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從黃色的紙壘到數位化租賃合約

「通常，獲得理想的掃瞄影像品質對於我們很重要」 Michael Raddatz， 系統管理員， Haus & Grund Kiel

Haus & Grund Kiel 物業管理機構正在採用 柯達提供的強大掃瞄解決方案對其大量的文件進行數位化處理

掃瞄、掃瞄還是掃瞄，每天八小時，一月接著一月 – 一直延續到 2011 年，Haus & Grund Kiel 物業管理機構的柯達 i4200 掃瞄機都始終忙於將大約 50,000 份租賃與財產合約從紙張格式轉換為數位格式。很明顯這是一項重大工作。為了完成這項工作，他們要尋找具有出色的速度、品質和可靠性，同時操作最為簡單的掃瞄機。「柯達 i4200 完全符合這些要求」，創辦已久的 Kiel 公司的系統管理員 Michael Raddatz 如是說。

Haus & Grund Kiel 在房屋、公寓和物業擁有權領域擁有超過 135 年的經驗。它是從 1873 年開始成立的針對基爾 (Kiel) 及週邊地區提供服務的財產協會起家的，並於 1932 年創立內部部門，負責管理其會員的房地產。此部門在 1954 年發展成為獨立的 Haus & Grund Kiel Hausverwaltung 公司，目前約有 50 名員工，負責管理 9000 間公寓。在工作調整的背景下，不久前位於不同地點的多個部門的員工需要能夠同時使用租賃或財產合約 – 使用常用的懸挂檔案夾無法完成這一工作。根據這個背景要求，公司決定建立電子文件管理系統，並最終選擇了 ELOprofessional 解決方案。

問題是如何將成千上萬的舊文件經濟有效地轉移到新系統中？外包的代價很高，因此 Michael Raddatz 帶了一份簡單的文件參加 CeBIT，使用它對不同的掃瞄機製造商進行現場測試。「我們的部分文件非常陳舊，部分文件的情況極為糟糕。最舊的文件要追溯到 1964 年」，系統管理員解釋道。「各種厚薄不一，從明信片大小到超大型尺寸的文件混雜在一起，一些是極度黃化的羊皮紙、相片紙或膠合的 Tesa 標籤紙。每個文件在 100 到 200 頁之間」。

糟糕透頂的原稿 – 處理後的效果極佳

柯達人員接受挑戰。CeBIT 展台上展示的 i4000 示範機型，速度超過所有其他同類產品，可以更好地適用於各種不同的文件，同時能夠提供更高品質的最終效果。ELO 合作夥伴 Icon GmbH 也推薦了柯達技術：「柯達的 i4000 系列適用於需要經濟高效地將其傳入郵件數位化的中等規模公司，」Icon 的 Matthias Rump 如是說，他向 Haus & Grund 推銷了 DMS 系統 ELOprofessional 和掃瞄解決方案。「結合使用經過證明的 Capture Pro 軟體，最新掃瞄機可以勝任各種領域。」智慧功能等其他功能可以使數位文件的傳送易如反掌，僅需按一下按鍵即可傳送至目的地，例如電子郵件、桌面應用程式、網路管理者及 Microsoft Share Point 伺服器。

沒有訓練費用

在 2010 年的 3 月到 6 月間，Haus & Grund 已經完成 3500 份（總計 8500 份）租賃文件的數位化處理。尤其是這是在六個學徒工的手下完成的，沒有它們，完全不可能在如此短的時間內完成如此浩大的文件轉換工作。簡單易用的 i4200 幫助他們完成了這些工作。學徒工們能夠迅速進行操作，無需進行任何訓練。為減少學徒工們的工作量，公司還臨時僱用了學生負責準備文件。現在，學徒工們每天輪流掃瞄文件。

