Londres, Royaume-Uni,20 décembre 2011 - Kodak (NYSE : EK) a annoncé aujourd’hui qu’Exxaro, un groupe minier sud-africain, vient d’acquérir des scanners réseau Scan Station 500 et le logiciel Capture Pro Software Auto Import Edition pour prendre en charge la mise en œuvre d’un système stratégique de gestion de documents électroniques (EDMS) dans sa division Namakwa Sands. Le revendeur Kodak, CSX, basé à Sandton en Afrique du Sud, a été sélectionné en tant que partenaire clé de la mise en œuvre.

Grâce à Microsoft SharePoint 2010, l’initiative créera un système unique de gestion de documents consolidés pour permettre le partage des connaissances, fournir un accès aisé aux informations sur plusieurs sites, promouvoir une bonne pratique et assurer une conformité légale quant à la conservation de documents, à l’accès et à la sécurité.

Exxaro est un groupe exploitant différentes ressources naturelles, dont le portefeuille de produits va du charbon aux sables minéraux, en passant par des métaux de base et du minerai de fer, avec des activités en Afrique du Sud, en Australie, en Namibie et en Chine. Classée troisième plus grande exploitation de sables minéraux au monde, l’entreprise Namakwa Sands d’Exxaro extrait du rutile et de l’ilménite (utilisée dans la fabrication de titane et de fonte brute), ainsi que du zircon (habituellement utilisé dans les industries chimiques et céramiques).

« Nous avons trois sites principaux sur la côte ouest de l’Afrique du Sud¹ qui se trouvent à environ 320 km l’un de l’autre », explique Dirk Short, l’ingénieur informatique de Namakwa Sands. « Nos liens WAN sont excellents, mais la collaboration au niveau de document était tout de même limitée, la duplication était banale et les normes n’étaient pas au point au sein de l’entreprise, quant aux conventions d’appellation des documents et au contrôle. Le projet consiste à rassembler tout le monde et à créer un système permettant de traiter tous les documents tels que les rapports, les manuels d’ingénierie et d’innombrables documents de bureau et financiers. »

Ce procédé est particulièrement important en Afrique du Sud (et dans une exploitation minière), car la conservation des documents et les règles de conformité sont complexes et les documents doivent être conservés très longtemps (par exemple, sept ans pour les factures et les bons de commande et 15 ans pour les dossiers personnels et médicaux à compter de la date de départ d’un employé). Les dessins techniques et les plans des mines doivent être conservés sur toute la durée de vie de l’exploitation minière.

L’équipe responsable du projet a consulté deux cabinets d’avocats, Base Inc. et Mostert Opperman, qui l’ont informé des durées de conservation pour les documents spécifiques afin que ceux-ci soient programmés dans Microsoft SharePoint.

Par ailleurs, les employés travaillant sur tous les sites ont été interrogés sur la manière dont ils utilisent les informations, les documents créés et la transmission des documents au sein de l’entreprise. Ce procédé a permis d’établir une taxonomie de documents et de créer une structure d’indice à tous les niveaux de la société, avec des métadonnées standard.et des conventions d’appellation, et destinée à faciliter les recherches et les extractions ultérieures.

Pour que Microsoft SharePoint soit efficacement rempli, l’équipe a voulu déployer des scanners faciles à utiliser et nécessitant très peu d’interventions de l’utilisateur. Les scanners réseau KODAK Scan Station 500 ont été choisis pour leur robustesse, leur compacité et leur capacité de fournir une administration centralisée (un critère très important étant donné l’existence des trois sites) ainsi que pour leur écran tactile convivial pouvant être configuré afin de guider les choix de l’utilisateur.

