à leurs démonstrations dans le cadre de leur recherche d’informations après avoir reçu l’autorisation d’achat de nouveaux appareils. Ils ont passé une journée entière auprès d’AIS (Advanced Imaging Services) à Pineville, SC, un revendeur agréé de produits Kodak Document Imaging qui détient une concession publique pour les services d’imagerie. « Nous avons constaté la vitesse des scanners Kodak i1860 et la qualité de l’image qu’on peut obtenir de manière automatique », déclare Powers. « Ce sont les deux facteurs principaux des machines de Kodak qui nous ont séduits. »

« Avant », le DMV dépensait 15 000 $ par trimestre en assistance technique et en consommables pour les anciens scanners. Les appareils étaient lents, très difficiles à bouger, peu ergonomiques et créaient énormément de temps d’arrêt. Tout cela a engendré une énorme frustration auprès de la direction et des opérateurs.

Découverte d’un nouvel univers de productivité et d’économies

Une fois les scanners Kodak i1860 opérationnels, l’atmosphère a commencé à se dérider. « Apprendre à utiliser les scanners i1860 a été assez facile pour tout le monde », se rappelle Sharpe. « L’interface est assez intuitive et tous nos opérateurs s’y sont mis rapidement. Huit différents opérateurs chargés des numérisations utilisent quatre des scanners qui fonctionnent toute la journée et les deux autres en demi-journée. »

Outre le plaisir qu’éprouvent les opérateurs, Sharpe et Powers énumèrent les nombreux autres avantages des scanners Kodak, à savoir :

• accès aux pièces remplaçables par l’utilisateur et remplacement facilités ;
• niveaux de précision considérablement améliorés ;
• qualité de l’image nettement supérieure (« Nous avons demandé au fabricant des équipements précédents si la qualité qu’on obtenait était la meilleure », ajoute Sharpe. « Ils nous ont essentiellement dit que c’était pour le pire et pour le meilleur ») ;
• réduction considérable des dépenses et du temps attribués aux consommables et à l’interaction avec l’opérateur (par exemple, un kit d’alimentation de très grand format pouvant durer six mois).

« Les anciens scanners commettaient énormément d’erreurs lors de la lecture des code-barres, ce qui entraînait des erreurs dans les NIV, les numéros de titre, les noms et d’autres informations importantes », avoue Sharpe. « Les scanners Kodak lisent les code-barres et traduisent les informations de manière presque parfaite. Les données d’index que nous collectons sont ainsi très précises. Vous pouvez imaginer à quel point cela soulage nos opérations du sentiment de frustration et les débarrasse des renumérisations. »

Des scanners qui rendent tout le monde heureux

Powers a commencé à travailler avec Sharpe au service d’imagerie environ six mois avant l’introduction des scanners i1860 au DMV. Il avoue que le service fonctionne maintenant de manière plus harmonieuse. « Les temps d’arrêt sont bien moindres. Par ailleurs, comme la fiabilité et la productivité augmentent, nous sommes désormais capables d’effectuer le même travail avec neuf employés au lieu de 18 », déclare Powers. « Nous n’avons tout simplement pas remplacé les employés qui ont quitté le service puisque nous n’en avions pas besoin. Nous avons ainsi réalisé des économies importantes et, comme pour toutes les institutions gouvernementales, la réduction des coûts sans porter atteinte aux performances constitue une de nos missions clés. Je dirais que nous avons considérablement réduit les temps d’arrêt et économisé environ 200 000 $ par an. »

Le service clientèle s’est également amélioré grâce aux centres d’appel et de service clientèle du DMV qui envoient désormais les versions papier des documents dans les 48 heures suivant une demande, par rapport au délai de trois à quatre jours avant les scanners i1860.

Les avantages ergonomiques des scanners i1860 permettent de régler facilement le piédestal de chaque appareil à la hauteur idéale pour la taille de chaque opérateur, contrairement à la position statique existante des appareils précédents.

« Tous les opérateurs adorent les scanners Kodak Scanners et nous apprécions leur fiabilité et la qualité de l’image qu’ils offrent », admire Sharpe. « Nous avons considérablement diminué le nombre de renumérisations, réduit le sentiment de frustration et économisé de l’argent. Vous savez que vous vous y prenez correctement lorsque vous rendez vos employés, vos clients et la direction contents, tous en même temps ! »