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Mountain West Financial 導入進階的成像系統，採用 Kodak Capture Pro 軟體和 Kodak 掃描機
位於加州雷德蘭市的 Mountain West Financial, Inc. 是一家提供全方位服務、私人持有的貸款銀行，需要處理大量的書面文件。 由於每一項貸款的書面文件介於 500 到 1,000 頁，Mountain West Financial 團隊每天處理超過 12,000 份文件。
其現有的流程既耗時且費力，因為所有文件都必須在公司內部人工排序。 部分文件具有條碼，但許多文件卻沒有，這表示員工必須找出這些文件、貼上本身的標籤，然後編製索引及堆疊這些文件。 因為文件類型有 225 種以上，這項工作一點也不輕鬆。
Susan Hartsock 是 Mountain West Financial 的資訊技術協調者，她認為應該有更好的方法。 「我們一直在尋找可自動識別文件，而不需人工處理的擷取解決方案。」Hartsock 表示， 「我們對現有的解決方案並不滿意，我們希望整個流程更順暢且更有效率。」
尋找更聰明的解決方案元件
實驗過其他兩個解決方案之後，Mountain West Financial 找到理想的 Kodak 掃描機、 Kodak Capture Pro 軟體及 Ephesoft Mailroom Automation 軟體組合。 該公司目前使用兩台 Kodak Ngenuity 9125 掃描機、一台 Kodak i1420 掃描機和一台 Tru-per 3600 掃描機，上述機器皆由 Kodak 服務與支援提供支援。
這些掃描機使用 Kodak Capture Pro 軟體，快速且有效地將文件送至系統。 包含條碼的數位檔案會自動傳送至適當的位置，不含條碼的文件則推入 Ephesoft 軟體進行識別與處理。 Ephesoft 軟體會讀取頁面的每個句子，並使用句子的字詞和順序來識別文件類型。 這個方式獨一無二，並且特別符合 Mountain West 的需求。
情景
Mountain West Financial, Inc. 每天要排序、編製索引及掃描超過 12,000 份文件，並將這些文件儲存於個人的貸款檔案。 他們現有的影像解決方案欠缺所需的自動化和生產力功能。 | 目標
自動化與先進的影像程序；降低準備掃描時對文件進行排序和放置條碼所花費的時間與心力。 | 解決方案
結合 Kodak Capture Pro 軟體和 Ephesoft Mailroom Automation 軟體，以及兩台 Kodak Ngenuity 9125 掃描機、一台 Kodak i1420 掃描機，和一台 Tru-per 3600 掃描機，上述機器皆由 Kodak 服務與支援提供支援。 | 意見
「這項解決方案幫助我們節省時間、人力、金錢，甚至是樹木，因為我們現在不必在每份文件上貼上標籤。 這個解決方案非常直觀，而因為它快速且可靠，讓我們的使用者非常滿意。」
– Mountain West Financial, Inc. 的資訊技術協調者 Susan Hartsock |
「 Kodak 與 Ephesoft 是完美的產品組合。 藉由使用 Kodak 掃描機和軟體來識別 包含條碼的文件，而只將不明的文件推送至 Ephesoft，我們可以用一項產品的價格便可以完成兩件事：將 OCR 伺服器引擎的使用降到最低，同時盡可能使用掃描機擷取軟體」，Steve MacWilliams 說道。他是 DocuSource 的資深副總裁，DocuSource 是向 Mountain West Financial 推薦此解決方案的 Kodak 文件影像產品授權經銷商。 「其他解決方案會將所有文件推送至單一伺服器進行循序處理，我們的解決方案則是並行的，對這個客戶而言，是極經濟實惠的解決方案。」
順暢且省時的安裝和導入
安裝此進階解決方案很簡單，因為 Kodak 和 Ephesoft 產品的設定極為簡單明瞭。
「這是我們最佳的安裝作業之一：速度優越、安裝和設定簡潔明瞭，且 Kodak Capture Pro 軟體非常容易整合，」MacWilliams 表示， 「它的設計極為健全，並適用於各種掃描機。」
Hartsock 也同意這點，「我們使用先前的解決方案時，約需四到七小時才能安裝工作站。 利用 Kodak，大約只需要五分鐘！」
這也加速了導入排程，包括從開發、採購到設定軟體。 Ephesoft 的 CEO Don Field 補充， 「169 種文件類型的原始設定只需要不到一天的時間。」 「使用對的軟體絕對可以事半功倍，而且這個系統非常穩定。 讓 Mountain West Financial、Kodak 和 Ephesoft 都各蒙其利。」
Hartsock 現在發現她能輕鬆地自行建立新文件類型，這在貸款業中十分重要，因為法規和表單一直在變動。
Kodak 服務與支援的好口碑
Mountain West Financial 已經擁有其他的 Kodak 掃描機，因此他們很熟悉，也很滿意 Kodak 服務與支援。
Hartsock 表示，「我每次打電話都有線上的服務人員接聽，並立即給予協助。」 她比較 Kodak 與先前的廠商，「當我打電話聯絡時，我必須在所有不同的 部門之間轉接，最後得到的答案一定是要我重新安裝工作站。 之後我發現，重新安裝工作站確實比撥打支援專線還要容易！」
該公司的掃描機迄今尚未發生任何問題，而且員工也發現 Kodak Capture Pro 軟體很容易使用。 他們已將四名準備文件的全職人員和兩名掃描文件的人員，縮編為只要兩名掃描機操作員。 這精簡了 66% 的人力。
結論：成像系統優勢
Mountain West Financial 對其文件管理解決方案的成效相當滿意。 掃描機作業員報告的準確度高達 95%，且 Kodak 的完美頁面技術可產生卓越的影像品質，以及自動加強其文件的影像，這些也著實讓他們歡喜雀躍。 以往需要重新掃描及人工改良文件，這在當時是不錯的作法，但卻是複雜且耗時的程序。
談到所節省的成本，Hartsock 也異常激動，「這項解決方案幫助我們節省時間、人力、金錢，甚至是樹木，因為我們現在不必在每份文件上貼上標籤。 這個解決方案非常直觀，而因為它快速且可靠，讓我們的使用者非常滿意。」
由於人力大幅縮減，因此 Hartsock 預期整個解決方案的投資會在 六個月內回收。 最後，她希望零售分行和仲介商也一同加入，協助達成更貼近無紙流程的目標。 「採用這項解決方案是我們的重大變革之舉。 我們正朝向無紙工作流程邁進，並積極地將掃描納入流程。 此舉將產生極正面的影響。」
MacWilliams 作出結論，「由於減少了其他軟體產品的年維護成本，也相對降低了團隊時間與人力，因此客戶都為其投資報酬率所吸引。」