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從平台到高産量掃瞄：Gore Mutual Insurance的文件管理演變

類似於所有保險公司，Gore Mutual的傳統商務使用大量紙張。有許多合同、保單、申請表、多部份索賠表以及更多需要處理、參考和儲存的壽險保單。在使用紙張文件歸檔和存取系統的十年後，公司在2001年逐步漸進、有秩序的轉移到電子文件管理解決方案。首先是平台掃瞄機，如今有兩台柯達i620掃瞄機，以及隨公司的需要而成長的模組化企業內容管理解決方案。

逐步漸進的演變至電子記錄管理

在加拿大兩個主要地點具有大約300位員工以及在全國超過300位獨立經紀人代表和銷售其保單産品，Gore Mutual Insurance必須能應付大量與商務相關的文檔多來源。總部設於康橋，多倫多西南部50英里，它成立於1839年，Gore是加拿大最古老的産業和傷害保險公司，提供全系列的個人和商業保險産品。

Vicky Cole如今是文件服務組經理，他在首次實行電子影像時任職於文件服務區域。「我們透過在各部門逐一採用文件管理部門開始。」她回憶。「在個人系列區域中開始，我們啓動與我們基於紙張程式平行的工作流程鏡像。我們逐漸加入商業部門和衛星辦公室，然後是索賠和應付賬款部門。」這個程式花了大約五年時間並取代「文件信使」職員。

「我們在每層樓都有這些信使，在郵件室裏則有另外三個。」她說。「這些個別信使每天會在部門之間尋找和傳送50至60個活躍文件。通常一個保險代理員可能會將文件放在桌上直到保單完成爲止，所以我們通常不知道要在哪里找到文件。」

爲了向經紀人、內部人員和客戶提供卓越的客戶服務，Gore與Microdea攜手合作，Microdea是高級文件，工作流程和流程管理技術的供應商，總部設於多倫多的Richmond Hill郊區。Microdea的Synergize解決方案爲Gore Mutual的利益共用者提供可改進客戶服務、優化商務流程和降低操作成本的可調整方式。

柯達i620掃瞄機確保具生産效率的運行時間

Microdea建議Gore Mutual使用柯達i620掃瞄機，Cole表示他們的流程的前端擷取部份的操作完全無可挑剔。「我們收到許多多部份文件如NCR表格和類似文件，柯達i620掃瞄機都可完美地處理它們。」她說。

「我們很少遇到卡紙以及重張進紙的問題。我們過去使用的一些其他掃瞄機則會遇到半透明薄紙方面的問題。現在那些掃瞄都完美精確。生産效率對我們來說是至關重要的，而我們的柯達掃瞄機幾乎不存在停工的問題。」

經紀人經常拜訪Gore的康橋總部，並與Cole討論文件管理系統，他們經常建議柯達掃瞄機作爲解決方案的的一部份。「我告訴他們，我們掃瞄的文件影像在對比度和易讀性方面通常比原件更好。其顔色乾淨和清晰，和紙張不同的是，數位影像的文字密度不會隨著時間流逝而變淡。」她說。Gore的掃瞄機操作員很喜歡柯達i620掃瞄機，他們覺得介面很易於使用和直觀式。

Gore Mutual透過外購安排掃瞄他們的遺産文件。在選擇供應商時，Cole再次確保這數千份重要紀錄將使用柯達掃瞄機擷取，以獲得類似的傑出影像品質。

更快速、更安全和更便宜的業務方式

今天，透過Synergize Solution的不同模組，Gore Mutual的客戶服務職員可迅速和有知識地應答經紀人和客戶詢問，這得感謝這個中央系統。「經紀人不再需要等兩三天收取紙張複本。」Cole說。「客戶服務和滿意程度對我們而言永遠是最重要的。」

索賠部門可同時處理多個文件，提高工作流程並確保其完整性。索賠查核員透過對客戶資料的即時存取，可滿足客戶期待的速度和準確度。

系統也提供安全並讓您無後顧之憂。「例如，如果我們其中一個經紀人地點發生火災，我們可在90分鐘內恢復他們的相關文件。」Cole說。

送到Gore的電子和用紙張記錄通常會根據保單編號進行索引，然後以TIF文件、PDF或Microsoft Word文件儲存。用於歸檔目的，也會存檔JPEG影像和視頻文件。Cole預計大約有30%的文件仍源於紙張形式，其餘的在送達時爲電子形式。

每份壽險保單的歸檔會儲存在電子系統內。Gore的小組透過系統確保符合性、編排在系統中的文件目錄、正確文件銷毀、工作流程（文件進入公司後的文件進展跟蹤）以及其他主要區域。也備有一個安全電子儲存庫以保護和備份所有文件。

柯達掃瞄機和其ECM系統爲Gore提供許多節省方式。Cole表示，他們的辦公室和經紀人的文件列印已大大減少，人們瞭解到他們可以輕鬆地進入系統尋找文件，不再需要硬拷貝。搜索文件的時間也顯著地減少。並且也不再需要擔心紙張文件放錯位置或丟失。

「我們能更有效地使用原本用於儲存文件的空間。」Cole說。「我們的商務在過去五年內擴充兩倍，但郵件室還不需要增加任何新職員來處理商務産量。我們的柯達掃瞄機和文件管理系統值得讚揚。」使用基於紙張的結構，我們將需要30個員工。今天，我們擁有13個員工並具有高生産效率的工作流程。」