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Dr Colin Ward est un pionnier en matière d’écologie dans un monde où le papier nous envahit

Quand Dr Colin Ward s’installa à Barrie dans l’Ontario pour ouvrir son cabinet de chirurgie générale en 2009, il voulut le gérer sans aucun papier dès le premier jour, alors qu’il y avait très peu de cabinets dans la région fonctionnant de cette façon. Visionnaire, l’engagement de Dr Ward à gérer son cabinet de façon écologique fait de lui un leader en adoptant le concept du dossier médical informatisé.

« Les deux autres médecins avec qui je partage mon cabinet travaillent avec une trace papier, et ils vont devoir louer un local pour stocker leurs quelques milliers de dossiers », remarque Dr Ward. « Avant d’ouvrir mon cabinet, j’ai pu identifier les problèmes de stockage à long terme des dossiers médicaux des patients : les législations fédérale et provinciale de retenue et d’accessibilité requièrent un stockage des dossiers médicaux des patients non actifs pendant 7 ans par les médecins ».

Facile à utiliser, au quotidien
Laura Mondolo est l’assistante administrative de Dr Ward. Elle gère ces nombreuses interventions et frémit à l’idée de classer et stocker tous les documents passant par son bureau sans utiliser le scanner KODAK il 320. (Remarque : ancien modèle, maintenant remplacé par le scanner KODAK il 320 Plus.)

« J’utilise le scanner KODAK il 320 tous les jours. Dès que j’ai un document, que ce soit un formulaire pour un nouveau patient, une recommandation d’un médecin de famille, un rappel, une lettre de consultation ou des résultats d’examen, je les numérise dans notre système et les classe immédiatement dans le dossier informatisé du patient », confie Mme Mondolo.

Avant de rejoindre l’équipe de Dr Ward, elle travaillait dans des bureaux qui n’étaient pas écologiques. « J’ai passé ma vie dans des bureaux remplis de papiers et maintenant, c’est plus facile. Au cours de la journée, je peux avoir de nombreux documents sur mon bureau. Par chance, j’ai aussi le scanner KODAK il 320 sur mon bureau, il est si petit ! Il me suffit de poser le papier sur le scanner et d’envoyer les documents dans le bon fichier, automatiquement, en un clic de souris. ça ne prend que quelques secondes », explique-t-elle.

Voici ce qui rend le procédé de scanner si simple : Mme Mondolo peut mettre toute sorte de documents, du permis de conduire jusqu’à des documents de 863 mm de long, à des débits atteignant 60 pages par minute. Elle peut numériser les deux côtés en même temps et obtenir des images en couleur, bitonales ou à échelle de gris

De plus, la touche Smart Touch du scanner KODAK il 320, le rend facile à utiliser pour Mme Mondolo afin de sélectionner les bons réglages et les bonnes applications. En touchant sur un bouton, elle peut scanner des documents à mettre dans les dossiers de patients pour les stocker, les envoyer par courrier électronique, les imprimer et bien plus encore.

« Il me suffit de poser le papier sur le scanner KODAK i1 320 et c’est fini. Quel soulagement ! Tout le procédé est un gain de temps précieux. »

En éliminant le classement, on augmente l’efficacité
Mme Mondolo ajoute que le scanner KODAK il 320 lui permet de se focaliser sur ces priorités. « Dans mon travail précédent, je mettais les papiers dans un dossier et une fois par semaine je passais des heures à classer les documents. Premièrement, je les mettais par ordre alphabétique. Puis, je trouvais la fiche du patient dans le cabinet, souvent mal classée, avant de pouvoir glisser le document dans le dossier. Ensuite, je reprenais le dossier dans la boîte, je remettais la boîte dans le cabinet et je retournais enfin à mon bureau pour travailler ».

« L’autre jour, j’avais une stagiaire ici, et il y avait une centaine de documents devant moi. Je lui ai demandé de les scanner et de les classer : quelques minutes lui ont suffi. Vous pouvez imaginer : des documents de 100 patients différents, à classer dans les bons fichiers, dans les bons tableaux, en un peu plus d’une demi-heure ? Incroyable. ça m’aurait pris plusieurs heures pour le faire avec des dossiers papier », précise Mme Mondolo.

En plus de gagner du temps, Mme Mondolo est persuadée que cette solution permet d’économiser en frais de fournitures de dossiers, d’étiquettes et en location d’espace de stockage. De plus, avoir les fichiers des patients informatisés permet au Dr Ward d’y accéder et de revoir des informations essentielles en un clic, de n’importe où dans le monde via une connexion Internet.

Un système de gestion de document personnalisé
Dr Ward travaillait avec Salumnatics Inc., une des plus grandes sociétés de service de conversion de documents d’Amérique du Nord, pour développer un système personnalisé pour convertir les dossiers médicaux de son cabinet en images numériques·

« Salumatics recommanda le scanner KODAK il 320 pour sa qualité d’image supérieure, sa fonctionnalité, sa petite taille, son prix abordable, et le fait que Mme Mondolo n’ait pas besoin d’une longue formation ou d’une assistance technique pour l’utiliser, » explique Dr Ward.

Pour compléter le système de gestion de Dr Ward, Salumatics utilisa ses propres logiciels, l’interface de numérisation sur le Web SALUVISION (développée en utilisant les outils Pix .NET SDK de Captiva), ainsi que le système de gestion des documents numériques sur le Web : SALUVISION.

L’interface de numérisation SALUVISION permet à Mme Mondolo de scanner, de répertorier et de télécharger les dossiers des patients, rapidement et de façon sécurisée, par Internet via le portail Internet de SALUVISION. Les dossiers vont immédiatement dans la fiche informatisée du patient dans le système de classement électronique de Dr Ward.

Simplifié, rationalisé, productif
Après avoir numérisé le document d’un patient, Mme Mondolo ouvre le portail Internet SALUVISION. Elle tape le nom du patient. Tous les patients du même nom s’affichent, et Mme Mondolo clique sur le bon patient. Ensuite, une liste de 15 catégories de documents apparaît à l’écran, incluant les données de référence, le formulaire de consentement, les ordonnances, les prises de notes et les rapports d’analyses. Mme Mondolo clique dans la catégorie souhaitée pour classer le document, et elle finit ainsi le classement des papiers du patient dans le bon fichier, le bon dossier, en une seconde, sans jamais quitter son bureau.

« J’ai simplement envoyé le document dans le système et le classement est fini », elle se réjouit.

Scanner KODAK i1 320 Plus (modèle actuel, replaçant le scanner précédent i1 320)