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日本順天堂大學浦安醫院 - 將各種紙本醫療記錄數位化，可大幅節省空間；更新可讓資料管理進行得更加快速、準確。
日本順天堂大學浦安醫院在浦安市的盛情邀請下，於 1984 年創立，為區域綜合醫院。 浦安醫院為大學附屬醫院，致力於實踐順天堂大學校訓：「由於每個人都是彼此相互依存的個體，因此對他人付出關懷和照顧，正是提供醫療服務的道德真諦。」 2011 年 3 月，這家醫院購買了 Kodak i4200 文件掃描機 ，希望將醫療記錄數位化，藉此節省儲存空間。 我們訪問了下列工作人員，包括醫療記錄部門的主管佐藤邦子 (Kuniko Satoh)、負責採購的部門職員新井奈恵子 (Naeko Arai)、負責全程記錄紙本醫療記錄實際工作的北原麻子 (Asako Kitahara)，以及負責銷售並部署這套系統的 Keiyo Electron Industry Inc. (總部：東京江戸川區；http://www.karteviewer.com) 總裁佐佐木寶生 (Hosho Sasaki)。
將紙本記錄數位化可以節省空間，而且可作為長期儲存。
我們購買 i4200 是為了將醫療記錄部門的紙本醫療記錄數位化，這個部門管理了醫院所有住院和門診患者的醫療記錄和底片。 「截至 2003 年為止，我們已透過 Kodak DS3590C 彩色掃描機將所有紙本記錄數位化。我們從 2002 年開始便使用這台機器，直到 2010 年，」佐藤 (Satoh) 女士表示。 「除了住院和門診病患記錄的基本管理外，由於這是一所大學附屬醫院，醫生們在準備會議文件的同時常需要參考醫療記錄。 如果我們全面採用紙本記錄， 
儲存空間一定不足，但是，幸好有數位化方式，我們不再像 1984 年醫院剛開幕時，需要那麼多空間儲存住院病患的記錄。 如果我們沒買 DS3590C，肯定會放棄數位化的想法。 這就是 DS3590C 的革命性開發成果。 我們汰換這台機器時，總共掃描了 95,090 筆記錄。」佐藤 (Satoh) 女士曾參與 DS3590C 和新機器 i4200 的採購。 DS3590 在這九年間使用期間運作順暢，但是因為廠商可以提供的維修期即將結束，當時又推出了新機器 i4200，加上系統伺服器本身已老舊，經常連線失敗，因此部門決定購買新機器。
這是一套值得信賴的系統，能靈活回應與醫療記錄相關的常見問題，同時也是一套廣泛支援系統，而這些都構成了決定性的因素
許多公司都有製造文件掃描機，但 Kodak 再次成為本部門的首選。 佐藤 (Satoh) 女士表示：「我們這次研究了三家公司的掃描機，但由於我們已經習慣在 Kodak 掃描機上輸入資料，而這樣的熟悉感給我們值得信賴的感受。」 「單一病患的醫療記錄可能包含多種大小和厚度的紙張，某些紙張上可能還黏附其他紙張，只有 Kodak 掃描機可以處理這種情況。 Keiyo Electron 協助我們使用 DS3590C 將記錄轉為新格式的經驗，也是主要因素。」佐佐木 (Sasaki) 先生表示， 
「我們推薦大家使用 Kodak i4200，因為我們認為實際從事掃描工作的人員，在使用最接近自己原先使用的功能時，感到最得心應手。 這台機器幾乎不會卡紙，而且支援服務也是重要因素。」確實，我們選擇 i4200 有部分是因為部門對於 Kodak 提供的服務感到滿意，他們從來不曾妨礙醫院順暢運作；支援人員永遠都會回電瞭解情況，或者當晚就立刻趕來處理錯誤；他們也能妥善回應醫院提出的要求。
更快速、準確，提供更好的處理功能
QR 條碼讀取器可進一步提升可用性
