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Le Centre hospitalier affilié universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) cherchait davantage d’espace et a obtenu un accès instantané aux dossiers des patients

Au départ, la mission consistait à agrandir le service des archives. Mais cela s’est transformé en une solution à l’échelle de l’entreprise permettant aux 2 043 employés du CHAUHDL d’accéder instantanément aux dossiers des patients.

« Tout a commencé lorsque nous avons manqué d’espace au service des archives médicales » souligne André Lavoie, directeur des services hospitaliers. « Nous devions ajouter des dossiers de patients sans augmenter la surface. Lors de l’évaluation des systèmes de stockage électroniques, nous avons pu constater qu’une solution durable, capable de s’adapter à nos besoins croissants en matière d’accès aux dossiers de patients en tout temps et en tous lieux, constitue un retour sur investissement plus important. »

Conservation des dossiers à accès restreint

Le Centre hospitalier affilié universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) est un hôpital universitaire doté de 343 lits. Il est situé à Lévis à proximité de la ville de Québec, au Canada. L’hôpital compte 2 043 professionnels, dont 200 médecins.

Lorsque CHAUHDL a décidé d’adopter un système électronique de stockage des dossiers, les défaillances du système papier sont devenues d’autant plus évidentes. Voici un problème majeur : lorsqu’un médecin obtenait le dossier d’un patient, il le gardait. Cela signifie que personne d’autre ne pouvait consulter ce dossier tant qu’il était en sa possession. Il arrivait souvent qu’un autre spécialiste traite le même patient en même temps et qu’il ne puisse pas consulter le dossier. Cela occasionnait des retards dans le traitement et réduisait la qualité des soins octroyés aux patients.

Le stockage des données sur un système papier occasionnait également un autre problème : la quantité de travail, de temps et d’espace nécessaire pour récupérer les données et les remettre à leur place.

« Nous récupérons 1 000 dossiers de patients chaque jour. Nos archivistes doivent rechercher les dossiers, les traiter et les remettre à leur place. Lorsque vous recevez 1 000 demandes par jour, cela demande beaucoup de temps et de travail, » souligne Chantal Lafrenière, chef du service des archives médicales, CHAUHDL.

Passage efficace du stockage papier au stockage électronique, puis au dossier de santé électronique (DSE)

Le CHAUHDL a collaboré avec Purkinje et Trigonix pour se procurer une solution de stockage électronique. Ces sociétés possédaient l’expérience et l’équipement requis pour atteindre leur objectif : partager des dossiers de patients en un seul clic. Les services de numérisation professionnels haut de gamme de Trigonix comprennent des contrôles qualité rigoureux accrédités ISO 9001:2000. Grâce au système e-Documents (numérisation + affichage) et au logiciel de résultats de laboratoire et d’imagerie de Purkinje, les professionnels de la santé ont pu consulter les dossiers des patients depuis n’importe quel emplacement dans l’hôpital.

Le CHAUHDL a sélectionné deux scanners KODAK i660, un scanner KODAK i620, un logiciel KODAK Capture Software et la solution logicielle de dossier de santé électronique Purkinje|Dossier.

« Avec l’accumulation des dossiers, nous pensons qu’il serait plus efficace de les numériser en fonction des demandes. Ils numérisent les dossiers des patients qui ont un rendez-vous dans les deux prochains jours. Le système doit être fiable et efficace. Aucune erreur ne doit se produire et les dossiers ne doivent pas être de mauvaise qualité, car ils seront insérés dans le système (de manière précise) dans l’après-midi, » précise Asselin.

Chaque matin, le CHAUHDL utilise les scanners KODAK i660 pour numériser une quantité importante de dossiers. Il utilise quotidiennement le scanner KODAK i620 pour mettre à jour et ajouter des données (résultats, remarques, rapports, formulaires) aux dossiers de patients déjà numérisés.

Précision et qualité, STAT

Pour permettre aux médecins de consulter toutes les pages du dossier d’un patient, le CHAUHDL utilise la fonction de détection d’alimentation multiple de ses scanners Kodak.

« Rien ne doit manquer » souligne Asselin au sujet de son application client. « Lorsque les dossiers sont numérisés, l’intégralité des pages doit également être numérisée. Les fonctions de détection d’alimentation multiple des scanners Kodak consistent en trois capteurs. Ces derniers avertissent le technicien chargé de la numérisation lorsque des pages sont collées, qu’un coin est plié ou qu’une autre situation est susceptible d’empêcher la numérisation des données. Ce technicien reçoit l’alerte, résout le problème, puis poursuit la numérisation du dossier. »

« Le CHAUHDL utilise ses scanners pour numériser correctement l’intégralité des documents. Il n’existe aucune autre option : les documents papier sont détruits une fois numérisés. Par conséquent, il faut s’assurer que l’ensemble des données a bien été numérisé », indique Asselin.

