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Chesapeake Document Services利用KODAK Capture Pro Software簡化兩家醫院的記錄擷取與索引作業
在Chesapeake Document Services (CDS)利用KODAK Capture Pro Software之前，他們使用舊方式輸入資料：透過八位操作員長時間的鍵盤輸入操作來執行。因此，手動輸入理所當然地會常常導致發生可能的錯誤，從而迫使他們必須加入額外的品質控制步驟。今天，CDS利用KODAK Capture Pro Software來擷取兩家位於馬里蘭區域的醫院之病患記錄。CDS也因此可以減少他們的資料輸入職員，同時大幅度加快周轉時間。醫院可以更快地存取資料，使CDS能夠大量削減日常管理費用及提高客戶滿意程度。「我們大約減少了50%的資料輸入時間。」CDS的營運總監Lee Stalnaker說：「以前，我們鍵入資料兩次來確保準確性，但感謝Capture Pro Software的資料庫查詢功能，讓我們現在可以自動填入所有的必要索引欄位。」
情景
Chesapeake Document Services擷取馬里蘭兩家大醫院的醫療記錄及相關文件。 | 目標
尋找一個更快、更有生産力的替代方式來取代手動資料輸入關鍵索引欄位資料。 | 解決方案
KODAK Capture Pro Software和它的資料庫查詢功能，以及KODAK i780和i1860掃瞄機。 | 意見
「我們大約減少了50%的資料輸入時間。」
~ Lee Stalnaker，Chesapeake Document Services的營運總監。 |
與KODAK Capture Pro Software並肩進展
位於沃爾多，MD的CDS是一家文件及資訊管理公司，它提供外包影像服務，以及為客戶執行完整的公司內解決方案，客戶範圍涵蓋金融、政府、醫療保健到保險等。CDS一直以來都是KODAK掃瞄機的擁護者，因此它成為KODAK Capture Pro Software的試用場地，並在産品的研發期間提供了寶貴的回饋與意見。
「很多年前，我們從使用非資料庫版本的KODAK Capture Software開始，然後轉移到資料庫版本，最後成為含資料庫查詢功能的Capture Pro Software試用版之試驗者及強大的重要組成部份。」Stalnaker表示。今天，對於一家醫院，CDS掃瞄每份文件上的條碼；然後，Capture Pro Software進入資料庫提取病患姓名、出生日期和其他關鍵資料，自動填入所有的相關索引欄位。對於他們的其他醫療設施客戶，由於沒有條碼可使用，因此CDS在資料的關鍵部份利用拖放OCR功能來啟動資料庫查詢。（Capture Pro Software可以從相容[ODBC] 來源的「開放資料庫連接」驗證及填入索引欄位。）
對於一個設施，CDS從目前的記錄開始（每月處理150–200萬份文件），然後處理大約2,000箱的舊檔案，每個箱子包含大約3,000頁。「我們現在可以很輕鬆地一次過處理每個箱子的檔案；而且我們的工作流程也非常有效率，從準備，到掃瞄，到QC，到資料輸入，都無懈可擊。」Stalnaker說：「我們以PDF或TIFF格式，將他們的檔案上載到我們的全球儲存庫系統(GRS)，該系統提供安全、線上、以Web為基礎的存取醫院的檔案。」這是一個非常簡化、有效的流程，因為不需要進行額外的處理步驟來將檔案準備好上載。
結合KODAK掃瞄機和Capture Pro Software實現最大生産力
CDS不只對他們的客戶推薦柯達掃瞄機，他們還在自己公司內的專案中使用柯達掃瞄機，例如，這兩家醫院的資料擷取。「我們擁有一台KODAK i1860掃瞄機和一台KODAK i780掃瞄機，而且我們在300 dpi下以黑白模式進行掃瞄，那是最適合OCR的理想設定。」Stalnaker說：「為了增強掃瞄速度，我們利用i1860掃瞄機執行橫向操作，因此我們可以在大約45分鐘內完成一整箱的記錄。」
CDS也十分欣賞i780掃瞄機能夠以額定的全速，甚至可以在300 dpi下掃瞄的能力。「如果我們需要進行如抵押檔案之類的作業，我們將使用i780掃瞄機，因為它可以幫助我們節省大量時間。」CDS雇用12位元掃瞄機操作員負責執行KODAK掃瞄機陣列的操作，型號涵蓋桌上型到i1860掃瞄機。
讓CDS的操作員激賞的Capture Pro Software其中一項優點是能夠自訂使用者介面。「當您在我們的設施內走動時，您將會看到不同的人都能夠以他們各自喜愛的方式來設定他們的螢幕…有一些顯示兩個影像，另一些顯示四個影像。」Stalnaker說：「我們使用24英吋的顯示器，而顯示器與柯達軟體的結合，為我們提供了卓越的靈活性，以及最佳化我們的QC流程之優勢。
在和可設定他們自己掃瞄作業的客戶協作時，Stalnaker表示Capture Pro Software的功能完全可以和其他製造廠商的各種掃瞄機緊密配合操作，這是一個很大的賣點。他表示CDS最近就因為Capture Pro Software可以為預期的、來自不同製造廠商的不同掃瞄機型號的廣大陣列提供一個通用介面而贏取了一份合同。「它還具有我們鍾愛的其他關鍵方面。」他說：「例如，利用Capture Pro Software自動輸出檔案到FTP網站的功能，讓我們可以贏取一份來自政府的大合同。」Stalnaker也引證了將使用者介面作為賣點的優勢，並感謝它熟悉的外觀及感覺、不需要學習複雜的指令，以及不論工作有多複雜都可接收即時視覺回饋的能力。
「我們絕對是一家使用、提升及相信Kodak Capture Pro Software和KODAK掃瞄機的公司。」Stalnaker表示：「我們擁有非常緊張的生産環境。我們在一年半內透過我們的i1860掃瞄機大約執行1千萬到1千200萬次掃瞄，因此，耐用和持續的生産力對於我們而言至關重要，而我們從KODAK掃瞄機獲得了這一切。此外，也特別感謝Capture Pro Software的資料庫查詢功能及其他獨特優勢，成為這些掃瞄機的完美夥伴。」
「我們絕對是一家使用、提升及相信KODAK Capture Pro Software和KODAK掃瞄機的公司。」