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Scanner Kodak i1220 Plus utilisé pour numériser les dossiers médicaux sur papier et réduire considérablement la charge de travail du personnel en permettant un accès direct, depuis les terminaux du système de commande.
Un hôpital général qui propose aux patients des services médicaux fiables, en toute tranquillité d'esprit.
L'hôpital de Yokohama Sakae Kyosai fait partie de la fédération des associations d'entraide du personnel des services publics nationaux. Il s'agit du seul hôpital général à assurer la phase thérapeutique dans la circonscription de Sakae de la ville de Yokohama. Il couvre notamment le quartier nord de la ville de Kamakura (quartier d'Ofuna), les circonscriptions de Totsuka et de Konan et une partie de la circonscription de Kanazawa. Il a été désigné par la ville de Yokohama comme un « hôpital local assurant des services médicaux » et visant à étendre et à améliorer les services médicaux dispensés au niveau local, via la répartition des tâches et la coordination avec les cliniques et les hôpitaux environnants. L'hôpital de Yokohama Sakae Kyosai a été créé en 1939. Après la Seconde Guerre mondiale, sa gestion est passée dans les mains de la fédération des associations d'entraide du personnel des services publics nationaux. Depuis plus de 70 ans, l'hôpital n'a cessé de jouer un rôle majeur dans l'amélioration des services de santé de la région. De nos jours, l'hôpital met en place des méthodes avancées de diagnostic et de traitement. Sa mission principale est de fournir aux patients en salle d'urgence les meilleurs soins possibles.
Le projet de construction d'une nouvelle aile a incité les autorités à se pencher sur la numérisation des dossiers médicaux sur papier
En 2010, l'hôpital de Yokohama Sakae Kyosai a commencé à réfléchir à la numérisation des dossiers médicaux sur papier de ses patients hospitalisés. Cette décision faisait suite au projet de construction d'une nouvelle aile, dont la finalisation était prévue 5 ans plus tard. Avant cela, lorsqu'un patient quittait l'hôpital, son dossier médical sur papier était traité par la section de gestion des informations des examens médicaux du service des examens médicaux. Une fois les autres documents nécessaires ajoutés au dossier, celui-ci était rangé dans un site d'archivage réservé. Cette section gère les dossiers médicaux des patients hospitalisés à hauteur de 30 à 40 patients par jour, soit plus de 8 000 patients par an. De même, ce site d'archivage renferme l'équivalent de 15 années de dossiers médicaux, pour des patients hospitalisés ou faisant l'objet d'un suivi ambulatoire. Cela représente en tout plus de 100 000 dossiers. Lorsque les médecins avaient besoin de réexaminer des patients et de consulter leur dossier médical, ils devaient en faire la demande auprès de la section de gestion des informations des examens médicaux, qui récupérait alors le dossier et le préparait. Cependant, comme ce site d'archivage occupait l'emplacement prévu pour la nouvelle aile, l'hôpital a alors décidé de revoir sa méthode de stockage et de récupération des dossiers médicaux.
Tadashi Asami, chef de section, nous raconte :
« Dans cinq ans, une fois ce site d'archivage démoli, nous aurions dû demander à une entreprise tierce de stocker temporairement l'équivalent de 15 années de dossiers médicaux. En revanche, en commençant dès maintenant à numériser nos dossiers médicaux sur papier, nous devrions avoir fini de numériser, d'ici cinq ans, à la démolition du site d'archivage, tous les nouveaux dossiers médicaux et ceux qui sont le plus souvent consultés. 
Nous nous sommes rendu compte que cela nous ferait gagner du temps et de l'argent par rapport à la récupération de dossiers auprès d'une société de stockage tierce. En outre, si les médecins pouvaient accéder aux dossiers médicaux directement depuis le terminal utilisé pour le système de commande, le travail demandé par la récupération, la préparation et la remise des dossiers serait réduit, ce qui allégerait la charge de travail du personnel hospitalier. Dans la mesure où tous les dossiers stockés dans le lieu d'archivage étaient déjà ficelés, leur numérisation allait prendre beaucoup de temps et allait se révéler très coûteuse. C'est pourquoi nous avons estimé que nous ne pourrions le faire à temps que si l'opération de numérisation commençait par les dossiers médicaux les plus récents et si nous faisions l'acquisition d'un nouveau système de scanner. »
A la demande de M. Asami, le distributeur Kodak Holon Inc. (siège social : Kawasaki, préfecture de Kanagawa ; http://www.hln.co.jp/) s'est attaché à développer un nouveau système. Holon présente de solides antécédents en matière de développement de bases de données médicales et scientifiques. La société a notamment développé et utilisé le service de recherche de bases de données d'informations et d'articles médicaux Ichushi Web (société japonaise d'extraits médicaux), la version japonaise en ligne du dictionnaire médical de Steadman (Medical View Co., Ltd.), Today’s Diagnosis and Treatment (Igaku-Shoin Ltd.) et le plus important système de recherche d'articles au Japon, CiNii (Institut national de l'informatique). Pour cette raison, cette société apparaissait déjà à l'hôpital comme un partenaire de confiance.