Comment le CHAUHDL peut-il se permettre de détruire les dossiers de santé d’origine ? Réponse : grâce à la qualité et aux couleurs fournies par Kodak. Les numérisations couleur des scanners Kodak sont considérées comme les copies exactes des documents originaux et répondent à toutes les exigences d’un point de vue légal. De plus, le processus de numérisation de l’hôpital doit être certifié par les Archives nationales du Québec avant que les dossiers ne puissent être détruits.

Convivialité : l’utilisateur final peut consulter les dossiers des patients d’un simple clic

L’utilisation des scanners Kodak prend toute sa valeur lorsque les médecins utilisent la solution logicielle de dossier de santé électronique Purkinje|Dossier pour accéder à des données médicales critiques. Toutes les données médicales de chaque patient sont regroupées dans un emplacement de la base de données. Il est possible d’afficher instantanément les résultats.

« Nous avions organisé des séances de formation d’une durée de 10 minutes au minimum et d’une heure au maximum », déclare Sonia Mokbel, Directrice marketing chez Purkinje. « Dans tous les cas, les médecins étaient devenus opérationnels en 60 minutes. »

Chaque employé agréé de l’hôpital utilise une configuration personnelle pour trouver les dossiers depuis n’importe quel ordinateur du réseau. Le problème lié à la conservation des dossiers a été éliminé. De nombreux professionnels de la santé peuvent consulter simultanément le même dossier depuis un nombre illimité d’emplacements.

« Le logiciel Purkinje|Dossier est unique. En effet, il permet aux médecins de consulter des dossiers de santé électroniques et d’incorporer des fichiers PDF pouvant être annotés et indexés. » explique Lucian Jeglinschi, Vice-président de la Gestion de projet. « Les résultats de laboratoire et d’imagerie, ainsi que les rapports de transcription sont transmis directement au logiciel via des messages HL7. Ils sont envoyés automatiquement dans le dossier du patient et dans la boîte de messagerie de chaque médecin traitant, et ce, de façon instantanée. Finies les pertes de dossiers. Finie l’attente des données indispensables. » Les professionnels de la santé peuvent consulter les résultats de trois manières, en fonction de leurs préférences et de leurs besoins : sous forme de rapports, de tableaux ou de graphiques. Les ordonnances électroniques permettent de prendre des décisions fondées sur des faits relatifs à l’interaction entre les médicaments et les allergies. Le DSE permet également aux prestataires de soins de santé de documenter rapidement la consultation afin de pouvoir accéder facilement à toutes les données d’un patient depuis un seul emplacement.

« Cela représente la valeur ajoutée du logiciel Purkinje|Dossier » souligne Mokbel. « Le logiciel est capable de s’adapter aux besoins futurs de l’hôpital. En particulier lorsqu’il est question d’indexer des données et des fichiers pour faciliter la recherche des résultats et le suivi des soins par les médecins. »

Allègement des tâches : l’intégralité des dossiers de patients est à portée de main

Auparavant, les médecins gardaient les dossiers médicaux en leur possession et les emportaient dans divers bureaux ou établissements de traitement. Le dossier d’un patient était tellement volumineux qu’il contenait plus de 8 000 pages et occupait une boîte et demie d’archives. Le médecin traitant devait l’emporter dans divers établissements de traitement et de chirurgie. Actuellement, le médecin peut consulter facilement et rapidement le dossier de 8 000 pages sur l’écran d’un ordinateur relié au système de l’hôpital.

Le nouveau système facilite également la vie des archivistes du CHAUHDL. Autrefois, lorsque les dossiers étaient retournés, l’archiviste devait demander au médecin de signer certains documents avant de remettre les dossiers médicaux à leur place. Que d’étapes ! Toutes ces étapes ont été complètement éliminées grâce à la solution centrée sur les scanners de Kodak. A présent, les médecins consultent et signent les dossiers au moment qui leur convient sans se déplacer jusqu’au service des archives médicales.

L’accès instantané fait une différence en cas d’urgence

Avant la mise en œuvre du nouveau système, il fallait environ 15 minutes pour trouver et récupérer les dossiers indispensables des patients admis aux urgences du CHAUHDL. En cas d’urgence, les médecins ne pouvaient pas attendre longtemps pour administrer un traitement. Ainsi, les médecins urgentistes traitaient les patients avant même de consulter leurs dossiers médicaux.

A l’heure actuelle, les médecins urgentistes consultent les dossiers d’un patient sur l’écran dans les quelques secondes suivant l’admission de ce dernier aux urgences. Cet accès instantané aux données peut sauver des vies. Les médecins peuvent en effet déterminer les interactions mortelles de certains médicaments et les allergies.

Il est impressionnant de réaliser que, grâce à une nouvelle méthode de travail et aux avantages associés, les scanners Kodak peuvent faire une réelle différence lorsqu’il s’agit de traiter des patients au Centre hospitalier affilié universitaire Hôtel-Dieu Lévis.