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Des piles de papier jauni aux contrats de location numériques

« En général, nous tenons à obtenir une qualité d’image optimale lors de la numérisation » Michael Raddatz, Administrateur système, Haus & Grund Kiel

La société de gestion immobilière Haus & Grund Kiel a décidé de numériser ses montagnes de papier grâce à une solution de numérisation puissante de Kodak

Ça n’arrête pas de numériser, huit heures par jour, mois après mois : jusqu’à tard dans l’année 2011, le scanner KODAK i4200 de la gestion immobilière Haus & Grund Kiel sera utilisé pour convertir quelques 50 000 contrats de location et de propriété du format papier au format numérique. Il s’agit évidemment d’une lourde tâche. Pour l’accomplir, ils ont recherché un scanner alliant vitesse, qualité et fiabilité avec une facilité de fonctionnement optimale. « Le scanner KODAK i4200 a entièrement répondu à ses exigences », affirme Michael Raddatz, administrateur système d’une entreprise de Kiel établie depuis longtemps.

Haus & Grund Kiel a plus de 135 ans d’expérience dans l’immobilier et la propriété foncière. L’entreprise a débuté avec une association immobilière pour la ville de Kiel et la zone environnante en 1873, qui a créé en 1932 son propre service de gestion des propriétés immobilières de ses membres. En 1954, ce service est devenu Haus & Grund Kiel Hausverwaltung, une société juridiquement constituée distincte. Aujourd’hui, environ 50 employés gèrent 9 000 appartements. Dans le cadre de la restructuration des tâches, il est depuis peu devenu nécessaire que les employés de différents services répartis entre plusieurs sites puissent accéder simultanément à un contrat de location ou de propriété, une tâche rendue impossible par l’utilisation des classeurs à dossier suspendu habituels. Dans ce contexte, il a été décidé de mettre en place un système de gestion de documents électronique. Au final, la solution ELOprofessional a été sélectionnée.

La question était de savoir comment transférer des milliers de vieux documents de manière efficace et rentable vers un nouveau système. Etant donné que la délocalisation aurait coûté trop cher, Michael Raddatz a présenté un échantillon de document au CeBIT et l’a utilisé pour un test en direct avec différents fabricants de scanners. « Une partie de notre documentation est très ancienne et une partie en piteux état. Les documents les plus anciens datent de 1964 », explique l’administrateur système. « C’est un méli-mélo de documents, allant du format carte postale à des documents surdimensionnés, certains sur du papier parchemin extrêmement jauni, des photos ou des autocollants Tesa. Chaque document comporte 100 à 200 pages. »

Des originaux de qualité extrêmement médiocre, mais extrêmement bien traités

Le personnel de Kodak a relevé le défi. La version démo du modèle i4000 présentée au stand CeBIT s’est avérée plus rapide que tous ses concurrents, s’adaptant mieux aux différents types de documents et offrant des résultats finaux de qualité supérieure. Le partenaire ELO Icon GmbH a également recommandé la technologie KODAK : « La série i4000 de KODAK est destinée aux entreprises de taille moyenne souhaitant numériser leur courrier entrant de manière productive et à moindre coût », déclare Matthias Rump de chez Icon qui a promu le système DMS ELOprofessional et la solution de numérisation chez Haus & Grund. « Associé au logiciel Capture Pro éprouvé, le nouveau scanner fonctionne efficacement dans de nombreuses configurations. » Des fonctions supplémentaires comme Smart Function permettent d’envoyer des documents numériques rien qu’en appuyant sur un bouton vers des destinations telles que des courriers électroniques, les applications de bureau, l’organisateur de réseaux et les serveurs Microsoft SharePoint.

Coûts de formation nuls

Entre mars et juin 2010, 3 500 des 8 500 documents de location ont déjà été numérisés par Haus & Grund. Cela a été rendu possible par six apprentis en particulier. Sans eux, il aurait été impossible d’effectuer une conversion de documents aussi étendue en si peu de temps. La convivialité du scanner i4200 les a aidés à accomplir cette tâche. Les apprentis ont été rapidement capables d’effectuer les opérations sans besoin d’aucune formation. Pour réduire leur quantité de travail, l’entreprise a temporairement employé des étudiants chargés de préparer les documents. Aujourd’hui, les apprentis se succèdent pour numériser les documents chaque jour.

