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Centre hospitalier universitaire de Juntendo à Urayasu - Gagner de l'espace en numérisant un grand nombre de dossiers médicaux sur papier ; la mise à jour permet une gestion accélérée et plus précise des données.

Le centre hospitalier universitaire de Juntendo est un hôpital général qui a ouvert ses portes en 1984, sur l'initiative de la ville d'Urayasu. Le centre hospitalier universitaire d'Urayasu s'efforce d'appliquer aux soins médicaux la devise de l'Université de Juntendo, à savoir « Comprendre que l'un existe grâce à l'autre, montrer de la considération et porter attention à autrui, tel est le vrai sens de la vertu ». En mars 2011, l'hôpital a fait l'acquisition d'un scanner de documents Kodak i4200 afin d'optimiser la numérisation des dossiers médicaux, l'objectif étant de libérer de l'espace de stockage. Nous avons discuté avec deux responsables de cet achat, Kuniko Satoh, chef de section du service des archives médicales, et Naeko Arai, une employée de ce service, mais aussi avec Asako Kitahara, la personne chargée, à temps complet, d'enregistrer les données des dossiers médicaux sur papier, et avec Hosho Sasaki, président de Keiyo Electron Industry Inc. (siège social : Edogawa-ku, Tokyo ; http://www.karteviewer.com), qui a mis en œuvre et vendu le système.

La numérisation des dossiers papier a permis de gagner de la place et de recourir à une solution de stockage à long terme.

L'objectif du scanner i4200 était de numériser les dossiers médicaux sur papier du service des archives médicales, service qui gère l'ensemble des dossiers médicaux et des radios des patients de l'hôpital, qu'ils soient hospitalisés ou qu'ils fassent l'objet d'un suivi ambulatoire. « Nous avions déjà numérisé tous les dossiers papier jusqu'à l'année 2003 sur un scanner couleur Kodak DS3590C que nous avons utilisé de 2002 à 2010 », explique Mme Satoh. « Outre la gestion traditionnelle des dossiers de tous les patients, du fait que nous sommes un hôpital universitaire, les médecins ont souvent besoin de consulter les dossiers médicaux lorsqu'ils préparent des conférences. Si nous gardions tout sur papier, nous manquerions vite de place. Grâce à la numérisation, nous avons besoin d'autant d'espace pour les dossiers des patients hospitalisés qu'en 1984 lorsque l'hôpital a ouvert ses portes. Si nous n'avions pas testé le scanner DS3590C, nous aurions abandonné l'idée de la numérisation. C'est pour vous dire à quel point nous l'avons trouvé révolutionnaire. Au moment de son remplacement, nous avions déjà numérisé 95 090 dossiers. » Mme Satoh était impliquée dans l'achat du scanner DS3590C et est impliquée dans l'achat du nouveau scanner i4200. Les performances du scanner DS3590C ont été excellentes pendant neuf ans. Cependant, comme la période de maintenance de cet appareil touchait à sa fin, que le nouveau scanner i4200 était disponible et que le serveur du système lui-même commençait à se faire vieux et présentait de plus en plus des problèmes de connexion, le service a décidé de se pencher sur l'achat d'un nouveau scanner.

Un système fiable faisant preuve de flexibilité face aux problèmes traditionnels des dossiers médicaux et un système d'assistance étendu, tels sont les facteurs qui ont motivé cette décision

De nombreuses sociétés fabriquent des scanners de documents mais le service a porté une nouvelle fois son choix sur Kodak. « Cette fois-ci, nous avons comparé les scanners de trois fabricants, mais comme nous étions habitués à numériser les données sur un scanner Kodak, nous avons voulu conserver cette même convivialité », raconte Mme Satoh. « Le dossier médical d'un patient peut comporter des feuilles de papier de formats et d'épaisseurs différents ; des bouts de papier peuvent être collés sur certaines feuilles. Seul le scanner Kodak pouvait gérer ces situations. Le fait que Keiyo Electron ait proposé de convertir les dossiers que nous avions numérisés avec le scanner DS3590C au nouveau format a également joué un rôle très important », ajoute M. Sasaki. « Nous avons recommandé le scanner Kodak i4200 car nous avons pensé que les personnes qui allaient faire ce travail préféreraient utiliser un scanner dont les fonctions étaient similaires à celles qu'elles utilisaient déjà. Il n'y a quasiment jamais de bourrage papier et le service d'assistance a également joué un rôle important. » En effet, le choix s'est porté sur le scanner i4200 en partie parce que le service connaissait déjà l'assistance Kodak et que l'utilisation d'appareils Kodak n'a jamais nui au bon fonctionnement de l'hôpital. L'équipe d'assistance a toujours rappelé ou s'est toujours déplacée pour résoudre les problèmes, de même qu'elle a toujours prêté attention aux propositions faites par l'hôpital.

