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Le service des urgences de l’hôpital Barnsley a choisi le scanner Kodak i1320 pour prendre en charge le passage à l’archivage électronique des dossiers
« On nous a conseillé un scanner Kodak, car cette solution est réputée pour son efficacité et sa facilité à intégrer et à fonctionner impeccablement avec File Stream. » Mark Ingram, directeur général d’Ascot Business Solutions Limited
Le service des urgences du NHS Foundation Trust de l’hôpital Barnsley a installé une solution de gestion de documents électroniques File Stream (EDMS) avec le scanner KODAK i1320 et le module de numérisation à plat A3 intégré à celui-ci pour gérer les dossiers urgents de 70 000 patients consultés chaque année. Le matériel et le logiciel sont fournis par Ascot Business Solutions, dont le siège se trouve à Stanffordshire, suite à une transaction d’une valeur approximative de 15 000 livres sterling.
Offrant des soins à une population rurale et urbaine de 225 000 personnes, le service des urgences de l’hôpital Barnsley dispose d’un personnel clinique de sept consultants, 18 médecins et 50 infirmières qui apportent des soins médicaux d’urgence 24 heures sur 24 en consultant en moyenne 200 personnes par jour.
La grande quantité de papiers générée qui résulte de cette activité a entraîné des problèmes de stockage, de gestion et d’accès aux informations au sein du département. Les dossiers sont conservés dans le département pendant 6 mois, puis déplacés au sous-sol pendant un an et finalement transférés vers une zone isolée et inaccessible de l’hôpital, surnommée « The Bunker » ou le bunker pour un archivage à long terme de 5 ans.
« Plus le temps de conservation des dossiers médicaux dans l’archivage est long, plus ils sont difficiles à retrouver, car chaque mouvement augmente la possibilité de perte des fichiers. Une toute petite erreur de classement entraîne une perte de temps considérable lors de la recherche d’une source. Les secrétaires se déplaçaient ça et là pour obtenir des cartes d’urgence qui ne sont manifestement pas productives ou efficaces. », explique le docteur Dyfrig Hughes, chef de projet.
A chaque fois qu’une personne vient en consultation, le service des urgences produit un document de 5 ou 6 feuilles A4 où figurent le nom et l’adresse du patient, ses coordonnées, un résumé du traitement qui lui a été prescrit et une lettre du médecin traitant qui résume le problème et les soins prodigués. Avec le grand nombre de personnes traitées tous les ans, le service se retrouve débordé par les papiers qui occupent également un espace précieux et potentiellement indispensable pour les soins cliniques.
« L’accès aux dossiers médicaux est important surtout lorsqu’il s’agit du traitement d’une maladie infantile, car le passé médical s’avère important. Nous avons souvent besoin des dossiers médicaux dans le cadre juridique lorsque nous devons apporter notre assistance dans les enquêtes policières. Avec l’ancien système des copies sur papier, nous n’étions tout simplement pas en mesure d’accéder facilement et rapidement aux informations », ajoute le docteur Hughes.
Il y a quelques années, le service des urgences a examiné l’idée de numérisation de ses dossiers médicaux, mais une petite inondation dans la zone de stockage en 2008 a déclenché le processus. Le Trust a alors reconnu que l’implémentation d’une autre solution informatique est nécessaire.
Le revendeur, Ascot Business Solutions, a fourni au service la solution EDMS de File Stream et un scanner Kodak i1320 doté d’un module de numérisation à plat A3 à utiliser dans la salle de réception. « L’hôpital Barnsley a opté pour tout un ensemble. Nous avons recommandé un scanner Kodak, car cette solution est réputée pour son efficacité ainsi que sa capacité à intégrer et à fonctionner impeccablement avec File Stream. », explique Mark Ingram, directeur général d’Ascot.
Compact, mais hautement performant et conçu de manière ergonomique, le scanner recto verso Kodak i1320 peut traiter 40 pages en couleur par minute1 en recto-verso ainsi que les documents de taille atteignant 863,6 mm. Il est donc particulièrement adapté pour le service.
Doté d’une résolution optique de 600 dpi, le scanner i1320 est fourni avec la technologie d’imagerie Perfect Page de Kodak qui garantit la production d’images numérisées de la meilleure qualité possible dès le premier usage, indépendamment du type de papier. Il s’agit d’un outil idéal pour un environnement hospitalier.
« Ce petit scanner est très utilisé », dit Gary Jones, directeur commercial de File Stream au Royaume-Uni Lorsque vous arrivez au service des urgences, la réceptionniste extrait des informations sur votre identité à partir du PAS 2 , imprime une couverture, ajoute des feuilles blanches pour le personnel médical pour qu’il puisse les remplir et met le tout dans un dossier. Ce dossier suit le patient en faisant le tour du service avec tout le fichier qui est par la suite numérisé. Le papier est ensuite détruit. »
La solution EDMS de File Stream a également amélioré l’intégrité et la sécurité des dossiers médicaux du département d’urgence. Les résultats des tests d’urine et sanguins ainsi que le suivi du rythme cardiaque sont tous produits via différentes pièces de papier en couleur auxquelles le scanner s’adapte facilement. Tout est à présent numérisé et incorporé dans un fichier électronique, ce qui élimine toute possibilité de perte de papier.
Accessible au personnel médical autorisé, la recherche d’informations est aujourd’hui facile et peut se faire selon la date de naissance, la date des soins, le médecin traitant, le sexe, le numéro donné par le service des urgences, etc. Le nouveau système permet aux médecins de s’envoyer les documents par messagerie électronique entre eux si nécessaire et offre également un accès instantané aux informations sur les patients. « Si je me trouve dans un service, je peux demander des informations sur un patient qui est arrivé la veille sans avoir à rechercher les dossiers médicaux physiques ou à appeler les secrétaires pour leur demander de trouver ou de copier ces dossiers », explique le docteur Hughes.
De plus, nous gagnons un temps et un effort considérables dans la gestion des cartes d’urgence. L’espace de stockage dans le service est libéré permettant l’élargissement de la section pédiatrique.
1 60 pages noir et blanc et échelle de gris par minute
2 Système de gestion des patients