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Gibraltar Industries (Buffalo, New York, Etats-Unis) est l'un des principaux fabricants, transformateurs et distributeurs de métaux et autres matériaux techniques destinés aux marchés des matériaux de construction et de l'automobile, ainsi qu'à d'autres marchés industriels. Jusqu'il y a peu, l'entreprise était noyée sous la paperasserie, en particulier dans les services comptable et financier. Depuis 1993, Gibraltar a acheté 22 sociétés et possède désormais 73 sites dans 26 états américains, au Mexique et au Canada. Lors du rachat d'Air Vent en 2003, Gibraltar a découvert que cette entreprise utilisait une solution de gestion des fichiers automatique et innovante, le logiciel Cabinet NG, qui éliminait l'archivage papier à la plus grande satisfaction des employés et des clients. Cette solution a immédiatement séduit Rob Barton, qui a décidé d'en savoir plus.

Fabrication
"Air Vent utilisait le logiciel Cabinet NG depuis près de trois ans lorsque nous les avons rachetés", évoque Rob Barton. "Après quelques recherches, nous avons découvert que cette solution leur permettait de tout stocker au format électronique et d'accéder rapidement aux documents." Peu de temps après, Rob Barton et l'équipe de direction ont établi que le logiciel Cabinet NG, associé aux scanners KODAK i40, apporterait une réponse appropriée aux écrasants volumes de papier passant par les services comptable et financier de Gibraltar.

Cabinet NG, basée à Athens (Alabama, Etats-Unis), se présente comme "la seule solution de classement automatisé du marché de la gestion documentaire qui classe à mesure que les utilisateurs tapent". Grâce à l'environnement de classement à accès partagé SAFE (Shared Access Filing Environment, les entreprises telles que Gibraltar peuvent gérer de grands volumes de documents, optimiser leur flux de production, appliquer une politique de confidentialité et améliorer leur efficacité, sans devoir se frayer un chemin parmi des couloirs de classeurs.

C'est précisément la multiplication des armoires de classement qui préoccupait Rob Barton. "Lorsque nous devions retrouver le dossier d'un fournisseur donné, nous devions fouiller parmi les classeurs et les boîtes de rangement, et cela pouvait prendre beaucoup de temps", explique-t-il. "Maintenant, tout est archivé au format électronique. Plus de papier. Nous en tirons un avantage immédiat. Auparavant, nous imprimions des piles de registres et d'extraits de compte de plus d'un mètre de hauteur tous les mois. Désormais, nous n'avons plus besoin de ces copies papier." Aujourd'hui, l'archivage, la sauvegarde et la consultation des extraits de compte, des rapports sur les immobilisations et autres documents financiers s'effectuent rapidement et efficacement par voie électronique.

Etape un : scanners KODAK i40
Une numérisation productive est fondamentale au début du processus, et Rob Barton s'est fié aux recommandations de son représentant commercial Cabinet NG. "Celui-ci a suggéré le scanner KODAK i40 et après avoir vu ce qu'il pouvait faire, nous avons pensé qu'il était parfaitement adapté à nos besoins", explique M. Barton. "Nous sommes très satisfaits du débit et des fonctionnalités automatiques telles que le redressement et le recadrage car nous obtenons systématiquement des images d'excellente qualité". Certains de nos employés n'avaient jamais effectué ce genre d'opération auparavant mais, avec un minimum de formation, la productivité a immédiatement décollé". Parmi les principaux avantages du scanner, Rob Barton cite la technologie de gestion du papier robuste. "Il nous suffit de placer une pile de documents dans le chargeur automatique et de laisser le scanner agir. Il ne demande pas une attention permanente, et les erreurs d'alimentation ou les bourrages papier sont extrêmement rares", explique-t-il. Gibraltar numérise essentiellement des documents recto et recto-verso en noir et blanc. Rob Barton estime le volume mensuel numérisé à 2 000 documents au siège de Gibraltar mais prévoit des volumes considérablement plus élevés dans les autres bureaux. D'une capacité quotidienne nominale de 1 000 pages, les scanners KODAK i40 seront largement à la hauteur de la tâche.

"Nous sommes tellement satisfaits de nos scanners KODAK i40 que, dans moins d'un an, nous en aurons un dans chacune de nos principales agences", affirme Rob Barton. "Nous l'avons choisi comme scanner standard pour chacune de nos installations sur la base de notre expérience au siège."

Rob Barton loue la facilité d'utilisation et l'interface élégante des deux composants de la solution. "Le logiciel Cabinet NG et le scanner KODAK i40 sont intuitifs et conviviaux. Comme je l'ai dit, il s'agissait d'une nouvelle expérience pour certains de nos employés. Pourtant, avec un minimum de formation, ils ont rapidement constaté et apprécié les avantages de ce système. Tous ceux qui l'utilisent disent combien ils l'apprécient. Je dirais que notre niveau de satisfaction global est extrêmement élevé."

Optimisation des fonctionnalités système
Au cours des 12 prochains mois, Rob Barton espère déployer la solution KODAK i40/Cabinet NG sur 20 sites importants. Il souhaite d'ailleurs optimiser encore davantage les possibilités qu'elle offre. "Nous avons lancé une initiative visant à ajouter l'outil COLD-extract au logiciel Cabinet NG pour pouvoir extraire les rapports de notre plate-forme principale au niveau du siège et conserver la mise en page, garder les champs indexés, effectuer des requêtes, procéder à des tris, etc.", explique-t-il. Il voit également des avantages en termes de mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley. "Les exigences sont extrêmement strictes mais grâce à ce système, nous sommes en mesure de capturer les documents stratégiques aux formats papier et électronique tels que les e-mails, les formulaires, les mémos, les télécopies, les rapports, etc. Il nous procure les capacités de génération de rapports et de partage des informations qui sont nécessaires à l'heure actuelle."

"Nous étions déjà à la pointe de la technologie en ce qui concerne la transformation et la fabrication des produits en acier", se réjouit Rob Barton. "Mais aujourd'hui, l'association de Cabinet NG aux scanners Kodak nous permet de créer une dynamique et une innovation similaires afin d'accroître la productivité et de réaliser des économies dans notre service financier. Nous avons atteint un nouveau niveau d'efficacité et de sécurité, tirons parti de nouveaux avantages et avons réduit considérablement nos coûts de stockage et de papier. Cette solution a eu un impact positif sur chaque aspect de notre projet."