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Le bureau d'assurance Budar améliore l'accès aux documents tout en éliminant les trop nombreuses armoires de classement

Si personne ne se plaindra jamais d'avoir trop de soleil à Hawaï, Steve Budar a dû admettre que — même à Hawaï — trop de papier et d'armoires de classement peuvent être une véritable plaie. M. Budar, à la tête de Budar Group, agence Allstate Insurance installée à Kailua Kona, était confronté au foisonnement de sa base de données de documents imprimés. "A un certain point, nous avions deux rangées d'armoires de classement à quatre tiroirs", se souvient M. Budar, "et nous n'avions plus de place pour en ajouter". "Nous avons privilégié un système à double capacité pour tirer parti d'un espace d'archivage plus important, mais lui aussi a finalement été saturé."

M. Budar a alors compris que l'heure était venue d'opter pour un système de gestion des documents électronique.

Des milliers de documents à conserver pendant sept ans
Un bureau d'assurance de taille moyenne traite environ 20 000 documents par an : demandes d'intervention, conditions des polices, avis de renouvellement, demandes de remboursement ou encore déclarations de sinistre. En outre, la plupart de ces dossiers doivent être conservés pendant sept ans en vertu des réglementations gouvernementales. Certaines offres de couverture complémentaire doivent par ailleurs être archivées pendant des années afin de protéger la compagnie contre toute réclamation de responsabilité. Rien d'étonnant, dès lors, à ce qu'un tel volume remplisse rapidement de nombreuses armoires de classement. Le bureau de M. Budar, qui gère plus de 5 000 comptes professionnels et privés, génère et reçoit en outre beaucoup plus de documents qu'une agence type.

Une fois décidé à passer à un système de gestion des documents électronique, M. Budar a examiné différentes options conformes à la politique d'Allstate en matière de documents électroniques. DocSTAR, présenté par son fabricant comme "le système d'archivage électronique que les gens ont envie d'utiliser", figurait parmi ces options. M. Budar a été impressionné par les fonctionnalités et la convivialité du système. Il a donc décidé d'adopter DocSTAR, dont le déploiement a débuté en juin 2006.

Configuration et numérisation immédiates
Au bout d'une heure de formation par DocSTAR, les six employés de M. Budar étaient fin prêts à commencer la numérisation. "La courbe d'apprentissage est relativement courte", note M. Budar. "Tout s'est déroulé en douceur. A présent, une seule personne assure l'essentiel des tâches de numérisation, même si deux autres connaissent le système." Un employé du bureau consacre son temps à la numérisation des documents en cours dans le système, tout en traitant les anciennes archives. L'objectif est que tous les anciens fichiers soient numérisés dans le système d'ici février.

Les employés ont réservé un accueil enthousiaste au système électronique. "Nous sommes relativement calés en informatique et automatisés", précise M. Budar. "Ce système s'intègre dès lors parfaitement dans nos activités. Tout le monde en avait assez de la paperasserie, des armoires de classement, des documents mal classés et autres problèmes du même genre."

Un scanner KODAK i40 se situe en première ligne de la solution DocSTAR. "Nous le trouvons extrêmement convivial. Au début, j'ai plaisanté en disant qu'il semblait un peu petit pour faire tout le travail", admet M. Budar. "Mais il est très puissant et parfaitement à la hauteur de la tâche."

"Il nous est arrivé de l'utiliser pendant plusieurs heures d'affilée et n'avons eu que de rares bourrages papier. Je pense qu'il traite entre mille et deux mille documents par jour."

Une longue liste d'avantages
Interrogé sur l'impact du traitement électronique des documents sur les opérations de Budar Group, M. Budar ne tarit pas d'éloges :

• Accès rapide aux documents
• Recherche aisée des documents
• Possibilité d'envoyer très facilement un formulaire ou un document par courrier électronique aux clients
• Possibilité d'accès simultané au même document par plusieurs personnes
• Plus aucun document mal classé ou manquant
• Gain de temps grâce à la disparition d'étapes telles que la recherche d'un dossier, puis d'un document, la copie, l'envoi par fax puis le reclassement
• Possibilité d'effectuer une sauvegarde de sécurité en appuyant simplement sur un bouton (fonctionnalité du système DocSTAR)
• Récupération de l'espace précédemment occupé par les armoires de classement
• Sécurité de l'intégrité des documents, des copies de sauvegarde et de la protection des fichiers

"Tout compte fait, il existe d'autres avantages en termes d'économies", ajoute M. Budar. "Par exemple, le scanner ne consomme pas d'encre et de papier, contrairement à une photocopieuse, de sorte que nous avons pu réduire nos coûts en fournitures. Nous utilisons également moins de dossiers et d'étiquettes. Et les employés du bureau apprécient le fait de ne plus devoir insérer ces petites étiquettes dans les supports en plastique à fixer sur les dossiers. Grâce à ce système, nous sommes plus efficaces et nous avons pu améliorer notre service à la clientèle, déjà extrêmement performant."

La principale préoccupation de M. Budar est de savoir si le disque dur est suffisamment grand pour gérer un tel volume de données. "Mais c'est un problème qui peut être facilement résolu grâce à une mise à niveau", précise-t-il.

"Dans l'ensemble, ce système nous convient parfaitement. Et quel merveilleux petit appareil que ce scanner Kodak. Nous n'avons pas eu à faire appel au service technique. La capacité de ce scanner à fonctionner jour après jour et à traiter tout ce que nous lui donnons est tout simplement impressionnante."

A ce jour, trois autres agences Allstate installées à Hawaï ont acheté cette solution combinant le logiciel DocSTAR et un scanner KODAK i40. "Le bouche à oreille est la meilleure des publicités", reconnaît M. Budar. "Et je n'ai que du bien à dire à propos de cette solution et de tous ses avantages pour notre agence."