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Budar Agency 改善了文件存取﹐淘汰了「過多的」檔案櫃

Steve Budar 發現在夏威夷雖然從不可能擁有很多不錯的天氣﹐但卻在這個「大島嶼」上擁有太多的紙張和太多的檔案櫃。Budar Group 是一家位於 Kailua Kona 的可在全州從事保險的機構﹐Budar 是其所有者﹐他的紙質資料庫越積越多。Budar 回憶道﹕「曾經﹐我們擁有兩排四抽屜的檔案櫃﹐後來還在房間外擺放了更多。」「之後我們使用了能提供更多存檔空間的雙倍容量設施﹐但最後也把他們全部塞滿。」

Budar 意識到是時候採用電子文件管理系統了。

七年時間累積的數千文件
每個保險辦事處平均每年處理大約 20,000 份文件。從申請、政策條款和續約通知到索賠文件和聲明頁面﹐不一而足。並且根據州政府法令這些記錄必須保存七年。其他提供的附件保險文件必須存檔數年以應對責任索賠。這些堆積的大量文件自然很快就將填滿檔案櫃。Budar 辦公室擁有愈 5,000 名商業和個人客戶﹐比一般機構製備和接收到更多的文件。

Budar 決定採用電子文件管理後﹐即開始尋找符合所有州政策的電子文件管理可選設備。其中之一便是 DocSTAR 系統﹐它被宣傳為「人們希望使用的電子存檔系統」。它以性能和使用方便性令 Budar 刮目相看﹐他決定採用 DocSTAR 系統並於 2006 年 6 月開始實施。

立即上手開始掃瞄
Budar 辦公室的六位僱員在接受了 DocSTAR 提供的一小時電話培訓後就開始掃瞄工作了。Budar 說﹕「學習過程非常短。」「進展很順利﹐現在我們由一人負責大部份掃瞄工作﹐不過另外兩人也了解該系統。」該機構現在有一人專職負責將現在的文件掃瞄到系統裡﹐並處理之前保存的檔案。目標是在二月份之間將所有舊檔案掃瞄到系統裡。

辦公室僱員對他們的電子系統反應熱烈。Budar 評說﹕「我們知曉電腦﹐這裡很自動化。」「因此這非常適合我們現在的工作。每個人都對基於紙張的系統、檔案櫃、混亂文件和所有此類麻煩感到厭煩。」

DocSTAR 解決方案的前端就是一台柯達 i40 型掃瞄器。Budar 說﹕「我們發現它非常好用。開始時我打趣說它看起來不夠大﹐將無法勝任工作。」「但它卻是功能強大﹐完全勝任工作。」

「我們一次連續使用數小時﹐幾乎沒有碰到任何故障。我們每天大約能處理一千到兩千張紙。」

令人印象深刻的優勢清單
在被問到電子文件進入 Budar Group 所帶來的變化﹐Budar 列舉了一個長長的益處清單 —

• 快速存取文件
• 文件可搜尋
• 可以將要求的表格或文件通過電子郵件發給客戶
• 兩人或更多人可以同時存取一份文件
• 不再有錯誤擺放的文件或丟失文件
• 不用浪費時間尋找資料夾、尋找文件、複製文件和傳真文件並再次存檔
• 按下一個按鈕就可以輕鬆地安全備份（DocSTAR 系統的一項功能）
• 以前檔案櫃佔用的空間現在被騰空備用
• 安全的文件完整性、備份和檔案保護

Budar 說﹕「提起它﹐我就想到它有節約成本的優點。」「比如﹐掃瞄器不同于複印機﹐它不消耗墨水和紙張﹐所以就可以相應節省成本。此外﹐我們使用的資料夾和標籤減少了。再也不用將那些小標籤插入到塑料夾並將他們貼到檔案夾上﹐辦公室所有員工都對此感到高興。這個系統讓我們更有效率並改善我們的客戶服務。必須說明的是我們之前的客戶服務已處於很高的水平。」

Budar 最大的擔心是硬碟是否足夠大﹐以便能儲存下大量文件。他說﹕「這個問題透過升級就能輕易解決。」

「對我們而言﹐總體上這是很棒的系統。柯達掃瞄器是一款很棒的小型設備。 到目前為止我們還沒有致電服務電話的需要。它日復一日地運行﹐能快速處理我們送入的文件﹐這點讓我們印象深刻。」

迄今為止﹐另外三家在夏威夷的全州機構已經購買了同樣的解決方案﹐使用了 DocSTAR 軟體和柯達 i40 型掃瞄器。Budar 總結說﹕「口碑是最好的宣傳。」「對於該解決方案我能說的全是優點以及它給機構帶來的益處。」