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文件管理公司極力促使律師行採用文件成像解決方案

康乃狄克州哈特福一家公司正逐漸規範律師行管理文件的方式。TMG 文件解決方案 — 專門為法律、保險、社團和醫療公司提供影印、數位成像和裝訂服務，它使用進階技術協助其律師行客戶減輕工作量；同時將其自身的生產力提升 30%。

一年前，TMG 員工大約 75% 的時間都在複製法律文件。對於每一個新專案，他們都必須標記、影印或掃瞄幾箱重達 15 磅的文書，其中每份包含 2,500 到 3,000 頁。專案完成後，他們要將成箱的複製文件與成箱的原始文件裝載至租用的卡車，然後運回給客戶。

TMG 副總裁 Ron Peterson 說，「我們大多數客戶都是律師行，我們要為處理案件的每一位律師影印一套證言文件和文書」。「如果有新的律師行加入案件中，我們又必須為該律師行的律師影印資訊」。

當時，還無法將文件中的病人資訊與不相關的資訊分開。因為律師行的影印機和平台掃瞄機有時無法擷取筆跡較輕或鉛筆書寫的資訊，所以這項工作需要耗費大量的人力。員工需要為每一份文件調整對比度，確保可以看見重要的資訊。「如果是在交通事故案件中使用的相片，對比度就顯得尤為重要」，Peterson 說道。「律師和陪審團需要清晰地查看人員傷亡和車輛的任何損壞情況，而第二或第三代影像又難以解讀」。

維護辦公設備同樣會增加完成專案所需的時間。TMG 持續使用中的大型影印機需要定期維修。專案就會被擱置，直到公司的影印機和平台掃瞄機正常運作後才能繼續。

斟酌證據
在最近幾年，律師在庭內和庭外使用電子文件的次數逐漸增多。到 2006 年 11 月，TMG 急切需要購買需要較少維護的掃瞄設備，來將大量文件轉換為數位檔案。經過正當程序之後，公司選擇了兩台輕巧的低掃瞄量生產掃瞄機。Peterson 立刻注意到柯達 Trūper 3600 掃瞄機處理紙張的優異方式。TMG 的掃瞄機操作員現在可以成批掃瞄各種厚度和大小的文件，無需中途停止來個別掃瞄非常規尺寸的文件。

每一台 Trūper 3600 掃瞄機均配備有自動文件進紙器，任何人皆可用它將多達 200 頁的文件一次置入進紙托盤中。然後掃瞄機一次送進一頁。掃瞄機可靠、耐用，並能高效處理大量掃瞄，這部分歸功於其 1 萬頁的每日負載循環和高達每分鐘 62 頁的產能度。

Trūper 3600 掃瞄機具有內建的超音波多頁進紙偵測功能，能夠感應到不小心同時送入的文件之間的微小間隙。這有助於確保 TMG 員工送進的每一份文件都能掃瞄到。「多頁進紙忽略」是這些掃瞄機專有的進階設定，它可以防止掃瞄機誤將「不規則」文件（如黏貼在頁面和信封上的自黏便箋、標簽和相片）識別為多頁進紙。

因此，TMG 員工可以輕鬆將相片連同證據一起送進掃瞄機。

Trūper 3600 掃瞄機還具備自動對比功能，可以自動調整明暗文字之間的差異，操作員無須親自執行。

有利於律師事務所的發現
除 Trūper 3600 掃瞄機之外，TMG 還採用了 Image Capture Engineering 的 LAW 軟體和光學字元辨識軟體，可讓其律師行客戶將掃瞄的材料轉換為完全可搜尋的電子文件。

律師現在可以編制索引、整理所需的文件影像，以及刪除案件不需要的資訊。這為律師行的員工節省了時間，並避免了從成箱紙質文件中篩選出所需文件的麻煩。電子文件還可以使共用檔案和同時存取文件變得更容易。律師在法庭上使用筆記型電腦，可以存取電子文件和電子郵件文件影像，然後使用此資訊作為呈堂證據。

此外，在 CD 上儲存電子文件比保留文書實體副本需要更少的空間，因此可以降低律師行租賃倉儲空間的需求。

判決出來了！
在幾個月內，由於採用新掃瞄機，TMG 節省了大量紙張、影印機碳粉、維護、人力及遞送成本。「Trūper 掃瞄機極少需要維護」，Peterson 稱讚說。「我們甚至幾乎不必更換進紙器滾筒」。Trūper 3600 掃瞄機的滾筒通常在持續進行 30 萬份掃瞄後，才需要更換，而且其氙氣燈的設計使用壽命與掃瞄機的使用壽命相同

由於實作其文件成像系統，TMG 經常將成箱的原始文件和包含原始文件 PDF 影像的 CD 返回給客戶。公司單在租用卡車方面已經節省 3 到 4 萬美元的成本，占公司成本的 15%。自從安裝新掃瞄機之後，TMG 的成像服務已增加了 15% 到 20%，而且他們現在只將 55% 的時間花費在掃瞄專案上，並計劃繼續依賴高效的文件成像解決方案來滿足客戶需求。Peterson 表示，如果掃瞄服務需求繼續增長，公司肯定會將更多的掃瞄機整合到其運作中。對於 TMG 來說，這是很明確的事情！

2009 年 9 月，伊士曼柯達公司收購了Böwe Bell + Howell 掃瞄機公司。現在，Trūper 系列掃瞄機在柯達品牌下開展行銷活動。