醫院會向醫生收集手寫醫療記錄，然後送往醫療記錄部門，讓這些醫療記錄存放在架上。 接著由北原 (Kitahara) 女士核對清單檢查記錄，預先處理後再成批輸入資料，接著依年份排序將資料數位化。 北原 (Kitahara) 女士表示：「上一台機器，掃描前要自己根據紙張品質和大小設定作業模式，但新機器快多了。 如果您的預先處理正確無誤，掃描處理的速度幾乎是先前的兩倍。 我很習慣新機器的準確度和速度。」
佐藤 (Satoh) 女士表示：「使用上一台機器，我們大約需要一年的時間才能輸入 18 個月的記錄，但現在我們只需要一年的時間就能完成兩年的記錄。」 掃描機用於自動處理工作的 QR 條碼功能也運作順暢。 LED 指示燈也代表影像品質清晰銳利。 QR 條碼讀取是今年三月引進的新功能， 可以自動記錄病患 ID 及他們入院的次數，而這項資訊在過去都必須手動輸入。 伴隨掃描機的更換，醫院也一併將應用程式軟體更換為 Kodak Capture Pro 軟體。 這項更換有助於提升可用性，可以更快找到所需的頁面，也使得一般操作更加方便。 「瀏覽器畫面也更容易使用。 目標記錄和縮圖會同時顯示，方便醫生查看所需查詢的頁面，系統的操作方式也很直覺，」新井 (Arai) 女士表示。
提供永不間斷、全年無休的送貨和維修服務，打造深厚的信任關係
「事實上，我們換了新掃描機後，電腦的介面運作順暢無比，幾乎沒發生任何問題，」新井 (Arai) 女士表示。 「如果我們使用掃描機時發生問題，我會先和北原 (Kitahara) 女士討論，然後再與部門主管確認。 如果我們內部無法處理，就會請 Keiyo Electron 的佐佐木 (Sasaki) 先生和 Kodak 處理。 他們很容易溝通。」這次訪談中，我們可以感覺到浦安醫院對 Keiyo Electron 和 Kodak 的信賴。 佐藤 (Satoh) 女士表示：「我們對功能和支援環境感到很滿意。 安裝新系統時，我親自試用過所有功能，所以我知道這些功能有多棒。 另一個決定因素就是，不只 Kodak 提供非常迅速的回應，Keiyo Electron 就位在西葛西，也離醫院很近，我們可以請他們立即提供服務。」Kodak 代理商 Keiyo Electron 也很熱心提供支援，確保 i4200 運作順暢。 佐佐木 (Sasaki) 先生表示：「在開發系統時，我們著重在系統的使用方式。 同時，我們會讓每個人提供意見。」
掃描提供的成長機會，以及醫療記錄和其他文件數位化的掃描成長需求
新井 (Arai) 女士針對可靠品質和廣泛支援發表了代表性的看法：「目前為止，新的掃描機符合我們的所有需求，一切都很完美。 我們的優先要務是盡可能掃描更多的紙本記錄。 我們相信即使引進數位媒體醫療記錄，紙本記錄還是會存在，兩種形式必須同時使用。 如果我們掃描所有過去的記錄，然後改為在病患出院後立即掃描記錄，我們使用數位化醫療記錄的方式便會有所改變。 屆時我們需要考慮採用新的系統。」醫療機構才剛開始使用數位醫療記錄。 但是，由於轉診信、醫療轉診信及醫療保險相關文件等紙本文件會不斷產生，因此掃描的需求仍然居高不下。 佐藤 (Satoh) 女士表示：「日本順天堂大學醫院的分院靜岡醫院是以紙本方式保留所有住院和門診病患的記錄，因此我們推薦他們使用 i4200」。佐佐木 (Sasaki) 先生代表其公司的發表對未來的看法，表示：「只要系統存在的一天，我們的服務就不會中斷。 我們的政策是將良好的 構想立即實現在軟體之中，讓軟體更簡單易用。」在日本順天堂大學浦安醫院，數位化的醫療記錄不只解決了儲存空間的問題，也讓醫院的運作更為順暢。 製造商和銷售代理商提供的強大支援，將持續推動產品的進一步發展。