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El centro hospitalario universitario Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) busca más espacio y consigue tener acceso instantáneo a los archivos del paciente

Lo que empezó siendo una misión para encontrar un hueco en el departamento destinado al servicio de archivado se convirtió en una solución aplicable a todo el hospital, que actualmente permite a los 2.043 empleados del centro CHAUHDL tener acceso instantáneo a los archivos de los pacientes.

“Todo empezó cuando nos quedamos sin sitio en el departamento de Registros Médicos”, comenta André Lavoie, director de Servicios Hospitalarios. “Necesitábamos agregar las historias clínicas de los pacientes sin tener que construir ubicaciones adicionales. A medida que evaluábamos los sistemas de almacenamiento electrónico, nos dimos cuenta de que obtendríamos un mayor rendimiento de nuestra inversión si adquiríamos una solución a largo plazo que se adaptara al creciente nivel de solicitudes de acceso a las historias clínicas de los paciente en cualquier momento y en cualquier lugar.”

La retención de archivos restringía el acceso a la información

El centro CHAUHDL es un hospital universitario de 343 camas en Lévis, cerca de la ciudad de Quebec (Canadá). En este hospital trabajan 2.043 profesionales, entre los que se incluyen 200 médicos.

Cuando el hospital CHAUHDL decidió adoptar el sistema de almacenamiento de historias clínicas electrónicas, los errores del sistema de documentación en papel quedaron aun más patentes. Uno de los grandes problemas detectados: cuando un médico consultaba un archivo de paciente, lo conservaba en su poder, lo que significaba que nadie más podía tener acceso a la historia médica mientras estuviera en posesión del facultativo. A menudo, otro especialista podía estar tratando al mismo paciente de forma simultánea y, por lo tanto, no podía tener acceso a su historia médica. Este proceso retrasaba el tratamiento y dificultaba el cuidado optimizado al paciente.

Otro problema derivado del almacenamiento de la información en papel era la cantidad de trabajo, tiempo y espacio que requería dicho sistema para recuperar datos y volverlos a colocar en el lugar adecuado.

“Manejamos las historias clínicas de 1.000 pacientes cada día. Nuestros archiveros tenían que localizar los archivos, procesarlos y volverlos a colocar en sus carpetas correspondientes. Cuando se reciben 1.000 solicitudes al día, la carga de tiempo y trabajo es enorme”, comenta Chantal Lafrenière, al frente del departamento de Registros Médicos del hospital CHAUHDL.

Evolución eficiente del sistema de almacenamiento tradicional en papel al sistema electrónico gracias a la solución Electronic Health Record (EHR)

El hospital CHAUHDL colaboró con Purkinje y Trigonix para adquirir la solución de almacenamiento electrónico. Las compañías poseían una dilatada experiencia y un equipamiento garantizado para alcanzar el objetivo de compartir los archivos de los pacientes con tan sólo apretar un botón. Los servicios de digitalización profesional de primer orden que ofrece Trigonix están sometidos a los rigurosos controles de calidad garantizada por la acreditación de la norma ISO 9001:2000. Purkinje proporcionó los documentos electrónicos (mediante digitalización y visualización), así como el software de resultados de las imágenes y del laboratorio. Gracias a ello, los profesionales de la salud pueden consultar los archivos de los pacientes y los resultados desde cualquier punto del hospital.

El centro CHAUHDL seleccionó dos scanners i660 de KODAK, un scanner i620 de KODAK, el software de captura de KODAK y el software de soluciones Purkinje|Dossier Electronic Health Record.

“Dado el retraso en el proceso de digitalización de los archivos, creímos que ésta era la forma más eficiente de digitalizar las nuevas solicitudes de archivos. Se digitalizan las historias clínicas de los pacientes que tienen citas en los próximos dos días. El sistema debe ser seguro y eficiente. No se pueden cometer errores; tampoco la calidad debe ser baja, ya que los registros tienen que estar debidamente actualizados en el sistema por la tarde”, puntualiza Asselin.

El hospital CHAUHDL utiliza los scanners i660 de KODAK para digitalizar grandes cantidades de archivos de pacientes cada mañana. El scanner i620 de KODAK se utiliza para actualizar y agregar información diariamente (resultados, notas, informes, formularios) a los registros digitalizados de pacientes.

Precisión y calidad (STAT)

El centro CHAUHDL confía en la función de detección de alimentación múltiple que proporcionan los scanners de Kodak para que los médicos puedan ver todas y cada una de las páginas de un archivo de un paciente cuando consultan los registros en pantalla.

“No se puede escapar ni un detalle”, dice Asselin acerca de la aplicación. “Cuando se digitalizan los registros, se tienen que digitalizar todas las páginas. Para las funciones de detección múltiple, los scanners de Kodak disponen de tres sensores que advierten al operador de digitalización sobre la existencia de páginas pegadas, esquinas dobladas o cualquier situación que pueda causar la pérdida de información. El operador de digitalización recibe una alerta, resuelve el problema y continúa la digitalización de las historias clínicas del paciente.”

“El centro CHAUHDL confía en estos scanners para digitalizar la totalidad de los documentos, sin errores. No nos queda otra opción: destruyen los documentos de papel una vez digitalizados. Por tanto, hay que asegurarse de que toda la información se ha digitalizado”, agrega Asselin.

