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Situation Adventist Health System s'est modernisé en acquérant un système de documents médicaux électroniques afin d'améliorer l'accès aux courbes des patients. Objectif Entrer de manière rapide et efficace de la documentation dans le système de documents médicaux électroniques, dans les 24 heures suivant la sortie du patient. Trouver un vendeur capable de fournir la meilleure technologie de numérisation petit et gros volumes. Être capable de numériser continuellement des papiers long format et de différentes épaisseurs. Solution Scanners KODAK i1140, i610, i260, i65 et i40 et logiciels EMC2 ApplicationXtender et Kofax Ascent Capture. Test en cours des scanners KODAK i1120 pour une application en 2008.

Martin Murphy est resté bouche bée lorsque, au beau milieu d'une réunion de l'équipe des systèmes d'informations Adventist Health System, la porte s'est ouverte et un dossier est brusquement tombé devant un médecin. Après cette interruption, le médecin a expliqué qu'il avait demandé les courbes du patient quatre heures auparavant et que, malgré l'urgence de sa demande, le département des documents avait mis 240 minutes à localiser et livrer le dossier.

"À ce moment, j'ai réalisé qu'il était plus que temps de passer à un système de documents médicaux électroniques !", raconte M. Murphy, responsable technique des données cliniques, Adventist Health System. "Avec notre nouvelle solution de numérisation et de gestion des informations, ce médecin aurait pu consulter les courbes du patient sur son ordinateur, bien avant le début de la réunion."

Un fournisseur et un fabricant de scanners idéals

Jusqu'en 2003, Adventist Health System, dont le siège est à Orlando, Floride, se reposait sur un système de classement basé sur les documents papier pour gérer les documents médicaux. Le système de santé à but non lucratif, qui compte plus de 45 000 employés, souhaitait améliorer l'accès aux courbes du patient dans ses 40 hôpitaux répartis dans 10 états. Et lorsqu'ils sont passés à un système de documents médicaux électroniques, l'organisation a souhaité travailler avec le meilleur vendeur unique de solutions pour scanners.

"Au cours de mes 20 années d'expérience dans la numérisation, Kodak a toujours été le meilleur sur le marché de la numérisation de gros volumes. Lorsque nous avons comparé les scanners petit, moyen et gros volume, Kodak s'est avéré être le meilleur dans toutes les catégories", remarque M. Murphy.

L'équipe des systèmes d'informations Adventist Health System savait qu'elle obtiendrait une remise importante si elle achetait tous ses scanners à un seul vendeur. Mais au-delà du coût, l'équipe souhaitait avant tout bénéficier d'une source unique de services et d'assistance.

"C'est bien plus pratique de travailler avec un seul vendeur", dit M. Murphy. "J'ai un seul numéro de téléphone et un seul contact. Et Kodak est une si grande entreprise que même dans les régions rurales, les techniciens du Kodak Service & Support sont à moins de 30 minutes."

"J'ai une très bonne relation avec notre représentant des ventes chez Kodak", ajout M. Murphy. "Que je sois dans la banlieue de Chicago, Kileen, Texas ou Orlando, je travaille avec le même représentant des ventes, Nancy Sherman, et c'est une personne formidable."

Les départements améliorent le service clients

Après une année de planification, l'équipe des systèmes d'informations d'Adventist Health System a déployé les scanners KODAK i40 dans ses départements d'enregistrement et de planning, et les scanners KODAK i65, i260, i280, i610 et aujourd'hui i1140 dans les départements de gestion des informations médicales (documents médicaux).

Les départements d'enregistrement et de planning utilisent les scanners i40 pour numériser les ordonnaces de médecins, les cartes d'assurance et les permis de conduire lorsque les patients s'enregistrent pour bénéficier de services dans les hôpitaux.

Avant l'installation des scanners KODAK i40, un représentant d'Adventist Health System prenait le document du patient et en faisait une copie. Aujourd'hui, le représenant reste devant le patient et numérise les informations sur le bureau. Ce petit changement a considérablement amélioré la satisfaction du client au moment de l'enregistrement.