Plus rapide et plus précis, pour une capacité de traitement supérieure
Lecteur de codes QR pour une utilisation simplifiée

Les dossiers médicaux écrits à la main sont collectés auprès des médecins avant d'être remis au service des archives médicales, où ils sont rangés sur des étagères. Les dossiers sont ensuite numérisés par ordre chronologique, année par année, par Mme Kitahara, qui procède à leur vérification avant de les prétraiter et d'entrer les données par lots. « Avec le scanner précédent », explique Mme Kitahara, « je devais tout d'abord régler le mode de fonctionnement, en fonction de la qualité et du format du papier. Le nouveau scanner est bien plus rapide. Avec un prétraitement correct, le traitement est presque deux fois plus rapide. J'apprécie vraiment sa précision et sa rapidité. »

« Avec le scanner précédent, il fallait environ un an pour numériser l'équivalent de 18 mois de dossiers, mais maintenant, nous pouvons numériser l'équivalent de deux ans sur la même période », raconte Mme Satoh. La fonction de codes QR pour le traitement automatique fonctionne aussi très bien. Grâce au voyant, l'image est nette et claire. La lecture de codes QR est une nouvelle fonction qui verra le jour cette année au mois de mars. Elle permet d'enregistrer automatiquement l'ID du patient et le nombre de fois où il a été hospitalisé alors qu'au préalable, ces informations devaient être saisies manuellement, à chaque fois. Parallèlement au remplacement du scanner, le logiciel d'application a été remplacé par le logiciel Kodak Capture Pro. Ce remplacement a amélioré l'utilisation du système et il est désormais plus rapide et plus pratique de rechercher une page donnée. « L'écran de navigation est aussi plus facile à utiliser. Le dossier recherché et les miniatures apparaissent en même temps. Les médecins peuvent ainsi facilement accéder à la page qu'ils recherchent, et le système peut être utilisé de façon intuitive », explique Mme Arai.

Un service rigoureux qui ne s'arrête pas à la livraison et à la réparation, pour une relation de confiance renforcée

« Dans les faits, depuis que nous utilisons le nouveau scanner, l'interface avec l'ordinateur a parfaitement fonctionné, et ce, quasiment sans problème », déclare Mme Arai. « Lorsqu'il y a un problème avec le scanner, j'en discute tout d'abord avec Mme Kitahara, puis nous allons en parler au chef de section. Si nous n'arrivons pas à résoudre le problème nous-mêmes, nous contactons M. Sasaki de Keiyo Electron et Kodak. C'est très facile de leur parler. » Ce qui ressort de ces entretiens est la confiance qu'accorde l'hôpital d'Urayasu à Keiyo Electron et à Kodak. Mme Satoh insiste : « Nous sommes très contents des fonctions proposées et de l'assistance. Au moment de l'installation du nouveau système, j'ai moi-même essayé toutes les fonctions. Je sais donc à quel point cet appareil est performant. Si la société Kodak est certes très réactive, le fait que Keiyo Electron se trouve également à proximité, à Nishi-Kasai, est un autre facteur ayant motivé ce choix. Nous pouvons donc les faire venir immédiatement. » Les agents Kodak de Keiyo Electron sont également prêts à assurer le bon fonctionnement du scanner i4200. Selon M. Sasaki, « au moment de développer le système, notre souci majeur était de déterminer la façon dont il allait être utilisé. Nous avons écouté les suggestions de toutes les personnes concernées. »

Possibilités croissantes offertes par la numérisation et augmentation du besoin en numérisation des dossiers médicaux et d'autres documents

Mme Satoh nous explique les avantages d'un appareil de qualité, fiable et bénéficiant d'une assistance étendue. Pour elle, « le nouveau scanner répond jusqu'à présent à tous nos besoins et nous donne entière satisfaction. Notre priorité première est de numériser le plus de dossiers papier possible. Selon nous, même si les dossiers médicaux numériques font leur apparition, le papier sera toujours utilisé, au moins en parallèle. Il est possible qu'un jour, si nous numérisons tous les dossiers des années passées et que nous parvenons à numériser le dossier d'un patient lorsque celui-ci quitte l'hôpital, notre utilisation des dossiers médicaux numérisés change. Ce jour-là, nous réfléchirons peut-être à un nouveau système. » Les établissements médicaux commencent tout juste à utiliser les dossiers médicaux numériques. Cependant, dans la mesure où les documents papier sont toujours émis, par exemple les lettres de référence, les lettres de recommandation et les documents de l'assurance maladie, le besoin en numérisation est toujours aussi important. Mme Satoh explique que « l'hôpital de Shizuoka, qui est un autre centre hospitalier de l'Université de Juntendo, conserve sur papier les dossiers de tous les patients. Nous leur avons donc recommandé d'utiliser le scanner i4200. » En ce qui concerne l'avenir de son entreprise, M. Sasaki explique que « le service ne s'arrête à la mise à disposition du système. Notre stratégie est d'intégrer immédiatement les bonnes idées dans le logiciel et de faciliter son utilisation. » Au centre hospitalier universitaire de Juntendo, à Urayasu, les dossiers médicaux numérisés permettront non seulement de résoudre le problème d'espace de stockage, mais contribueront aussi au bon fonctionnement de l'hôpital. En outre, l'assistance assurée par le fabricant et le suivi opéré par l'agent commercial serviront à promouvoir tout nouveau développement.