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Albyn Housing Society choisit la technologie du scanner Kodak i1420 pour gérer les candidatures du registre des logements des Highlands
Albyn Housing Society a installé un système de gestion électronique de documents (GEID) ScanLink et un scanner Kodak i1420 recto/verso pour gérer toute la documentation générée dans le cadre de l’attribution de logements locatifs abordables dans les Highlands écossais. La solution a été vendue par un revendeur d'Inverness, Solution X.
Capable de traiter jusqu’à 60 pages par minute, le Kodak i1420 traite quasiment toutes les tailles et formes de documents et offre la technologie d’imagerie Perfect Page de Kodak pour garantir la qualité supérieure des numérisations effectuées par l’équipe d’attribution d’Albyn Housing Society.
Albyn Housing Society gère plus de 2 000 immeubles locatifs et plus de 200 maisons en copropriété dans les Highlands en Ecosse, une région de la taille du Pays de Galles qui héberge quelques 218 000 personnes. Propriétaire agréé de logements sociaux fondé par le gouvernement écossais, des banques et des sociétés immobilières, cette association emploie 70 personnes. Son siège social se situe à Invergordon, à 40 kms au nord d'Inverness. Hébergeant actuellement plus de 2 000 foyers, Albyn Housing Society consacre plus de 31 millions d'euros à la construction de nouveaux logements et à la rénovation de propriétés dans son secteur.
En juin de cette année, tous les fournisseurs de logements abordables des Highlands écossais - à savoir cinq associations indépendantes d'aide au logement, dont Albyn, et le Highland Council - ont présenté un formulaire et un processus de demande de logement communs afin de rationaliser et de simplifier le processus de gestion des nombreuses demandes d'hébergement.
Robin Nairn, Directeur financier et informatique d'Albyn Housing Society, a déclaré : « Au total, environ 20 000 propriétés des Highlands sont gérées par les différentes associations et par le Council. Historiquement, chacune comportait son propre formulaire et ses listes d'attente, et une personne qui souhaitait une maison devait adresser sa demande auprès de six organisations différentes à l'aide de six formulaires différents. Aujourd'hui, il existe un processus et un formulaire, ce qui accroît considérablement l'efficacité. C'est positif pour chaque partie impliquée : nous, nos clients et nos partenaires. »
SITUATION
Association écossaise de logements locatifs sociaux et d'accession à la propriété qui utilise la technologie de numérisation Kodak pour accroître son efficacité. | OBJECTIF
Rationaliser le traitement des demandes et réduire le temps de réponse. | SOLUTION
1 scanner KODAK i1420. | COMMENTAIRES
« Nous avions besoin d'un scanner de qualité supérieure pour traiter le volume de papier car nos anciens scanners généraient souvent des bourrages papier. Le scanner Kodak i1420 a été commandé, livré et mis en route sans aucune complication. »
~ Robin Nairn, Albyn Housing Association, directeur financier et informatique |
Le scanner Kodak a été acheté en mars 2008 afin de gérer cette masse de papier. M. Nairm explique : « nous avions besoin d'un scanner de qualité supérieure pour traiter le volume de papier car nos anciens scanners généraient souvent des bourrages papier. Le scanner Kodak i1420 a été commandé, livré et mis en route sans aucune complication. »
Le scanner Kodak est utilisé par l'équipe d'attribution - le groupe chargé de l'évaluation des demandes - ce qui a considérablement accéléré le processus global de gestion de la liste d'attente. M. Nairn indique : « nous avons réduit de 25 % le temps d'attribution d'une propriété devenue vacante. »
Lorsqu'une personne ou une famille sollicite un logement abordable, nous l'évaluons à l'aide d'une grille de points, attribuant d'abord un logement à ceux qui obtiennent un certain nombre de points, selon divers critères tels que l'état de santé et la condition de logement actuelle (logement sûr ou non ou sans logement).
Albyn Housing Society utilise également le logiciel de gestion de documents ScanLink de DataImage Software Limited pour gérer tous les documents associés à son portefeuille immobilier. Déployé en septembre 2007, ScanLink contient une interface utilisateur de type Microsoft Windows et est simple d'utilisation, permettant au personnel d'attribution de numériser des documents et de les enregistrer dans des classeurs virtuels après l'indexation des informations.
M. Nairn explique : « lors de la rénovation de notre siège social, nous en avons profité pour installer ScanLink afin de nous débarrasser des 40 à 50 classeurs qui encombraient le bureau. »
Le volume de papier généré par l'équipe d'entretien des propriétés et d'aide au logement d'Albyn est considérable et comprend : correspondance avec les locataires, formulaires de demande, informations sur l'entretien et la location, rapports médicaux et nombre de points obtenu par les locataires.
Le logiciel de gestion de documents produit l'efficacité que l'association espérait et sera, par la suite, utilisé par les autres équipes de l'organisation. M. Nairn indique : « notre équipe de développement qui acquiert des terrains et construit des maisons va bientôt utiliser ScanLink pour gérer tous les documents générés tels que les demandes d'aménagement, les dessins des architectes et la correspondance avec les entrepreneurs. Il en sera de même pour nos collaborateurs qui gèrent des documents concernant les RH, la santé et la sécurité, les comptes-rendus de réunion et la correspondance générale. »