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使用 Kodak i1220 Plus 掃描機將紙本醫療記錄數位化，並允許直接從訂購系統終端存取，藉以大幅降低工作人員的負擔。

為社區提供醫療服務的綜合醫院，提供社區居民安心、可靠的醫療品質。

「國家公共服務個人互助協會」(The Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations) 旗下的橫濱榮共濟醫院，是橫濱市榮區唯一的「緊急綜合醫院」，服務區域涵蓋鎌倉北部 (大船區)、戸塚區、甲南區以及部分金澤區。 這家醫院經橫濱市核准設立為「當地醫療服務支援醫院」，目標是透過鄰近醫院和診所的通力合作，藉此擴大並改善當地醫療服務。 橫濱榮共濟醫院成立於 1939 年。 二次世界大戰後，醫院的管理權轉移至「國家公共服務個人互助協會」(The Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations)，七十多年來不斷做出重大醫療貢獻，致力於提升當地社區的醫療水準。 現在，這家醫院正在積極引進先進的診斷和治療方式，主要任務是提供急診病患最妥善、最安全的醫療照護。

醫院打算興建新的側廳建築，因此決定將紙本醫療記錄數位化

橫濱榮共濟醫院在 2010 年開始考慮將住院病患的紙本醫療記錄數位化。 醫院打算興建新的側廳建築，但需要 5 年的時間才能完工，因此有人提出數位化的建議。 當時病患出院時，其紙本醫療記錄會交由醫療檢驗部門的醫療檢驗資訊管理部門處理，和其他必備文件彙整後，則放入專屬儲存區存放。 這個部門負責管理住院病患的醫療記錄，每日平均有 30 至 40 名病患，即每年有超過 8,000 名的病患，這個儲存庫存放了 15 年的住院和門診病患的醫療記錄， 總計超過 100,000 筆。 當醫生需要重新診察病患，並想要查看病患的醫療記錄時，他們會向醫療檢驗資訊管理部門提出申請，該部門會從儲存庫找出並備妥記錄。 但是，因為這個儲存庫佔用了新側廳的預定地，醫院決定要重新審查醫療記錄的儲存和檢索方式。

部門主管麻見正 (Tadashi Asami) 說明了背景：
「儲存庫在五年後要拆除，我們本來打算請外部公司暫時儲存 15 年的醫療記錄。 但如果我們現在開始將紙本醫療記錄數位化，等到五年後儲存庫被拆除，我們也應該完成所有新醫療記錄和常用醫療記錄的數位化了。 我們發現這樣可以降低從外部儲存公司檢索記錄的時間和成本。 此外，如果醫生可以直接從訂購系統的終端存取醫療記錄，就能簡化檢索、準備和運送記錄的工作，進而降低醫院工作人員的負擔。 因為儲存庫中的所有記錄都已裝訂，數位化的過程非常耗時和昂貴。 因此我們決定從最新的醫療記錄開始著手才來得及，並開始尋找掃描系統。」

在麻見 (Asami) 先生的要求下，Kodak 經銷商 Holon Inc. (總公司：神奈川縣川崎市；http://www.hln.co.jp/) 開始開發系統。 Holon 在醫療和科學資料庫開發領域有豐富的經驗，包括開發和醫療運作文章，以及資訊資料庫搜尋服務 Ichushi Web (日本醫療摘要社群)、Steadman’s Medical Dictionary 線上日文版 (Medical View Co., Ltd.)、Today’s Diagnosis and Treatment (Igaku-Shoin Ltd.)，以及日本最大的文章搜尋系統 CiNii (National Institute of Informatics)。 因此，這家公司也被醫院視為可靠的合作夥伴。

新系統以 Kodak i1220 Plus 掃描機為中心

醫院的新系統結合了文件數位化功能和資料庫搜尋功能，並選擇 Kodak i1220 Plus 掃描機作為架構中心。 Holon 的代表說明原因如下：「Kodak 的掃描機提供所有功能，以及商用系統必備的效能。 不只能提供高品質、快速且可靠的掃描功能，而且掃描軟體簡單易用。 這台掃描機在引進前的試用期間就廣獲好評。」

i1220 Plus 為 ADF (自動文件進紙) 類型的雙面彩色掃描機，能高速掃描各種文件。 即使「檢驗」紙條貼在醫療記錄上，使用者也能高枕無憂，因為這台掃描機很少發生卡紙。 這台掃描機採用 Kodak 獨特的 Perfect Page 影像處理技術，永遠都能提供銳利清晰的影像，獲得極高的評價。 另一個優點在於，同時購入的 Kodak A3 平台掃描機，不只能掃描 A3 大小的相關文件，還能掃描太厚無法通過 ADF 的小冊子。

Kodak Capture Pro Software 掃描軟體的文件分隔功能也獲得極高的評價。 這個功能可以掃描表單上的條碼，並自動分隔文字，並另存為個別檔案。 醫院列印的條碼會記錄病患 ID，並在醫療記錄的封面上記錄入院日期，以便讓所有頁面儲存為單一檔案。 這代表即使將大量記錄放入 ADF 並同時掃描，記錄也可以分開並個別儲存，因而大幅提高處理效率。 檔案名稱和條碼會以「現狀」處理，有助資料檢索。 系統的操作方式相當簡單，可從訂購終端操作。 只要按一下終端畫面的啟動按鈕，就能查看 病患的入院記錄，並當場調出所需的醫療記錄。 如果記錄上新增了附註，再次掃描記錄就能覆寫資料，確保記錄永遠保持在最新狀態。 新系統已於 2011 年 1 月開始提供服務。 麻見 (Asami) 先生總結了新系統的優點：「我們在開始使用系統的六個月內，已數位化超過 4,000 筆的住院病患記錄。 檢索原始記錄的請求次數比去年降低超過 10%。 年輕醫生在使用這套系統上特別積極。 召開案例會議時，這套系統也因其便利性受到很高的評價，因為大家可以快速分享醫療記錄，並輕鬆地將記錄投射到螢幕上。」

案例會議是指醫生、護士和其他醫護人員為討論病患治療方式所召開的會議，會議期間需要參考醫療記錄和其他文件。 將醫療記錄數位化後，大家便可以使用投影機以較大的格式顯示內容，因而使得彼此的資訊分享更加容易。

採用網頁摘要檢視系統 (Web Summary View System)，預見未來議題

麻見 (Asami) 先生將醫院的新系統命名為「網頁摘要檢視系統」(Web Summary View System，WSS)。 當新側廳建築在五年間完工時，所有紙本醫療記錄都已獲得處理，醫院不再需要檢索原始版本。 同時，醫院也開始探討引進全面電子醫療記錄系統的可能性。 大家可能覺得引進電子醫療記錄系統，會讓紙本醫療記錄遭到淘汰，而且 WSS 也不再有存在的價值，但根據麻見 (Asami) 先生的說法，這種情況不可能發生：
「即使紙本醫療記錄遭到淘汰，還是會有病理檢驗報告、轉診信、病患同意書和其他重要的紙本文件。 我們相信 WSS 會在這些文件數位化的過程中，找到自己的定位，這是電子醫療記錄系統無法完全取代的地位。」

橫濱榮共濟醫院展現卓越遠見，預見未來議題，例如與電子醫療記錄系整合。 正是這種遠見，讓醫院 可以獲得當地居民的信任，成為該區的核心醫院。