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拉波特縣緩刑局使用柯達 i1320 增強版掃瞄機的內容管理系統功能，節省了時間、金錢，而且還少走「階梯」

四名緩刑官。一名兼職與兩名全職秘書。一次大約需監管 800 人。2000 至 2008 年間有 47, 792 名緩刑者。平均每人有一份 82 頁的檔案。記錄共達 3,918,944 頁。

這些是印第安那州拉波特縣高等法院首席緩刑官 Steve Eyrick 需要處理的統計資料和數量。很明顯他的工作任務還不僅限於處理文件。他為被控犯有輕罪和第 4 級重罪的當事人提供指導，他與他的職員協助這些人，讓他們的生活有所好轉。（Eyrick 最近因工作表現異常出色，而榮獲 2009「Order of Augustus」，這是一項由緩刑官諮詢委員會頒發給印第安那州緩刑官的年度獎項，獲獎者都是秉承美國緩刑制度之父 John Augustus 的理念與智慧做出個人貢獻的官員。）

然而，不難看到，在轉換到電子內容管理系統之前，Eyrick 及其職員如何在多達 80 個保險箱裡裝滿各類記錄。「我們舊警署的地下室有一個小房間裝滿了保險箱，因為我們必須依法將各種記錄保留 7 年。我們花大量時間搜尋檔案，在這個過程中效率確實不高」，Eyrick 談道。「坦白說，我的辦公室在三樓，因此我必須下三段樓梯到警署，然後再下另一樓到監獄，然後沿原路上樓折回。拷貝我需要的內容 … 接著再往返同樣的路線。效率低下，而且讓人疲倦不已，這一點都不誇張。階梯太多了！」

在拉波特縣緩刑局與 Bolt Document Management 簽約，並實作 Laserfiche 文件管理系統後，所有緩刑相關的外勤工作因此告終。

將資料轉換成重要的資訊

這個精簡、無紙系統的前端配備 4 台柯達 i1320 增強版掃瞄機，用於擷取大量的文件：法庭檔案、警署及逮捕報告、信函、處理及程式文件、社群服務記錄等等。「得益於柯達 i1320 增強版掃瞄機的快速運作，我們才能彌補幾乎所有舊文件，而且 2010 年是我們實現「無紙」的一年」，Eyrick 說道。「影像品質卓越。我們 OCR 每一頁、每一個單字；現在我們可以使用此資訊提取關鍵資料，以查看圖案、找出關聯，以及進行其他重要分析。」i1320 增強版掃瞄機能夠完美處理兩部分 NCR 表單，而且不會卡紙或錯誤進紙，緩刑局操作掃瞄機的兩名秘書對其評價頗高。（之前的成像系統使用另一家製造商的掃瞄機，等級較低、且使用壽命短，而且 NCR 表單經常會懸吊在這些機器上。）

採用該系統後，操作員很快達到新柯達掃瞄機的速度。在過去，緩刑局使用其他掃瞄機及光學磁碟儲存系統（已經過時）。雖然內容管理概念本質上相同，但是，柯達 i1320 增強版掃瞄機的友好使用者介面和快速學習曲線讓實作過程更快且無痛苦可言。

節省時間、金錢和儲存空間

自從 2009 年採用柯達掃瞄機的全新文件管理系統和 Laserfiche 文件管理系統後，緩刑局取得一些重大成效。第一點當屬效率大幅提高，因為員工現在可以即時從高度整齊規劃的 Laserfiche 內容存放庫中找出緩刑記錄。「我覺得能夠同時存取是一項重要優勢」，Eyrick 稱讚道，「我們中的兩個人可以同時查看相同的資訊，過去還要觀察誰在使用檔案並進行追蹤，現在這個問題已不復存在。此外，我們可以讓職員空出時間做更多卓有成效的工作，而且我們中的任何人都不必再不辭勞苦於地在地下室與辦公室之間來回輾轉。」

再者，也節省了大量空間和成本，因為掃瞄舊記錄可讓緩刑局銷毀成千上萬的舊文件，並將儲存空間留給法庭書記員，他們不由對今日整潔的房間嘖嘖稱是。而且增強了文件保護，有助於確保每一位當事人的隱私，簡化與此資訊利害關係人一方共用文件的程序，而且可以更快地收集案例所需的所有資料。

整合是一個精簡的過程，因為 Bolt Document Management 經由其 BOLT 橋接軟體將緩刑局的案例管理系統與i Laserfiche 整合。現在，緩刑官可以在檢視資料庫中的案例資訊時，快速存取當事人的檔案。緩刑局還可以經由 BOLT 橋接軟體 — 為不同掃瞄工作的不同設定檔設定 — 更有效率的名稱、索引及例行文件。

積極的成效與體驗

「我們對此系統的滿意度極高」，Eyrick 誇讚道。“我們的柯達掃瞄機與 Laserfiche 文件管理系統及 BOLT 橋接軟體配合工作的方式幾近完美。我們所達到的生產量、加上節省的空間與金錢，實在令人折服且頗有價值。」

談話結束時，Eyrick 還講述了前些天柯達服務與支援人員帶給他的積極體驗。「我們訂購了另一台 i1320 增強版掃瞄機，等到送來我們插上電源後，它卻不運作。我打電話給柯達服務與支援人員，他們回應說將運送一台新的掃瞄機來。次日下午，我的辦公室已經放著一台新的 i1320 增強版掃瞄機。」