下載本故事的 PDF（繁體中文）版本。
孟菲斯和謝爾比郡衛生部解決了緊急的品質和存儲問題並為以後的電子記錄管理做好了準備
當您收到法院傳票要求複製一份醫療記錄以供法庭使用時，您不能將時間浪費在回應上 — 特別是因為依照法律規定，您必須在很短的時間內出示該文檔。試想如果您需要在微縮系統中搜索該文檔，則要插入膠捲、手工轉動閱讀器，那麼您焦躁的心情可想而知。此外，整個文檔都以圖片的形式存在，列印出來後會發現其模糊不清。一天的工作效率很低。
與之相反，如果您能快速搜索 C: 盤從中檢索出所需文檔並在數秒鐘內列印出一份清晰、高品質的副本，您會感覺非常自信。
積壓的舊醫療記錄
孟菲斯和謝爾比郡衛生部遍佈謝爾比郡及其城市服務區的 14 家診所每年可接待近 200,000 名患者。根據法律規定，每家診所都必須將醫療記錄保留兩年，並且能夠按法庭要求或傳票要求在規定時間內提供相應記錄。這些檔每兩年清理一次，清理時會被發送至異地存儲設施保存指定的一段時期。該時期的具體長度取決於患者的年齡和提供的醫療服務。
2006 年之前，該衛生部一直將其醫療記錄就地存儲在微縮膠捲中，在異地設施中備份其副本。之後其微縮膠捲系統出現故障。該衛生部積壓了大量的舊醫療記錄等待永久存檔。與此同時，他們還將硬拷貝存放在箱子中，但這種方法不僅佔據了大量的存儲空間，而且還需要浪費大量的時間才能檢索到記錄。
提高醫療記錄的存儲和檢索效率
孟菲斯和謝爾比郡衛生部沒有購買其他微縮膠捲系統，而是如其護理科主管裘蒂·馬丁博士所說：「我們對掃描器進行了調查研究，希望它能夠滿足我們當前的存檔需求並且便於我們將來向電子記錄管理系統轉換。」
2007 年初，馬丁、衛生部資訊技術經理肖恩·麥克盧爾和護理室經理克莉絲汀·默雷爾在孟菲斯與 Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) 的文檔成像集成商勃雷德·莫里茨進行會面。該小組確定了該郡的存檔和文檔掃描需求，研究了如何在預算內採用一種多階段方法推動該郡的管理水準。之後，ISSI 在其中美洲運營中心（柯達授權的文檔轉換中心）接待了來自該郡的考察小組，該小組在此能夠瞭解正在使用的多種柯達掃描器。
麥克盧爾說：「我們購買 Kodak i780 掃描器的決定是根據工作量的需求做出的。KODAK i780 掃描器能夠快速有效地存儲和複製大量的醫療記錄。」
情景
當 2006 年微縮膠捲系統停止發揮作用時，孟菲斯和謝爾比郡衛生部失去了一種永久保存醫療記錄的可靠方法。 | 目標
購買一台掃描器，使衛生部能夠有效地保存和複製過去和將來大量的醫療記錄。提高複製件品質。為轉移到電子記錄管理 (ERM) 系統做好準備。 | 解決方案
KODAK i780 掃描器，KODAK 採集專業軟體。 | 意見
「我們的工作效率提高了 100 到 150%。」
~ 孟菲斯和謝爾比郡衛生部護理科主管裘蒂·馬丁博士 |
高品質影像消除了時間浪費問題
該衛生部從 2008 年 6 月開始使用其新引進的 KODAK i780 掃描器。默雷爾說：「從那時起，不管存檔影像的原始品質如何，其清晰度比以前提高了很多。」
她還補充道：「在以前，這是一個很大的問題：當我收到法庭要求或傳票要求提供一份醫療記錄並且需要從微縮膠捲中將其列印出來時，在讀取該記錄的過程中有時會遇到一些麻煩！」
這種情況經常發生，尤其是當原始文檔採用彩色紙張列印時。現在有了 Kodak i780 掃描器，默雷爾再也不用擔心影像品質的問題了。
她說：「這是一個重大進步，文檔字跡模糊的問題已消除，我不用再浪費時間重新處理和抄寫列印出的文檔了。」
馬丁補充道：「自從採用了 Kodak i780 掃描器後，我們的工作效率提高了 100 到 150%。還將我們的工作量減少了一半。此外，我們在該過程的每個階段都能節省時間：我們的掃描速度加快；我們能夠及時檢查文檔的準確性；影像的品質也大幅提高，出現的錯誤較少，所以重複性工作就相應減少。」
節省空間、更高的可靠性以及高效率是該掃描器的關鍵優勢。
該衛生部當前僅將 KODAK i780 掃描器用於存檔。在此應用中，使用掃描器與將硬拷貝存入箱中或手動拍攝和管理微縮膠捲相比，既節省空間又節省時間。「你簡直不敢相信在一個光碟上會存儲多少箱文檔！」默雷爾驚歎道。
KODAK i780 掃描器所特有的存檔解決方案的另一項重要優勢是其災難防護功能。「以前，我們都是存儲兩個微縮膠捲 — 一個存儲在衛生部檔案館，另一個存儲在數百英里外的異地設施中。就只有這兩份。
現在採用了 KODAK i780 掃描器之後，我們可以擁有多份副本：我們的檔案館中有一份 DVD，在 IT 部門伺服器中有備份，在十英里之外的當地設施中有 DVD 副本，以及數百英里外的設施中有永久性存儲，」麥克盧這樣說。「在多個地方存放資料似乎多餘但卻非常重要，這意味著我們無需再擔心在遇到突發性災難事件時會對資料產生影響。
在本地保存備份也能提高資料的檢索效率。這些資訊既可以訪問，也易於複製。我們無需再索要文檔並讓他人將文檔郵寄給我們。我們自己這裏就能複製出高品質的影像，」麥克盧爾補充說。
面向 21 世紀
孟菲斯和謝爾比郡衛生部目前採用 KODAK i780 掃描器掃描成批的文檔，採用 KODAK 採集專業軟體將資料輸出至衛生部的文檔存檔磁碟機中。在不久的將來，他們會將這些資料轉移至一個資料庫中，然後再將該資料庫放到伺服器上，這樣多個授權用戶就能同時對其進行訪問。
麥克盧爾重申：「我們的 KODAK i780 掃描器是向電子記錄管理邁出的非常關鍵的第一步。該掃描器的引入為我們下一步確立了很好的立足點。此外，隨著我們業務增長我們也無需更換此掃描器 — KODAK i780 掃描器的升級功能是我們看重的一大賣點。」
馬丁補充道：「這就是我們為何首選 KODAK i780 掃描器的原因：它能夠滿足我們當前對有效存檔和高影像品質的需求 — 此外還能滿足我們預期的數量增長和全面實施集成電子記錄管理系統計畫的需求。」