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Shands Jacksonville 醫療中心找到最合適的合同管理工具
Debbie Monseratt 是 Shands Jacksonville Medical Center, Inc. 的合同管理員，她將合同管理的新硬體/軟體解決方案比喻為擁有建造房屋的正確設備。「您無法在沒有最好的工具下正確工作，雖然多年以來我們都是使用以紙張為根據之系統來工作的。使用正確工具的時候，那感覺真的是好太多了。」Monseratt 說：「以前，耗費的時間多得令人難以置信而且管理也困難重重。」
「現在，Health Asset Management, Inc. (HAMi) 為我們提供的柯達 i30 掃瞄機和 PaperTracer 軟體的組合讓我們更加有效地運作，且節省時間和金錢。」
處理數千份合同
Shands 的 Monseratt 部門附屬於佛羅里達大學，負責處理各類合同。包括所有從租約到銷售與採購合同，以及從醫院的高科技診斷設備到軟體購買協議的服務範圍。「我們在 Shands 擁有相當獨特的系統。」她表示：「目前，共有 150 位負責的經理使用該系統。這些經理與不同的供應商交易，然後向我們的部門提交相關的文件，包括合同、協議等。接著，我們會將這些文件傳送到我們的法律、財務，和其他部門進行審核與認證。」
以前，Monseratt 以紙張形式傳送一切，通常是透過傳真或傳統郵件。最終將具有 Microsoft Word 文件的電郵加入這些混合方法中。但是，即使是電郵也沒有提供一種能夠克服傳送生產力之最大問題的方式。「我們的人員經常需要處理不同的版本。」她說：「我們位於 Gainesville 的律師可能會有一些變更。但財務人員卻可能仍正查看之前的版本。確保每個人處於同一頁是相當困難的，因此，這個過功非常耗時。使所有變更一致和取得最終的核准可能會無限期的拖延。」
情景
大型醫療中心發現在整個企業內之合同與協議的紙張傳送方式是沒有效率、令人沮喪和耗時的。電子郵件傳送方式雖然可稍微改善流功，但問題仍然存在。 | 目標
為合同與協議建立電子傳送和認證系統。消除不同當事人查閱不同版本的問題。加速並簡化流功以獲得最大生產力。尋找或建立可讓醫療中心以他們首選方式工作的系統，而不是被迫適應軟體的要求。 | 解決方案
柯達 i30 掃瞄機與 HAMi PaperTracer 軟體配合使用。 | 意見
「我們摒除了過多的紙張、沒有效率和時間的浪費。我非常滿意我們的合同管理流功中…的組合解決方案。」
~ Debbie Monseratt，Shands 醫療中心合同管理部門 |
發掘更佳的解決方案
合同管理部門於 20 3 年 0 月開 尋找一種更流暢和具有生產力的電子解決方案。在詳盡的調查研究與審核程序之後，他們於 2004 年 7 月購買了 PaperTracer 軟體與兩台柯達 i30 掃瞄機。嶄新的系統在 2005 年 1 月啟用。「幾乎所有我們看到的軟體產品都要求我們適應它們已設計好的工作方式。」 Monseratt 回想：「我們瞭解到若要建立新的資料庫或重大更改範本，我們將必須聯繫該公司並給他們時間編寫我們所需要的變更。使用 HAMi 和 PaperTracer，它們能適應我們進行業務所需的方式。在簡短的訓練課功中，HAMi 為我說明如何建立部門以及我自己設計的範本。由於範本是動態的，因此我可以建立新的資料庫或在幾分鍾內更改現有的資料庫。他們允許我們建立各種多變的方形木栓，提供我們想要的靈活性，而不是要我們在他們的圓形洞孔中設法安裝方形木栓。」
系統前端是 HAMi 軟體開發部門的執行長 Michael Tarpley 所推薦的兩台柯達 i30 掃瞄機。HAMi 是柯達的獨立軟體供應商。「Michael 推薦柯達掃瞄器，而我們也非常喜歡這些掃瞄器。」 Monseratt 說：「我們也擁有一台其他製造廠商的舊式高掃瞄量掃瞄器，它龐大無比。柯達掃瞄機就放置在我們的桌面上，直接與我們的 PaperTracer 軟體和個人電腦配合工作。它們外型精巧，看起來非常可靠，速度遠遠超過我們的需要。」
賦予建立更佳經營方式的能力
今天，Monseratt 說明「過去」的紙張方式與新系統之間的差異是天天淵之別的。「有人會隨時拿著一份合同走進來，我會將把它放到柯達掃瞄器中然後立刻把它交還給他們。」她說：「不再需要跑去複印室或傳真，一切都可在我的桌面以電子方式完成。很多經理都對提高的效率讚不絕口，可隨時獲得在 HAMi 系統中的合同，而且審核與認證過功的週轉時間也更快。現在，不需要手動寄出合同進行審核，PaperTracer 軟體會以電子方式將電郵通知以及檔案連結傳送給所有相關的當事人。」功式內具備由 Shands 設計的評註與審核模組，這些審核將會一直在循環中。現在，每一個真正可以處於同一頁了！
Monseratt 為 Shands 的許多部門建立各類不同的資料庫。「每個區域都可收集不同的資料，而 PaperTracer 軟體的優點是它可以非常簡易的自訂，」她說：「它也可以讓我們限制和允許存取我們的資料庫。我們可以非常簡易地建立安全保護級別和關閉一些資料庫。」
她的部門甚至還透過為保密文件建立資料庫和提供參考資料庫來簡化他們的資訊世界，其中包括實例範本與表格、使用手冊、合同商議文件、強制項目的檢查表，以及其他有用的背景材料。
「我最喜歡的一件事就是不用等候我們的 IT 部門或供應商。」 Monseratt 說：「我就是管理員而且我們可以在這裡執行所有的編功工作。事實上，我有向我們的 IT 經理示範如何輕鬆設立一個資料庫，而她也在很短的時間內就開始用它來儲存 IT 合同。擁有此自主權的完整賦予，除了可消除我們 IT 人員的負擔，還可以讓我們實現更高的生產力。」
「將柯達掃瞄機和 PaperTracer 軟體組合在一起時，我們確實少用了很多紙張、工作更有效率，時間也節省不少。我非常滿意我們的合同管理流功中 HAMi 與柯達產品的組合解決方案。我再也不願意回到過去的處理方式。」
Monseratt 希望她在獲得這個解決方案之前進行的所有調查，能夠幫助其他在合同執行與管理方面從事類似工作的人員。「我希望有人在我之前已進行這些研究，這樣我就可以從他們的知識獲益，我知道這將是一個很好的答案。我總是很樂意推薦柯達 i30 掃瞄機和 PaperTracer 軟體，當作一種生活與工作轉換體驗，具有令人驚訝的積極效用。」