• Le projet de consolidation du bâtiment améliorera l’efficacité et permettra aux contribuables de réaliser une économie de 250 000 £ par an pendant 40 ans
• Le siège social construit dans ce but remplace 17 bâtiments à Stafford
• Le système EDRMS améliore la capacité des autorités du comté à répondre au public plus rapidement

Londres, Angleterre - Kodak (NYSE : EK) a annoncé aujourd’hui que le conseil municipal du comté de Staffordshire a mis en place une solution de numérisation de documents haut de gamme afin de numériser la majorité de ses fichiers dans le cadre de son déménagement vers un tout nouveau siège social d’environ 13 935 mètres carrés, Staffordshire Place, qui a été construit dans ce but.

Le nouveau bâtiment permettra d’optimiser les services du conseil municipal puisque tous les départements seront regroupés au même endroit, ce qui entraînera une réduction des coûts, la rationalisation des processus de travail et une flexibilité de travail pour les employés.

Dans le cadre d’un investissement d’un coût total de 80 000 £, comprenant les coûts liés au personnel, cette administration a fait l’acquisition de deux scanners de production couleur à moyen débit Kodak i620, ainsi que du logiciel de capture d’images, EzeScan Capture Software d’Outback Imaging, afin d’effectuer la « rétronumérisation » des documents provenant des services qui s’installent au nouveau siège, avec un espace de stockage calculé rigoureusement. Dans ce nouvel arrangement, chaque employé ne dispose que d’un mètre linéaire de stockage.

Dix-sept bâtiments seront fermés dans toute la ville, ce qui permettra à l’administration d’économiser 250 000 £ par an pendant 40 ans, et 1 500 employés appartenant à 135 équipes vont s’installer dans les nouveaux bureaux. La construction de 23 millions £ entraînera le redéveloppement de Tipping Street dans le centre-ville de Stafford pour des usages variés intégrant le siège social du conseil municipal ainsi qu’environ 1 393 mètres carrés dédiés à de nouveaux magasins et restaurants.

« La réduction de l’espace requis pour le stockage des documents est une priorité, car il s’agit d’une utilisation non productive des nouveaux locaux », affirme Mark Winnington, un conseiller municipal du comté et membre du gouvernement en charge des biens immobiliers et de l’environnement. « Comme nous souhaitons utiliser le moins de papier possible, nous avons, en fait, créé un service de numérisation interne, une première au sein du conseil. »

L’équipe de numérisation a étudié trois approches pour la gestion des fichiers : l’utilisation de fournisseurs tiers pour externaliser complètement la numérisation, une gestion complète en interne ou une approche mixte. La dernière solution a finalement été retenue, compte tenu de la variété de documents à numériser et la nécessité de les traiter rapidement tout en contrôlant la qualité.

« Notre équipe interne prendra en charge 85 à 90 % des services, mais il semble logique de maintenir les fournisseurs et les systèmes existants de certains services », explique M. Winnington. « Par exemple, l’équipe de planification dispose de documents surdimensionnés, au format supérieur à A3, qui sont numérisés en externe. Nous avons examiné les exigences de chaque service et avons mis en place une solution sur mesure pour chacun d’entre eux. »

Dans la pratique, cela signifie que l’équipe de numérisation, composée de deux personnes, a mis en place un centre de capture des enregistrements et a numérisé les fichiers envoyés par leurs collègues. Lorsque les documents doivent être utilisés quotidiennement, l’équipe s’est également rendue sur place pour numériser localement les documents ou a prêté les équipements aux équipes qui ont souhaité numériser leurs propres documents, pour des raisons de sécurité.

Jusqu’à présent, les services juridique, financier, social et des ponts et chaussées ont eu largement recours à la nouvelle solution et ont préparé leurs propres documents pour la numérisation. Ceci a accéléré le processus de numérisation.

Les scanners Kodak sont utilisés depuis plusieurs mois. Ils ont été sélectionnés parce qu’ils offrent le meilleur débit et la meilleure qualité de numérisation, à un prix donné.

