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Oando choisit les scanners réseau de Kodak pour améliorer l’accès à l’information

Le fournisseur autochtone d’énergie intégrée leader au Nigeria a installé 20 scanners réseau KODAK Scan Station autonomes, le logiciel de capture de documents NSi AutoStore et Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour automatiser tout le processus de gestion et de stockage des documents pour l’ensemble du groupe.

Le système de gestion de documents électroniques (EDMS) permettra d’améliorer la gestion des connaissances et le partage des informations, de faciliter la récupération rapide des documents, d’augmenter l’efficacité organisationnelle et enfin, de réduire les coûts associés à la gestion et au stockage des documents.

La solution a été fournie par un partenaire de Kodak, Officetron, basé à Lagos, dans le cadre d’un accord d’un montant d’un million de dollars (736 300 €) comprenant également l’achat de serveurs supplémentaires, l’installation d’un réseau de stockage SAN CEM de 35 To et la gestion d’une archive physique à Lagos et Kaduna.

Le plus grand groupe d’énergie intégrée de l’Afrique sub-saharienne, Oando, connaît une croissance rapide avec une augmentation de ses recettes de plus de 57 % chaque année depuis 2004.

Avec plus de 1 000 employés, la société dispose de divisions opérationnelles clés au sein du groupe englobant les opérations en amont, en aval et médianes. Cela inclut la prospection et la production, les services énergétiques, le gaz et l’électricité, le raffinage, l’alimentation et le négoce ainsi que la commercialisation (vente au détail).

Oando a acheté 12 scanners réseau multifonction KODAK Scan Station 500 ainsi que trois modules de numérisation à plat A3. Les scanners sont dotés d'écrans LCD tactiles de 8" en mesure de capturer simultanément, recto-verso, des documents et ce, jusqu'à 30 pages par minute, soit 3 000 pages par jour. Ces scanners viennent s'ajouter aux huit scanners KODAK Scan Station 100 existants.

« Avant d’installer un EDMS, le partage des informations au sein du groupe constituait un véritable défi : le stockage et la gestion des documents physiques représentaient une tâche herculéenne », indique Emeka Uchendi, directeur du département informatique d’Oando Plc.

L’un des principaux éléments moteurs à la mise en œuvre d’une solution EDMS était de permettre à Oando d’assurer le suivi et de gérer la création des documents et archives tout au long de leur cycle de vie.

Oando a entrepris un processus de sélection minutieux pour choisir la solution de numérisation la plus appropriée parmi celles proposées par deux sociétés triées sur le volet. Après avoir étudié les spécifications techniques, parlé avec d’autres utilisateurs finaux au Nigéria et évalué les références et l’expertise des fournisseurs, Oando a privilégié Kodak à son principal concurrent en raison de ses compétences techniques supérieures.

Les scanners réseau KODAK Scan Station ont été installés au sein de chaque département. Victor Ajufoh-Obi, Directeur marketing et développement de la clientèle, Officetron, explique : « Oando recherchait un équipement autonome afin que le personnel de chaque département puisse, en toute simplicité, numériser les documents dans le serveur SharePoint via des portails aussi rapidement et efficacement que possible. NSi AutoStore est chargé sur chaque machine et l'écran adapté à chaque département. Ainsi, une personne travaillant par exemple dans le secteur de la vente dispose uniquement de droits d'accès au portail des ventes et peut uniquement charger des documents à cet emplacement. Et la situation est la même au sein de tous les départements. »

NSi AutoStore capture les documents localement à l'aide d'images transmises à Microsoft SharePoint via les portails établis avant de les stocker sur le réseau de stockage SAN CEM situé au département informatique centralisé d'Oando.

Les employés ont trouvé les appareils KODAK Scan Station très simple d'utilisation grâce à de nombreuses fonctions innovantes. Par exemple, le KODAK Scan Station 500 est le premier et unique scanner a disposer d'une fonction d'attachement vocal permettant au personnel d'Oando d'envoyer des messages vocaux utiles contenant des instructions sur les documents qu'ils sont en train de numériser simplement en y attachant un fichier WAV.

« Aujourd'hui, nous disposons d'une solution de classe mondiale pour la gestion de documents et de contenu et d'une source unique d'information pour chaque document », conclut Emeka Uchendi.

Ainsi les employés au sein de l'entreprise ont pu réduire considérablement l'envoi d'e-mails avec des documents en pièce jointe, avec pour résultat une économie de stockage de près de 40 %.

À l'avenir, Oando tirera profit des avantages qu'offrent les fonctions de flux de production des logiciels NSi AutoStore et SharePoint pour router les documents tels que les demandes de frais aux personnes appropriées pour approbation. De même, Oando prévoit de numériser ses deux centres d’archives physiques afin que les documents soient disponibles électroniquement. Ce projet devrait être terminé en 2010.

Victor Ajufoh-Obi ajoute : « Nous voyons de plus en plus d'entreprises utiliser EDMS au Nigéria et Oando est l'un des pionniers dans ce domaine. Pendant plus d'un an, nous avons travaillé en étroite collaboration avec eux pour leur apporter notre savoir et notre expertise afin qu'ils rentabilisent au mieux leur investissement en matière de technologie de gestion des documents. Ce projet a connu un succès retentissant. »