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PMSLIC gagne du temps et de l'espace grâce au système d'imagerie documentaire constitué de scanners Kodak

Il y a 10 ans, la compagnie d'assurance PMSLIC, l'un des principaux fournisseurs d'assurances à responsabilité professionnelle médicale auprès de plus de 5 000 médecins en Pennsylvanie et dans le Delaware, manquait de place.

Comme le rappelle Lisa Rowe, analyste en systèmes professionnels chez PMSLIC : « Nous devions impérativement opter pour une gestion documentaire numérique, même si au premier abord, cela consistait simplement à transférer les polices annulées et les déclarations clôturées dans un fichier électronique clos. »

Allègement de la charge

L'association Pennsylvania Medical Society a formé PMSLIC en 1978 alors que les assureurs commerciaux sortaient du marché. Elle cherchait à établir une entreprise qui offrirait au corps médical une source stable d'assurance à responsabilité professionnelle à long terme. Aujourd'hui, PMSLIC est la compagnie d'assurance à responsabilité professionnelle idéale pour les médecins qui exercent en Pennsylvanie.

En 2004, PMSLIC a déménagé ses bureaux à 24 kms d'Harrisburg à Mechanicsburg, en Pennsylvanie. L'espace de stockage de la nouvelle installation valait encore de l'or et l'entreprise ne souhaitait pas déplacer les tonnes de documents d'archive de ses services juridique, marketing et client.

« A ce moment-là, nous savions que notre entreprise grattait à peine la surface de ce que le stockage et les flux de production numériques pouvaient offrir. Ce n'est que quelques années plus tard, à l'installation de notre premier scanner KODAK i620, que nous avons pris conscience des gains de productivité conséquents et de la rentabilité que nous pouvions retirer de la gestion de contenu d'entreprise », explique Lisa Rowe.

Choix d'une solution pour des résultats bénéfiques

PMSLIC a choisi le système de gestion de contenu et de flux de production ImageRight de Vertafore pour répondre aux besoins d'assurance spécifiques de l'entreprise. Dans le cadre de la mise en œuvre de la solution ImageRight, deux scanners KODAK i620 ont été installés. Plus récemment, PMSLIC a ajouté des scanners KODAK i40 et KODAK i1440.

« Les scanners KODAK nous ont été recommandés en complément de la mise en œuvre de la solution ImageRight », indique Lisa Rowe. « La solution ImageRight est propre au secteur des assurances et nous sommes très satisfaits de l'expertise fournie par Vertafore et de l'évolution de notre solution de gestion du contenu en termes d'augmentation de la productivité, d'amélioration du flux de production et de réduction des coûts. Nous faisons confiance à Vertafore et à la solution ImageRight et avons estimé que s'ils pensaient que les scanners KODAK étaient parfaits pour nous, c'est qu'ils le seraient. Et cette confiance a été récompensée.»

Le système a rapidement généré des gains de productivité, se souvient Lisa Rowe. « Ce qui m'a le plus impressionnée avec ces scanners KODAK est l'alliance absolument incroyable entre rapidité et qualité. Bien que nous n'ayons pas réalisé un étude formelle de la productivité à ce jour, mes propres observations m'amènent à penser que notre entreprise est beaucoup plus rentable aujourd'hui qu'il y a trois ans. Nous sommes sur le point de lancer d'autres initiatives qui devraient encore augmenter les performances de notre flux de production. »

PMSLIC apprécie également les fonctionnalités avancées de traitement d'image des scanners KODAK qui réduisent l'intervention de l'utilisateur tout en permettant de gérer un grand volume de documents mixtes à une vitesse optimale.

Solutions en fonction du volume

A l'heure actuelle, tous les documents liés à des déclarations et toutes les factures sont numérisés et intégrés dans le flux de production via la solution ImageRight. En outre, toute la documentation et les communications associées aux polices actives sont également capturées. De plus, un nouveau scanner KODAK i40 a été installé au service des ressources humaines de PMSLIC afin de traiter les fichiers du personnel et d'autres documents confidentiels, tandis qu'un scanner KODAK i1440 a été récemment placé dans la salle du courrier afin de traiter le courrier quotidien.

« Les matinées sont extrêmement chargées lorsque le courrier du jour arrive et, généralement, nos scanners fonctionnent sans interruption pendant la première moitié de la journée », note Lisa Rowe. « C'est pourquoi il est si important que nos équipements de numérisation fonctionnent sans problème. Nous ne rencontrons jamais de problème de bourrage papier et nos scanners KODAK exigent très peu de maintenance. »

Plus aucune perte

Lisa Rowe reconnaît que les employés sont maintenant capables d'accomplir davantage de tâches chaque jour, puisque tout est disponible sur leur bureau électronique. Grâce à la solution ImageRight, plusieurs utilisateurs autorisés peuvent accéder simultanément au même fichier, le flux de production électronique réplique les processus métier de l'assureur et un nombre croissant de fonctions utiles de la solution ImageRight sont systématiquement mises en œuvre.

« Nous avons certainement mis fin à la recherche de fichiers perdus. Tous les documents sont désormais accessibles et consultables immédiatement ; nous pouvons même offrir un niveau de service client supérieur. Cet engagement à satisfaire nos clients a toujours été l'un des fondements de la réussite de notre entreprise. »