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Les hôpitaux St Helens and Knowsley effectuent la transition vers la gestion informatisée des dossiers médicaux pour améliorer davantage la qualité des soins apportés aux patients

Présentation des solutions Mise en œuvre d’un système électronique scan-on-demand capable de gérer plus de 250 000 visites par an pour les dossiers clients, de façon à obtenir une disponibilité à 100 % Des scanners KODAK i660 et i780 Notess déployés en combinaison avec un logiciel C-Cube de OITUK pour capturer 600 000 notes de dossiers en 5 ans.

COMMENTAIRES « Une fois entraînés à utiliser les scanners Kodak, nous les avons trouvé fiables, rapides et sans problèmes, avec une qualité d’image excellente. » ~ Neil Darvill, Directeur du département informatique, NHS Trust

Le St Helens and Knowsley Teaching Hospitals NHS Trust a installé un système électronique de gestion de documents (EDMS), composé du logiciel C-Cube de OITUK ainsi que de scanners KODAK i660 et i780, pour changer radicalement la façon dont les dossiers médicaux sont distribués aux diférents centres externes dans le Merseyside.

Disponibilité garantie des dossiers

Le nouveau système signifie que le groupe pourra garantir une disponibilité à 100 % des dossiers médicaux alors que 250 000 patients externes par an viennent pour une consultation, permettant une meilleure qualité de service au niveau du point d’intervention, pour le patient qussi bien que pour le clinicien. En plus des bénéfices cliniques conséquents, le groupe s’attend à ce que le système s’amortisse de lui-même en 3 ans, grâce à la baisse des coûts en matière de personnel, de stockage et d’efficacité.

L’impact d’un système basé sur le papier auprès du patient est qu’historiquement, aucune garantie ne pouvait être faite qu’un dossier serait prêt et disponible à temps pour tout rendez-vous, à cause de la logistique impliquée dans le mouvement quotidien d’environ 1 200 dossiers médicaux. Les hôpitaux St Helens and Knowsley effectuent la transition vers la gestion informatisée des dossiers médicaux pour améliorer davantage la qualité des soins apportés aux patients. LE groupe a choisi d’installer l’EDMS C-Cube de OITUK. Neil Darvill, Directeur du département informatique du groupe, explique : « Un EMDS était le seul moyen pour que nous reprenions le contrôle et limitions la croissance du nombre de dossiers. »

Une approche « scan-on-demand »

Pour convertir les nombreux dossier médicaux en images électroniques de qualité, trois scanners KODAK à haute performance (un modèle i780 et deux i660) ont été installés sur recommandation de OITUK. Ces machines sont tout à fait capables de faire face à un grand nombre quotidien de numérisations.¹. Même une approche de scan à la demande, où suels les dossiers requis par les patients sont numérisés, le groupe s’attend à numériser plus de 671 800 fichiers sur une période de cinq ans² d’où la nécessité d’appareils à grande capacité.

Darvill commente : « Une fois entraînés à utiliser les scanners Kodak, nous les avons trouvé fiables, rapides et sans problèmes, avec une qualité d’image excellente. Cela va de feuilles A4 et A5 aux photos, enregistrements ECG³ de 8 centimètres de large sur 7,5 mètres de long, papier cartonné épais, et même de l’écriture noire sur papier rouge, qui peut poser problème sur bien des scanners. »

Dans le dossier de décision présenté au conseil d’administration du groupe, l’équipe en charge du projet a estimé une économie de 3,2 millions de livres en 5 ans grâce à l’approche scan-on-demand, en plus d’un investissement de 1,205 millions de livres pour couvrir les équipes informatiques et de scan supplémentaires.

Bénéfices pour les patients et l’organisation

Les bénéfices pour les patients sont conséquents. Les professionnels de la santé peuvent maibtenant administrer une bien meilleure qualité de soins, car ils disposent de tous les documents nécessaires. De leur côté, grâce à sa responsabilisation, le patient dispose d’une meilleure expérience médicale.

Darvill conclut ainsi : « Si vous faites partie du NHS et gérez une installation critique, je considère que le futur repose sur la numérisation de votre librairie de dossiers médicaux grâce à une approche scan-on-demand. C’est un moyen simple d’effectuer des économies opérationnelles et efficaces, d’améliorer la qualité clinique et d’alléger les problèmes inhérents à un système basé sur le papier. »

Une approche de partenariat

David Whitton, directeur commercial pour la section anglaise de Kodak Document Imaging, déclare : « Contrairement aux idées reçues et aux fréquents rapports des médias, ce projet nous a permis de démontrer que la mise en œuvre d’améliorations informatiques, surtout dans le domaine de la santé publique, peut être couronnée de succès. Le groupe a trouvé un partenaire principal fiable en OITUK et attribué les ressources adéquates à un projet qui répond aux besoins du personnel médical. Ce dernier a été impliqué d’un bout à l’autre du projet, assurant ainsi son succès. »

¹ Les volumes quotidiens recommendés de numérisation pour les scanners Kodak i660 et i780 sont de respectivement 120 000 et 130 000 pages par jour

² Ces chiffres incluent les dossiers médicaux (546 182), les cartes de dommages (54 620) et les suppléments de dossiers médicaux (71 004)

³ Électrocardiogramme