¿Por qué razón el hospital CHAUHDL decide destruir los informes originales? Respuesta: por la calidad y el color de Kodak. Las digitalizaciones a color de los scanners de Kodak se consideran réplicas exactas de los documentos originales y cumplen todos los requisitos desde el punto de vista jurídico. Además, el proceso de digitalización que se lleva a cabo en el hospital viene respaldado por la certificación de los Archivos Nacionales que emite la provincia de Quebec antes de que los registros sean destruidos.

Facilidad para el usuario final: los registros de los pacientes al alcance de un botón

El verdadero valor de esta solución que se basa en los scanners de Kodak se percibe con facilidad cuando se constata que los médicos recurren al software de la solución Purkinje|Dossier Electronic Health Record para consultar de forma inmediata la información médica importante. Todo lo referente a los registros del paciente se almacena en bloque en un lugar de la base de datos. Los resultados se pueden visualizar en pantalla de forma inmediata.

“Hemos realizado sesiones de entrenamiento de diez minutos como mínimo y de una hora como máximo”, comenta Sonia Mokbel, directora de Marketing de Purkinje. “En todos los casos, los médicos lograron manejar la aplicación en 60 minutos.”

Los empleados autorizados del hospital utilizan una configuración personal para buscar archivos procedentes de cualquier equipo de la red. De este modo, se ha eliminado el problema de la retención de archivos. Varios profesionales médicos pueden tener acceso al mismo archivo de un paciente desde un número ilimitado de puntos al mismo tiempo.

“El software Purkinje|Dossier es único que permite a los médicos consultar de forma electrónica los registros de los pacientes. Además, es compatible con archivos PDF, que se pueden anotar e indexar”, amplía Lucian Jeglinschi, vicepresidente de Administración de Proyectos. “Los resultados de las imágenes y el laboratorio, junto con los informes de transcripción llegan directamente al software por medio de mensajes HL7. Se envían de forma automática y al instante a los archivos del paciente y a cada buzón de entrada del médico encargado del tratamiento. Ya no se pierden más archivos. Ya no hay que esperar para obtener la información importante.” Los profesionales de la salud pueden consultar los resultados de tres formas diferentes, en función de las preferencias y necesidades: informes, tablas y gráficos. Las recetas electrónicas respaldan la toma de decisiones basada en pruebas, gracias a la información proporcionada sobre las incompatibilidades producidas por alergias y fármacos. El software EHR también permite a los profesionales médicos registrar todos los datos de cada consulta de forma rápida, de modo que toda la información del paciente esté al alcance de todos desde un único punto.

“Es el valor añadido que aporta el software Purkinje|Dossier”, puntualiza Mokbel. “El software es completamente adaptable al hospital, especialmente cuando se trata de archivos e información relativa a la indexación, lo que facilita a los médicos la búsqueda de resultados y el seguimiento del estado de salud del paciente”.

Reducción de la carga de trabajo: registros completos de pacientes al alcance de su mano

Antes, los médicos conservaban los registros en su poder y llevaban consigo las historias clínicas a los distintos servicios y centros de tratamiento. Un archivo de paciente era tan grande que podía incluir más de 8.000 páginas y llegaba a ocupar un archivador y medio. Además, el médico encargado del tratamiento tenía que llevar el tomo consigo a los distintos centros quirúrgicos o de tratamiento. Hoy en día, el médico puede consultar en pantalla de forma sencilla y rápida las 8.000 páginas que completan el registro desde cualquier servicio conectado al sistema del hospital.

El nuevo sistema también facilita la vida a los archiveros del hospital CHAUHDL. En el pasado, cuando se devolvían los archivos, el archivero solicitaba al médico que confirmara en persona la devolución de algunos documentos antes de volver a colocar la historia médica en su sitio. Eran muchos pasos… Ahora, todos esos pasos se han eliminado completamente gracias a la solución proporcionada por los scanners de Kodak. Los médicos revisan y liberan los archivos en pantalla a discreción, sin tener que desplazarse al departamento de Registros Médicos.

El acceso instantáneo, un paso adelante en el caso de las emergencias

Antes de aplicar el nuevo sistema, la tarea de localizar y extraer los archivos más importantes de los pacientes del servicio de emergencias del hospital CHAUHDL llevaba una media de 15 minutos. En muchas situaciones de emergencia, los médicos no podían esperar tanto tiempo para administrar el tratamiento. Por esta razón, los médicos del servicio de emergencias tenían que tratar a los pacientes antes incluso de recibir los registros del paciente.

En la actualidad, los médicos de este servicio consultan los archivos de los pacientes en pantalla en segundos y en el momento en el que el paciente ingresa en el servicio de emergencias. Esta información instantánea permite advertir a los médicos en caso de que existan alergias o incompatibilidades de fármacos y, como consecuencia de ello, se pueden salvar vidas.

Es impresionante darse cuenta de que, gracias a este nuevo método de trabajo y a las ventajas que ofrece, los scanners de Kodak han supuesto un avance muy positivo en el tratamiento de pacientes de este hospital.