Nouveau système centré sur le scanner Kodak i1220 Plus
Le nouveau système de l'hôpital allie fonctions de numérisation des documents et fonctions de recherche dans les bases de données. Le scanner Kodak i1220 Plus a été choisi comme l'appareil autour duquel ce système s'articule. Le représentant de la société Holon nous explique pourquoi. « Ce scanner conçu par Kodak répond exactement aux besoins d'un système commercial, aussi bien au niveau des fonctions que des performances. Non seulement la numérisation est de qualité, rapide et fiable, mais le logiciel de numérisation est aussi très facile à utiliser. Il a également reçu d'excellentes notes lors des tests de validation effectués avant sa commercialisation. »
L'i1220 Plus est un scanner couleur recto verso équipé d'un chargeur automatique qui peut numériser à grande vitesse des documents de différents types. Il apporte une grande tranquillité d'esprit, y compris lorsque des examens sur des bouts de papier sont joints aux dossiers médicaux car les bourrages papier sont rares. Le fait qu'il soit équipé de la technologie de traitement d'image Perfect Page, une exclusivité Kodak, et que l'image soit toujours nette, contribue également à sa renommée. Un autre de ses avantages réside dans le fait que le scanner à plat A3 de Kodak, acheté en même temps, puisse numériser non seulement des documents au format A3 mais aussi des livrets trop épais pour le chargeur automatique.
Les fonctions de séparation des documents du logiciel de numérisation Kodak Capture Pro sont également très appréciées. Il peut en outre lire les codes-barres imprimés sur les formulaires, ainsi que séparer et stocker automatiquement le texte sous forme de fichiers individuels. L'hôpital imprime un code-barres contenant l'ID du patient et la date d'admission sur la couverture des dossiers médicaux, ce qui permet de stocker toutes les pages dans un fichier unique. Ainsi, même si plusieurs dossiers sont placés dans le chargeur automatique et sont numérisés en même temps, ces dossiers peuvent être séparés et conservés individuellement, ce qui améliore considérablement l'efficacité du processus. Le nom de fichier et le code-barres apparaissent tels quels, facilitant ainsi la récupération des données. Le système est également très facile à utiliser à partir d'un terminal de commande. Il suffit aux utilisateurs de cliquer sur un bouton de démarrage, sur l'écran du terminal, pour accéder à l'historique d'admission d'un patient et pour demander immédiatement les dossiers médicaux nécessaires. Si des notes sont ajoutées, la nouvelle numérisation remplace les données précédentes, ce qui garantit des dossiers toujours à jour. Le nouveau système a été mis en place en janvier 2011. M. Asami résume ainsi ses avantages : « Nous utilisons le système depuis six mois et nous avons déjà numérisé plus de 4 000 dossiers de patients hospitalisés. Le nombre de demandes de récupération de dossiers originaux a diminué de plus de 10 % depuis l'année dernière. Les jeunes médecins sont ceux qui utilisent le plus notre système. Son côté pratique est également très apprécié, notamment lors des conférences de cas, où les renseignements des dossiers médicaux peuvent être rapidement et facilement partagés en les projetant sur un écran. »
Une conférence de cas est une réunion au cours de laquelle des médecins, des infirmières et tout autre personnel médical discutent du traitement d'un patient en faisant référence à son dossier médical et à toute autre documentation. Grâce aux dossiers médicaux numérisés, il est possible d'afficher en plus grand leur contenu, à l'aide d'un projecteur, et de partager plus facilement les informations qu'ils contiennent.
Adoption du système WSS pour anticiper les problèmes à venir
M. Asami a désigné sous le nom de WSS (Web Summary View System, système d'affichage récapitulatif sur le Web) le nouveau système de l'hôpital. Lorsque la nouvelle aile sera prête, dans cinq ans, l'ensemble des dossiers médicaux sur papier aura été traité et les originaux n'auront plus besoin d'être récupérés. Dans le même temps, l'hôpital a également commencé à étudier la possibilité de mettre en place un système de dossiers médicaux électroniques à grande échelle. On pourrait penser que la mise en place d'un système de dossiers médicaux électroniques éliminerait les dossiers médicaux sur papier et que le système WSS n'aurait plus lieu d'être, mais ce n'est pas du tout le cas selon M. Asami :
« Supposons qu'un jour, les dossiers médicaux sur papier disparaissent, il y aura toujours des rapports d'examens pathologiques, des lettres de référence, des formulaires d'autorisation signés par les patients et d'autres documents papier importants. Nous pensons que le système WSS jouera réellement un rôle dans la numérisation de ces documents, ce que le système de documents médicaux électroniques ne pourra pleinement faire. »
L'hôpital de Yokohama Sakae Kyosai a fait preuve d'un incroyable sens de l'innovation en anticipant les problèmes à venir, tels que la coordination avec le système de documents médicaux électroniques. C'est peut-être ce sens de l'anticipation qui lui a permis de gagner la confiance des résidents locaux et de devenir l'un des principaux hôpitaux de la région.