Du fait que toutes les informations sont numérisées en même temps au moment de l'enregistrement, y compris les prescriptions des médecins, les ordonnances de laboratoire, les requêtes de services et les données financières, ces données sont immédiatement disponibles en ligne pour les dispensateurs. Les patients n'ont plus besoin de parcourir les couloirs de l'hôpital avec des fiches pour une demande d'un certain type de sang ou de services d'imagerie. Il en résulte un plus petit nombre d'ordonnances perdues, et plus personne ne perd son temps à chercher et à resaisir des ordonnances.

Les départements sont plus efficaces

Une fois que les patients sont sortis de toutes les ailes de l'hôpital, leurs courbes sont transmises aux départements de gestion des informations médicales et numérisées dans un système de documents électroniques.

Le logiciel KOFAX Ascent Capture forme des lots, indexe les documents et effectue un contrôle qualité qui corrige automatiquement l'orientation, supprime les pages blanches et garantit la lisibilité des images.

Ensuite, le logiciel EMC2 ApplicationXtender intègre les données dans le moteur d'image de documents médicaux d'Adventist Health System pour un stockage permanent.

Toutes les informations rassemblées au même endroit, à la disposition de tous les dispensateurs.

"Aujourd'hui, toutes les informations confidentielles et les documents papier, tels que les résultats de laboratoire, la documentation des infirmières, les notes des médecins et les rapports d'évolution, sont au même endroit", explique M. Murphy.

"L'efficacité s'en trouve considérablement renforcée, à la fois pour les médecins et les patients. Les médecins peuvent à présent consulter et signer des documents électroniques en ligne. Auparavant, nous devions trouver et extraire le fichier papier d'un dossier, copier la page et partir à la recherche du médecin pour obtenir une signature importante."

Toutes les courbes sont disponibles en ligne de manière à ce que les médecins puissent y avoir instantanément accès, sans avoir recours à une tierce personne pour obtenir les documents. Cela réduit les risques d'erreur humaine et fournit des informations très rapidement.

Mieux encore, plusieurs dispensateurs peuvent consulter les informations simultanément. Par exemple, le médecin des Soins primaires du premier étage peut consulter les documents d'un patient en ligne en même temps que le spécialiste du cinquième étage.

Plus de perte de recettes

"L'encodage pour la facturation est à présent réalisé en ligne, directement à partir des ordonnances des médecins", explique M. Murphy. "Plus aucun papier ne passe de mains en mains, ce qui entraîne une réduction des pertes ou égarements de documents. Nous facturons aux clients en fonction de la prestation de service et notre département de facturation connaît précisément le montant à facturer et nous ne perdons plus de recettes."

Haute qualité, alimentation continue et épaisseurs multiples

Chez Adventist Health System, les opérateurs numérisent environ 100 000 pages par jour de lisibilité, taille et forme différentes. Ils ont donc besoin de la plus haute qualité d'image possible. Les documents numérisés comprennent des permis de conduire épais, des ordonnances de médecins manuscrites, des échographies complexes et même des bandes de surveillance foetale de plus de 6 mètres de long.

"À l'enregistrement, nos scanners KODAK i40 nous permettent de numériser des documents d'épaisseurs différentes, tels que des permis de conduire et des cartes d'assurance plastifiés", explique M. Murphy. "À la gestion des informations médicales, nous sommes en train de remplacer les vieux modèles de scanners par des KODAK i1440 qui offrent une fonction de numérisation en alimentation continue, ce qui nous permet de numériser des bandes de surveillance foetale qui mesurent jusqu'à 6 mètres de long", raconte M. Murphy. "Auparavant, nous aurions dû assembler les pages pour créer une bande de surveillance foetale puis déchirer chaque page pour les stocker dans le dossier du patient."

Aujourd'hui, grâce aux scanners i1440, adieu les pages déchirées, assemblées et autres tracas.

© Kodak, 2008. Kodak est une marque commerciale de Kodak.