「對文件正確分類很重要」，Michael Raddatz 解釋道。「在掃瞄之前，所有頁面必須頂部對齊，必須黏好所有黏貼的標籤紙，以便它們不會蓋住任何文字。在完成這些工作後，學徒工們只需將紙疊放入進紙器，掃瞄機就會在幾分鐘內自動完成掃瞄過程。當頁面中黏有大量的便利貼時，其他掃瞄機有時會出現錯誤進紙。使用 i4200，我們可以在大多數情況下保留頁面中的便利貼，這些便利貼也會得到正確的掃瞄。與同類產品相比，它偵測總是會不時出現的多頁進紙能力更強」，Michael Raddatz 根據經驗說道。 在他看來，此功能以及可以清晰掃瞄更小文件的功能是 i4200 的最大優勢。 如果掃瞄機偶爾偵測到標籤紙已經作為多頁進紙被掃瞄 A4 紙張上，則該頁面將被清除，將便利貼黏貼到頁面的背面，然後再次掃描頁面。

使用柯達 Capture Pro 軟體執行 OCR 和索引編排

掃瞄後，整合的柯達 Capture Pro 會開始執行光學字元識別 (OCR)。 執行此操作將允許稍後在存檔中執行全文字搜尋。Capture Pro 的最新版本與 MICROSOFT WINDOWS 7 相容，並具有改進的 OCR 功能，以及會自動匯入其他來源的影像並編排索引。Capture Pro 包含一個範本，臨時性僱員可以在其中輸入租賃人的編號或每個文件的性質，以作為按關鍵字排序的索引。然後此編號將作為 Capture Pro 產生的 pdf 文件的檔案名稱的一部分，此檔案將被傳輸至 ELO 系統以備進一步處理與存檔。

完成數位化之後，舊文件將首先存放在紙盒中。掃瞄團隊將採用 Excel 清單來記錄已經掃瞄的文件與紙盒內所存放的文件，以防止有時需要進行重新掃瞄。在適當的一段時期（數星期或數月）後，Haus & Grund 將對紙質文件進行粉碎處理。

掃瞄效果越好，DMS 處理就越輕鬆

「通常，獲得理想的掃瞄影像品質對我們很重要」，Michael Raddatz 說道，「因為掃瞄解決方案越好，稍後在 DMS 中處理文件就越簡單」。完美頁面 - 由柯達自主開發的一種影像處理技術，i4200 掃瞄機及柯達的所有其他型號當然都採用了此項技術，以確保獲得無需再手動調整的影像品質。

在由 Icon GmbH 現場安裝系統後，柯達將繼續提供協助以在專案的處理期間最佳化系統。「我們的一個建議是從灰階掃瞄轉換為全彩掃瞄」，柯達文件影像事業部客戶經理 Godo Jessen 解釋說。因為對於某些典型的攝影圖案無法使用色彩自動識別，例如白牆上的造型。另一方面，使用灰階時將很難看到該圖案。始終如一的色彩再現使 Haus & Grund Kiel 可以略微降低掃瞄解析度，從而使文件尺寸平均縮減 2/3。這在節省記憶體空間與提高存取速度方面帶來巨大的優勢，完全可以彌補掃瞄速度有限降低所帶來的不足。

現在，DMS 技術與柯達的 i4200 掃瞄機可讓 Haus & Grund 擁有更有效的工作程序和更快速的資料流。因為當前處理租賃人案件的辦事員可以立即存取必要的文件（如果已經有數位形式的文件），從而使租賃人受益。在掃瞄完所有 8500 份租賃文件後，柯達掃瞄機將用於數位化財產文件，此類文件約有 40,000 份，然後掃瞄機將逐步用於處理所有傳入郵件。新接收的文件自然會直接掃瞄。如果相關檔案尚無電子格式，將建立一個新的數位檔案，使用最新的通信進行填充，然後在稍後時間加入舊文件。最重要的是，Kiel 先導專案制訂了與 Haus & Grund 物業管理機構有效文件處理相一致的標準。其他州與 Haus & Grund 的當地協會很快將遵循這一成功範例。Kiel 專案的所有參與者對此情況充滿信心。