M. Short affirme : « Nous avons établi des règles par type de document et par département, afin de faciliter l’importation de documents par le biais du logiciel Capture Pro Software Auto Import Edition, de réduire l’intervention du personnel et de complètement automatiser l’accès aux informations dans SharePoint. Le personnel charge des documents et touche les icônes sur l’écran pour que le document soit enregistré instantanément dans le dossier correspondant avec les métadonnées créées dans les colonnes SharePoint appropriées. Capture Pro, quant à lui, est un outil puissant permettant de traiter et de rationaliser des documents papier et des données connexes dans SharePoint et les rend faciles à retrouver et à traiter. »

Namakwa Sands utilise la reconnaissance OCR du logiciel Capture Pro Software pour convertir les documents en PDF indexables et importer automatiquement certains documents financiers dans son système ERP Mincom Ellipse.

Divers départements, dont les ressources humaines, l’ingénierie, la chaîne logistique, la formation et la qualité ISO, ainsi que l’exploitation minière, les laboratoires, la production, la finance, le marketing et la gestion des risques, ont mis en place des postes de numérisation Scan Station 500.

Namakwa Sands emploie non seulement un prestataire de service tiers pour réaliser certaines numérisations, mais elle a également acquis trois scanners de groupe de travail Kodak i1220 et trois scanners départementaux i160, capables de gérer du papier au format A3, pour une numérisation à haute vitesse des documents déjà archivés.

Etant donné que l’entreprise a entamé une exploitation minière à ciel ouvert et en surface en 1994, l’équipe responsable du projet doit numériser les dossiers personnels d’environ 3 000 employés, des milliers de bons de commande archivés (y compris les correspondances associées telles que les devis) et 1 200 manuels d’ingénierie contenant chacun entre 100 à 200 pages pour le matériel lourd utilisé.

En tant qu’activité fonctionnant sur plusieurs sites 24h/24 et 7j/7, par expérience, il y avait toujours un risque de pages manquantes si les techniciens emportaient les manuels sur le terrain pour réparer un équipement. Grâce au nouveau système EDMS, ils peuvent désormais chercher la section souhaitée à l’écran, trouver rapidement des réponses et imprimer la page appropriée.

Le logiciel SharePoint fonctionne sur des serveurs HP flexibles qui se trouvent dans le centre de données de Namakwa Sands à Saldanah. Étant donné que tout le personnel accède au système par Internet, une solution Riverbed a été intégrée pour optimiser le trafic WAN dans le but d’améliorer le réseau et, par conséquent, les performances de l’application.

La société s’est rapidement rendu compte des avantages du nouveau système EDMS. L’accès aux informations est bien plus rapide, la productivité du personnel s’est améliorée, les règles de conformité ont été respectées et le partage des connaissances au sein de la société a été rationalisé. « La sécurité des informations a également été améliorée. Par exemple, il n’est plus nécessaire de transporter les dossiers personnels de site en site comme auparavant. Les gestionnaires agréés n’ont qu’à saisir le numéro d’identification d’un employé et l’accès est immédiat », ajoute M. Short.

Dans ses commentaires sur leur relation avec le revendeur CSX, M. Short a conclu : « Notre expérience a été brillante. CSX nous a aidés sur tous les problèmes que nous avons rencontrés et l’assistance technique a été formidable. »

« Nos scanners Scan Station 500 sont parfaits pour les sociétés qui souhaitent mettre en œuvre une solution de numérisation d’entreprise, couplée avec l’intelligence du logiciel Capture Pro Software Auto Import Edition, afin de créer la solution idéale à travers plusieurs sites pour les travailleurs qui nécessitent toutes les commodités de la gestion et du contrôle centralisé de documents et de la capture de données. Avec l’aide de Microsoft SharePoint 2010, nous aidons les activités à exploiter les données utiles contenues dans des documents papier pour améliorer la collaboration, la productivité et la conformité », a déclaré David Stephens, directeur des ventes Kodak pour l’Afrique du Sud.

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L’imagerie documentaire Kodak permet aux clients de collecter et d’utiliser les données précieuses des documents électroniques et papiers. Nos solutions d’imagerie documentaire comprennent des scanners et des logiciels d’acquisition primés, ainsi qu’une assistance technique et un support inégalés sur le marché. Qu’il s’agisse de petits bureaux ou d’entreprises internationales, Kodak dispose de la solution idéale pour fournir à votre entreprise les informations dont elle a besoin.

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