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Hospital Universitario Juntendo de Urayasu: ahorro de espacio gracias a la digitalización de una amplia variedad de historiales médicos en papel; la actualización permite una gestión de datos más rápida y precisa.
El Hospital Universitario Juntendo de Urayasu abrió en 1984 como hospital general local, por invitación de la ciudad de Urayasu. El hospital de Urayasu es un hospital universitario que se esfuerza en aplicar el lema de la Universidad Juntendo, “saber que uno existe gracias a los demás, mostrar consideración y cariño por los demás: este es el verdadero significado de ‘virtud’ al ofrecer cuidados médicos”. En marzo de 2011, el hospital adquirió un escáner de documentos Kodak i4200 con idea de optimizar la digitalización de los historiales médicos que había iniciado para ahorrar espacio de almacenamiento. Hablamos con Kuniko Satoh, jefa de sección del departamento de historiales médicos, y con Naeko Arai, un empleado del departamento, ambos responsables de la adquisición, con Asako Kitahara, responsable a tiempo completo del trabajo real de registrar los datos de los historiales médicos en papel, y con Hosho Sasaki, presidente de Keiyo Electron Industry Inc. (sede principal: Edogawa-ku, Tokio; http://www.karteviewer.com), que implementó y vendió el sistema.
La digitalización de historiales en papel ahorró espacio e hizo posible el almacenamiento a largo plazo.
El i4200 se adquirió para digitalizar historiales médicos en papel en el departamento de historiales médicos, que gestiona todos los historiales médicos y películas de los pacientes hospitalizados y no hospitalizados. “Ya habíamos digitalizado todos los historiales en papel hasta 2003 con un escáner en color DS3590C Kodak, que usamos de 2002 a 2010”, dice Satoh. “Además de la gestión básica de los historiales de pacientes hospitalizados y no hospitalizados, como este es un hospital universitario, los médicos a menudo necesitan consultar historiales médicos cuando preparan ponencias. Si guardásemos todo en papel, 
nos quedaríamos sin espacio, pero gracias a la digitalización no necesitamos más espacio para los historiales de pacientes no hospitalizados del que necesitamos en 1984, cuando abrió el hospital. Si no hubiésemos contado con el DS3590C, habríamos abandonado la idea de digitalizar. Así de revolucionario fue el DS3590C. Cuando lo reemplazamos, habíamos escaneado un total de 95.090 historiales”. Satoh participó en la adquisición tanto del DS3590C como del i4200 nuevo. El DS3590 había funcionado bien durante nueve años, pero se estaba terminando el período durante el que se ofrecía un servicio de mantenimiento, el nuevo i4200 ya estaba disponible y el propio servidor del sistema era viejo y propenso a fallos de conexión, el departamento decidió estudiar si se iba a comprar uno nuevo.
Un sistema de confianza que responde con flexibilidad a los problemas típicos asociados con los historiales médicos y un completo sistema de asistencia fueron los factores decisivos.
Muchas empresas fabrican escáneres de documentos pero, de nuevo, el departamento eligió Kodak. “Esta vez analizamos escáneres de tres empresas, pero como estábamos acostumbrados a introducir datos en un escáner Kodak, la sensación de familiaridad nos daba confianza”, comenta Satoh. “El historial médico de un solo paciente puede estar formado por hojas de papel de diferentes tamaños y grosores, y puede que algunas hojas tengan otros papeles pegados con pegamento; sólo el escáner Kodak podía manejar todo esto. El hecho de que Keiyo Electron ofreciese convertir los historiales que habíamos escaneado con el DS3590C al nuevo formato también fue un factor decisivo”, explica Sasaki, 
“Recomendamos el Kodak i4200 porque pensamos que a la gente que iba a realizar la tarea le resultaría más fácil utilizar una máquina cuyas funciones fuesen parecidas a las de la que ya estaban utilizando. Está prácticamente libre de atascos de papel, y creímos que el servicio de asistencia también era un factor importante”. En efecto, la selección del i4200 se basó, en parte, en la experiencia del departamento con el servicio de Kodak, que nunca había entorpecido el buen funcionamiento del hospital; el personal de asistencia siempre había devuelto las llamadas o acudido inmediatamente para arreglar las averías o bien respondido adecuadamente a las propuestas hechas por el hospital.
Más rápido y más preciso, con mayor capacidad de procesamiento
El lector de código QR mejora la usabilidad
Se recogen los historiales médicos escritos a mano de los médicos y se llevan al departamento de historiales médicos, donde se almacenan en estantes. A continuación, Kitahara, que compara los historiales con una lista y los preprocesa antes de introducir los datos en lotes, digitaliza los historiales en orden cronológico, por año. “Con el otro aparato”, nos dice Kitahara, “antes de escanear había que establecer el modo de funcionamiento manualmente de acuerdo con la calidad y el tamaño del papel, pero la nueva máquina es mucho más rápida. Si el preprocesamiento se realiza correctamente, casi se dobla la velocidad de procesamiento. Me estoy acostumbrando a su precisión y velocidad”.