« Il est important de bien trier les documents », explique Michael Raddatz. « Avant le processus de numérisation, toutes les pages doivent être alignées en haut et toute note adhésive doit être collée de manière à ce qu’aucun texte ne soit couvert. Une fois cette opération effectuée, les apprentis n’ont qu’à placer la pile de papier dans le chargeur et le scanner la pousse automatiquement à l’intérieur en l’espace de quelques minutes. Il arrive que d’autres scanners se chargent incorrectement lorsque de nombreuses notes Post-it sont jointes aux pages. Avec le scanner i4200, nous pouvons laisser les notes adhésives sur la page dans la plupart des cas et elles sont également numérisées. Les doubles alimentations, qui surviennent de temps en temps, sont mieux détectées que par les appareils concurrents », selon Michael Raddatz. A son avis, cette fonction ainsi que la capacité de capturer nettement même les documents de petite taille constituent les plus grands avantages du scanner i4200. Même si le scanner détecte occasionnellement des notes adhésives jointes à un papier A4 en tant que double alimentation, cette page est effacée, la note Post-it est collée au dos de la feuille et la page est numérisée de nouveau.

Reconnaissance optique des caractères et indexation avec le logiciel KODAK Capture Pro

Après la numérisation, le logiciel KODAK Capture Pro intégré lance la reconnaissance optique des caractères (OCR). Cela permettra ultérieurement d’effectuer des recherches en texte intégral dans les archives. La dernière version de Capture Pro est compatible avec MICROSOFT WINDOWS 7 et présente une fonctionnalité OCR améliorée ainsi que des fonctions d’importation et d’indexation automatiques d’images à partir d’autres sources. Le logiciel Capture Pro contient un modèle dans lequel les employés temporaires chargés de la numérisation saisissent le numéro du propriétaire ou de la propriété de chaque document en tant qu’index pour effectuer un tri par mot clé. Ce numéro est ensuite ajouté au nom de fichier du document pdf généré par Capture Pro et est transféré au système ELO pour les opérations ultérieures de traitement et d’archivage.

Après la numérisation, les documents anciens sont temporairement stockés dans des boîtes en carton. L’équipe de numérisation a utilisé une liste Excel pour répertorier les documents déjà numérisés ainsi que les boîtes où ils étaient classés au cas où des documents doivent être numérisés de nouveau. A moyen terme, Haus & Grund procèdera à un déchiquetage des documents papier.

Plus la qualité de numérisation est bonne, plus le traitement par DMS est facile

« En général, il nous importe d’obtenir une qualité d’image optimale lors de la numérisation », explique Michael Raddatz, « car plus la solution de numérisation est performante, plus le traitement futur de la des documents dans le système DMS sera facile ». Perfect Page, une technologie de traitement d’image développée par Kodak dont le scanner i4200 et tous les autres modèles de Kodak sont équipés, assure une qualité d’image ne nécessitant pas de réajustement manuel.

Après l’installation sur site du système par Icon GmbH, Kodak a continué à fournir une assistance au client pour optimiser le système pendant la suite du projet. « Nous avons entre autres recommandé de passer de la numérisation en échelle de gris à la numérisation pleine couleur », explique Godo Jessen, responsable grands comptes Document Imaging chez Kodak. La reconnaissance automatique des couleurs ne peut pas être utilisée pour certains motifs de photographie typiques, comme des traces d’humidité sur un mur blanc. D’un autre côté, le motif est difficile à voir avec l’échelle de gris. Une utilisation régulière de la reproduction des couleurs permet à Haus & Grund Kiel de diminuer légèrement la résolution de numérisation, ce qui résulte en une réduction moyenne de 2/3 de la taille. Les avantages en termes d’espace mémoire et de vitesse d’accès compensent largement la réduction minimale du taux de numérisation.

Aujourd’hui, la technologie DMS et le scanner i4200 de Kodak permettent à Haus & Grund d’améliorer leur procédure de travail et d’accélérer leur flux de données. Les propriétaires tirent parti du fait qu’aujourd’hui, l’employé qui s’occupe de leur cas peut accéder instantanément à la documentation requise si celle-ci existe déjà au format numérique. Une fois les 8 500 documents de location numérisés, le scanner Kodak sera utilisé pour numériser les quelques 40 000 documents de propriété, puis pour gérer progressivement tous les courriers entrants. Naturellement, les nouveaux documents reçus sont immédiatement numérisés. Si le fichier associé n’existe pas encore au format électronique, un nouveau fichier numérique est créé et rempli avec la correspondance actuelle avant que les anciens documents ne soient ajoutés ultérieurement. De manière générale, le projet pilote Kiel établit des normes compatibles avec le traitement efficace des documents chez la société de gestion immobilière Haus & Grund. Les autres associations nationales et locales de Haus & Grund suivront bientôt cet exemple réussi. Tous les participants du projet Kiel sont convaincus que ce sera le cas.