Grâce à la technologie d’imagerie intégrée Kodak Perfect Page, la solution de gestion du papier SurePath qui garantit l’alimentation précise de différents types de documents et trois détecteurs indépendants de doubles empêchant tout bourrage de papier, les scanners i620 offrent des performances exceptionnelles entièrement optimisées pour des activités stratégiques de numérisation.

Comprenant un module d’alimentation de 500 feuilles capable de gérer différents formats et poids de documents, les scanners i620 ont une vitesse nominale de 53 pages par minute à 300 dpi¹, la norme de numérisation établie par le conseil avec prise en charge des documents écrits à la main et dactylographiés.

Entre 1,1 et 1,5 million d’images seront créées pendant les 6 à 8 prochains mois lors du transfert des services vers Staffordshire Place. Des PDF indexables seront rendus accessibles à l’aide de lecteurs réseau partagés ou d’images produites et importées directement dans le système de gestion de documents et d’enregistrements électroniques du conseil (EDRMS), HP TRIM. Acheté en août 2010, le système HP TRIM est actuellement déployé au sein du conseil pour améliorer l’accès aux informations et la gestion des informations.

Selon Kevin Blackley, le directeur du développement des activités internationales d’Outback Imaging, « EzeScan Capture Software n’a pas été choisi uniquement pour sa rentabilité, mais parce qu’il permet une intégration transparente avec le système EDRMS et offre une prise en charge de valeur statique qui permet une importation beaucoup plus rapide des images. Le système a été configuré pour importer les documents sur la base d’une information, le numéro d’identification du conseil lors de la numérisation du même type d’enregistrement, ce qui permet de gagner du temps au lieu de ressaisir les mêmes informations encore et toujours. »

Une fois le déménagement vers Staffordshire Place terminé, l’équipe de numérisation pense proposer un service de numérisation à la demande aux différents départements pour répondre à leurs besoins courants en matière de numérisation.

Selon Neil Murphy, le directeur des ventes de Kodak au Royaume-Uni, « Il est juste de dire que l’installation d’une solution de numérisation haut de gamme Kodak s’est avérée rentable pour le comté de Staffordshire, compte tenu du volume de documents à traiter. La cohérence et la qualité ainsi que la sécurité sont garanties et permet au personnel d’utiliser les informations du système EDRMS pour fournir un service plus rapide aux membres du public lorsqu’ils contactent le conseil municipal. »

¹Les scanners Kodak i620 ont une vitesse nominale de 80 pages par minute à 200 dpi, avec un débit quotidien recommandé de 80 000 pages par jour maximum

A propos de Kodak
Premier innovateur en matière de traitement d’image, Kodak permet aux consommateurs, entreprises et professionnels de la création de tirer le meilleur parti des images et de l’impression, afin d’enrichir leur vie.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur http://www.kodak.fr et suivez nos blogs et autres sources d’informations à l’adresse http://www.kodak.com/go/followus.

Plus de 75 millions de personnes à travers le monde gèrent, partagent et créent des cadeaux photo en ligne sur la galerie KODAK. Rejoignez-les aujourd’hui sur www.kodakgallery.com

L’imagerie documentaire Kodak permet aux clients de collecter et d’utiliser les données précieuses des documents électroniques et papiers. Nos solutions d’imagerie documentaire comprennent des scanners et des logiciels d’acquisition primés, ainsi qu’une assistance technique et un support inégalés sur le marché. Qu’il s’agisse de petits bureaux ou d’entreprises internationales, Kodak dispose de la solution idéale pour fournir à votre entreprise les informations dont elle a besoin.

Pour plus d’informations sur les scanners, Capture Software et les services KODAK Document Imaging, consultez le site www.kodak.com/go/di.

Contacts :

Tom Herbst PR Limited

Cindy Taverne
Chargée de budget
Tél. fixe : 01 53 63 27 31
Portable : +44 (0)7768 145571
E-mail : c.taverne@yucatan.tm.fr