“Con la máquina anterior, tardábamos aproximadamente un año en introducir los historiales de 18 meses, pero ahora podemos introducir los de dos años en el mismo tiempo”, afirma Satoh. La función del código QR que utiliza para el procesamiento automático también funciona bien. La luz LED también indica que la imagen es extremadamente nítida. La lectura de código QR es una función nueva, introducida en marzo de este año. Esto permite registrar automáticamente el ID del paciente y el número de veces que ha sido ingresado, cuando antes había que introducir esta información manualmente con cada historial. Además de reemplazar el escáner, el software de la aplicación se cambió por Kodak Capture Pro Software. Se ha mejorado la usabilidad de este software, que hace que sea más rápido encontrar la página deseada y, en general, es más práctico. “La pantalla del explorador también es más fácil de usar. El historial objetivo y las miniaturas se muestran al mismo tiempo, así que resulta fácil para los médicos ver a qué página tienen que mirar, y el sistema se puede utilizar de manera intuitiva”, explica Arai.
Un servicio diligente que no finaliza tras la entrega y la reparación es lo que ha construido una fuerte relación de confianza
“De hecho, desde que cambiamos al escáner nuevo, la interfaz ha funcionado bien y no hemos tenido prácticamente ningún problema”, nos cuenta Arai. “Si tenemos un problema con el escáner, primero lo discutimos con Kitahara y, a continuación, lo verificamos con la jefa de sección. Si no podemos solucionarlo en el hospital, informamos a Sasaki en Keiyo Electron y a Kodak. Es muy fácil hablar con ellos”. Durante las entrevistas, lo que descubrimos fue la confianza que el hospital de Urayasu deposita en Keiyo Electron y en Kodak. Satoh afirmó que están “muy satisfechos con las funciones y con el entorno de asistencia. Cuando se instaló el sistema nuevo, yo misma probé todas las funciones, así que sé lo bueno que es”. Otro factor decisivo fue que Kodak no sólo da una respuesta muy rápida, sino que además Keiyo Electron está cerca, en Nishi-Kasai, por lo que podíamos obtener soluciones de manera inmediata”. Los representantes de Kodak en Keiyo Electron también se mostraron dispuestos a ayudar a que el i4200 funcionase sin problemas. Sasaki explica que “cuando estábamos desarrollando el sistema, nos centrábamos en cómo se iba a usar. Todo el mundo aportaba ideas”.
Las crecientes posibilidades que ofrece el escaneado, y la necesidad en aumento de escanear para digitalizar historiales médicos y otros documentos
Satoh ofreció una perspectiva significativa de los beneficios que aporta una calidad de confianza y una asistencia completa: “Hasta ahora, el nuevo escáner cubre todas nuestras necesidades, no falta nada de lo que deseamos. Nuestra principal prioridad es escanear tantos historiales en papel como podamos. Creemos que, aunque se introduzcan historiales médicos digitales, aún se necesitará papel, que se usará de manera paralela. Puede suceder que, si escaneamos todos los historiales antiguos y llegamos a un punto en el que se pueden escanear los historiales cuando se da el alta a un paciente, cambiará el modo en que usamos los historiales médicos digitalizados. Cuando ese momento llegue, puede que nos asesoremos para establecer un sistema nuevo”. Las instituciones médicas acaban de empezar a usar los historiales médicos digitales. Sin embargo, como siempre se producen documentos en papel, como cartas de recomendación, cartas de derivación médica y documentos relacionados con los seguros médicos, parece que sigue existiendo una gran necesidad de utilizar un escáner. Satoh comentó qué: “En el hospital de Shizuoka, que es otro Hospital Universitario Juntendo, guardan todos los historiales de los pacientes hospitalizados y no hospitalizados en papel, así que les hemos recomendado el i4200”. En cuanto a la permanencia de su empresa en el futuro, Sasaki indica lo siguiente: “El servicio no finaliza al entregar el sistema. Nuestra política es reflejar buenas ideas en el software inmediatamente, y hacer que sea fácil de usar”. En el Hospital Universitario Juntendo de Urayasu, los historiales médicos digitalizados no sólo solucionarían el problema con el espacio de almacenamiento, sino que también contribuirían a que el hospital funcionase bien. Además, la excelente asistencia ofrecida por el fabricante y por el agente de ventas seguirá fomentando el desarrollo.