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Le centre médical de Shands Jacksonville se dote des outils idéaux pour la gestion des contrats

Debbie Monseratt, administratrice des contrats pour Shands Jacksonville Medical Center, Inc., compare le rôle crucial de la nouvelle solution matérielle-logicielle de gestion des contrats à la nécessité d'employer les bons outils pour construire un édifice. "Il est impossible de travailler correctement sans outils adéquats, même si nous avons essayé de relever ce défi pendant des années avec un système de gestion sur papier. Tout est tellement plus facile lorsque l'on utilise les meilleurs outils", déclare Mme Monseratt. "Auparavant, le processus était incroyablement long et difficile à gérer.

« A présent, la combinaison des scanners Kodak  i30 avec le logiciel PaperTracer de Health Asset Management, Inc. (HAMi) nous permet d'administrer les contrats de manière beaucoup plus efficace, en économisant du temps et de l'argent. »

Des contrats gérés par milliers
Le département que dirige Debbie Monseratt au sein du centre médical, par ailleurs affilié à l'Université de Floride, traite une grande variété de contrats (location, vente, achat, etc.) pour une large gamme de services, allant des équipements de diagnostic haute technologie aux contrats d'achat de logiciels. "Notre système est assez unique", constate-t-elle. "A l'heure actuelle, 150 responsables l'utilisent. Ils traitent avec divers fournisseurs, puis transmettent les documents correspondants (contrats, accords, etc.) à notre département. Nous acheminons ces documents vers nos départements juridique, financier et autres pour révision et approbation."

Auparavant, Mme Monseratt transférait tous ces documents au format papier, souvent par fax ou par courrier traditionnel. Des e-mails avec un document Microsoft  Word joint sont finalement venus ajouter à l'imbroglio. Mais l'introduction de la messagerie électronique n'a pas permis de résoudre les problèmes majeurs liés à la productivité de l'acheminement. "Les employés étaient en permanence confrontés à des versions différentes", se souvient Debbie Monseratt. "Nos avocats, basés à Gainesville, introduisaient une modification à un document mais notre département financier continuait à utiliser la version antérieure. Il était très difficile et fastidieux de s'assurer que tout le monde était bien sur la même longueur d'onde. Rassembler toutes les modifications et obtenir une approbation finale pouvait prendre une éternité."

Découverte d'une solution plus appropriée
Le département d’administration des contrats se lance à la recherche d’une solution électronique rationalisée et productive en octobre 2003. Neuf mois plus tard, au terme d’un processus de recherche et d’examen minutieux, il fait l’acquisition du logiciel PaperTracer et de deux scanners Kodak i30. Le nouveau système entre en service en janvier 2005. "Presque tous les produits logiciels examinés exigeaient que notre département s'adapte à leur mode de fonctionnement", se souvient Mme Monseratt. "La création d'une nouvelle base de données ou la modification de modèles nécessitait de contacter la société et de lui laisser le temps d'introduire les changements nécessaires. Dans le cas de HAMi et de PaperTracer , c’est tout le contraire : ce sont eux qui se sont adaptés à notre manière de travailler. HAMi m'a expliqué comment créer des départements au cours d'une brève séance de formation, et j'ai conçu les modèles moi-même. Dans la mesure où ces derniers sont dynamiques, je peux créer ou modifier une base de données en quelques minutes. Plutôt que de nous obliger à nous adapter à leur système, ils nous ont permis de créer une multitude de variantes qui nous confèrent la flexibilité nécessaire."

En amont du système se trouvent deux scanners Kodak i30, recommandés par Michael Tarpley, PDG de HAMi Software Development. HAMi travaille avec Kodak en tant de fournisseur de logiciels indépendant. "Michael nous a suggéré d'acquérir des scanners Kodak , et nous sommes enchantés d'avoir suivi son conseil", déclare Mme Monseratt. "Nous utilisons également un ancien scanner de capacité supérieure d'un autre fabricant, mais qui est très volumineux. Les scanners Kodak trouvent parfaitement leur place sur nos bureaux et interagissent directement avec le logiciel PaperTracer et les ordinateurs. Ils sont très compacts, extrêmement fiables et suffisamment rapides pour l’usage que nous en faisons ».

Vers une méthode de travail plus efficace
Aujourd'hui, Mme Monseratt constate qu'il y a un monde de différence entre le système papier "d'autrefois" et la nouvelle solution. "Lorsque quelqu'un se présente avec un contrat, je l'introduis dans le scanner Kodak , de sorte que je peux restituer immédiatement le document", ajoute-t-elle. "Plus besoin de courir jusqu'à la salle de photocopie ou d'envoyer un fax ; tout se fait par voie électronique depuis mon bureau. Les nombreux responsables apprécient cette efficacité accrue — les contrats sont toujours disponibles dans le système HAMi — et la rotation beaucoup plus rapide en vue de l'examen et de l'approbation. A présent, les contrats à réviser ne sont plus envoyés manuellement mais acheminés par voie électronique par le logiciel PaperTracer vers toutes les parties concernées, ces dernières recevant un e-mail de notification contenant un lien vers le fichier." Le programme comprend un module de commentaire et de révision, conçu par Shands, auquel les réviseurs sont en permanence reliés. A présent, tout le monde est vraiment au diapason !

Mme Monseratt a créé diverses bases de données pour plusieurs départements de Shands. "Chaque département collecte des données différentes, et l'avantage du logiciel PaperTracer est qu'il est aisément personnalisable", constate-t-elle. "Il nous permet en outre de limiter et d'autoriser l'accès à nos bases de données. Nous pouvons ainsi définir des niveaux de sécurité et condamner l'accès à certaines bases de données."

Le département de Mme Monseratt est parvenu à rationaliser la multitude d'informations traitées en créant d'une part une base de données pour les fichiers clôturés et d'autre part une base de données de référence contenant des exemples de modèles et de formulaires, un mode d'emploi, des articles sur la négociation des contrats, des listes de contrôle des éléments obligatoires et d'autres documents utiles.

"Ce que j'apprécie le plus est l'indépendance de notre département par rapport au département informatique ou à un fournisseur", déclare Mme Monseratt. "Je suis l'administrateur du système et toute la programmation se fait ici. C'est moi qui ai montré à notre responsable informatique à quel point il était facile de créer une base de données, et elle a d'ailleurs rapidement adopté la solution pour stocker les contrats informatiques. Cette autonomie nous confère les pleins pouvoirs et soulage le personnel informatique, tout en nous permettant d'accroître considérablement notre productivité."

« La combinaison des scanners Kodak et du logiciel PaperTracer nous a permis de réduire considérablement le volume de papier, l’inefficacité et les pertes de temps. Je suis extrêmement satisfaite de l'association des produits HAMi et Kodak dans le cadre de notre processus de gestion des contrats. Je ne voudrais jamais revenir à l'ancienne méthode."

Mme Monseratt espère que toutes les recherches menées avant d'aboutir à cette solution serviront à d'autres responsables en charge de l'administration et de la gestion des contrats. "J'aurais préféré bénéficier des conseils et de l'expérience d'un autre, qui aurait investigué le terrain avant moi. Mais je suis convaincue de détenir une solution fabuleuse. C’est toujours avec plaisir que je recommande les scanners Kodak i30 et le logiciel PaperTracer . Ils ont révolutionné pour un mieux la vie et le mode de fonctionnement au sein du département ».