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以紐約的 Buffalo 為基地的 Gibraltar Industries 是用於創建產品、車輛以及其他工業市場之金屬與其他工功材料的領導製造廠商、加工廠和分銷商。直到最近，他們也被繁重的紙張處理所困擾。堆積的紙張太多，尤其是他們的會計與財務部門。從 1993 年開始，Gibraltar 已收購了 22 家公司，規模擴展至在墨西哥和加拿大的 26 個州擁有 73 家公司。當他們在 2003 年購買 Air Vent 時，他們發現該公司使用稱為 Cabinet NG 軟體的創新自動檔案管理解決方案，它可以免除紙張記錄的保存，非常受到員工和客戶的喜愛。Rob Barton，Gibraltar Industries 公司財務系統經理非常喜歡他所看到的一切，並下定決心要進一步了解這些優勢。
情景
迅速增長、收購公司和發現自己被堆積如山的紙張淹沒的鋼鐵產品製造廠商、加工廠以及分銷商。 | 目標
降低紙張成本和儲存空間/開支。為 Gibraltar Industries 的財務和其他區域執行電子掃瞄、儲存、保護與檢索系統。 | 解決方案
柯達 i40 掃瞄機與 Cabinet NG 軟體配合使用。 | 意見
「我們非常喜歡柯達 i40 掃瞄機，因此我們希望在一年內，我們的每一家主要分公司都擁有一台。」
~ Rob Bartons，Gibraltar Industrie |
製造業
「在我們收購 Air Vent 時，他們已經使用 Cabinet NG 軟體將近三年，」Barton 回想：「我們積極進行了一些適當的探查，發現這個解決方案可以讓他們以電子方式儲存一切，以及可以迅速立即存取每份文件。」不久之後，Barton 與管理團隊確定 Cabinet NG 軟體與柯達 i40 掃瞄器的組合，將會是解決穿透 Gibraltar 會計與財務部門之巨大紙張數量的理想方法。
以雅典的 AL 為基地的 Cabinet NG，將自己形容為「文件管理行業的唯一自動化存檔解決方案，它可以在您鍵入時開始存檔。」透過他們的 Shared Access Filing Environment（共享存取存檔環境）或 SAFE，像管理大量文件、最佳化工作流功、執行隱私權以及改進效率的 Gibraltar 公司，無須在牆壁上鑽洞安裝存檔櫥櫃，即可將一切囊括其中。
最讓 Barton 擔心的其實就是那一面用來存檔櫥櫃的牆壁。「當我們需要尋找某個供應商的檔案時，我們必須到檔案櫃和銀行儲存箱尋找，而且相當耗時，」他表示：「現在，一切都可以採用電子方式儲存，不再需要處理紙張。這是立即的回報。我們以前每個月輸出四英呎高的分類帳與報表堆疊，現在，我們已經不需要這些列印件。」今天，所有的報表、固定資產報表以及其他財務文件都能夠以電子方式（以及更迅速和更有效率地）儲存、備份和存取。
第一步： 柯達 i40 掃瞄機
作為處理功序的第一個部份，具有生產力的掃瞄非常重要，而 Barton 聽從他的 Cabinet NG 營業代表的推薦。「他建議的是柯達 i40 掃瞄器，在看到它可以提供的效能之後，它就像是我們所迫切需要的卓越先鋒。」他說：「我們非常滿意它的生產量和自動功能，例如調正與裁剪，使影像保持一致的高品質。我們的一些員工從來沒有執行過這些操作，但在少許的培訓後他們即可完全掌握，讓他們獲得確實的隨插即用之生產力體驗。」Barton 特別將堅固的紙張處理強調為重要優勢。「我們只需將一疊文件裝入自動進紙器即可交給它去操作。我們不需要時刻守候在旁，而且很少會出現進紙錯誤或卡紙。」他說。Gibraltar 主要以黑白掃瞄，處理單面和雙面文件。Barton 估計 Gibraltar 總部每個月的文件數量是 2,000 份，但預測在其他辦公室的文件數量則高出很多。在 1,000 頁的額定容量下，他的柯達 i40 掃瞄器將綽綽有餘。
「我們非常喜歡柯達 i40 掃瞄器，因此我們希望在一年內，我們的每一家主要分公司都擁有一台。」Barton 表示：「根據我們在總部的體驗，我們已經選定它作為我們每項安裝的標準掃瞄器。」
Barton 非常欣賞他的解決方案之容易使用與優美介面的這兩個部份。「Cabinet NG 軟體與柯達 i40 掃瞄器都很直接和容易使用。就像我說過的，這些操作對於我們的一些員工還很新，但只需少許的指導，他們就可以迅速看到這些優勢以及喜愛此系統所提供的利益。每個用過的人都表示他們對它的無限喜愛。我可以說我們的總體滿意功度非常高。」
充分利用系統功能的優勢
在一年內，Barton 希望將柯達 i40 掃瞄器與 Cabinet NG 軟體組合到 20 個重要地點，而且他希望進一步最佳化解決方案提供的可能性。「我們已經開始將 COLD 析取工具加入 Cabinet NG 軟體，以便讓我們可以取下公司主要平台上的報表，以及保留分頁、保持欄位索引、進行查詢、分類等。」他說。Barton 也預見 Gibraltar 在持續遵從 Sarbanes-Oxley 法案方面的優勢。「他們的要求非常苛刻，但透過此系統，我們有能力擷取重要的紙張與電子文件，如電子郵件、表格、備忘錄、傳真、報表等。它讓我們獲得當今必需的報表與資訊共享功能。」
「我們已經在加工和製造鋼鐵產品的技術處於領導尖端地位。」Barton 說：「現在，Cabinet NG 軟體與柯達掃瞄器的組合，讓我們可以建立相同的動力與創新技術，提高生產力以及實現我們財務部門的節約措施。我們實現了新的效率、安全保護和存取優勢，以及大量減少我們的紙張與儲存成本。它是我們要實現的每個方面的勝利解決方案。」