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Un caso de gran relevancia para bufetes de abogados hace que una empresa de administración de documentación adquiera soluciones de adquisición de imágenes de documentos

Una empresa en Hartford, Connecticut, está intentando normalizar la forma en que los bufetes de abogados administran sus documentos. TMG Document Solutions, especializada en servicios de copia, digitalización y encuadernación para bufetes de abogados, compañías de seguros, organizaciones y empresas médicas, utiliza tecnología avanzada para ayudar a sus bufetes de abogados clientes a reducir su carga de trabajo, al tiempo que aumenta su productividad en un 30%.

Hace un año, los empleados de TMG emplearon cerca del 75% de su tiempo en duplicar documentos legales. Con cada nuevo proyecto, debían etiquetar, fotocopiar o digitalizar cajas de cerca de 7 kg con documentos que contenían de 2.500 a 3.000 páginas cada una. Cuando un proyecto finalizaba, debían cargar cajas de documentos duplicados, junto con las cajas originales, en camiones alquilados y devolverlas a los clientes.

“La mayoría de nuestros clientes son bufetes de abogados y debemos fotocopiar las declaraciones y toda la documentación para cada abogado que trabaje en un caso,” afirmó Ron Peterson, vicepresidente de TMG. “Si una nueva empresa se unía al caso, también debíamos copiar toda la información para los abogados de ese bufete.”

Además, no hay ninguna forma de separar la información relevante en un documento de la irrelevante. Dado que las fotocopiadoras y los scanners planos de la empresa no siempre reconocían el texto con poca tinta o escrito a mano, el trabajo era aún más intenso. El empleado debía ajustar el contraste para cada documento de forma que se garantizara que la información crítica era visible. “El contraste es especialmente importante en el caso de fotografías de casos de accidentes,” afirmó Peterson. “Los abogados y juristas deben ver claramente las lesiones y daños en los vehículos, y una segunda o tercera copia de una imagen puede ser muy difícil de descifrar.”

También hay que añadir el mantenimiento de los equipos al tiempo que lleva realizar un proyecto. Al trabajar de forma ininterrumpida, las fotocopiadoras de gran volumen de TMG necesitan reparaciones frecuentes. Los proyectos se interrumpían hasta que las fotocopiadoras y los scanners planos de la empresa funcionaban correctamente.

Ponderación de las pruebas
Recientemente, ha aumentado el uso de documentos electrónicos por parte de los abogados tanto dentro como fuera de los juzgados. En noviembre de 2006, un caso de gran envergadura hizo que TMG decidiera adquirir un equipo de digitalización de bajo mantenimiento para convertir los grandes volúmenes de documentos en archivos digitales. Tras este proceso, la empresa seleccionó dos scanners de producción compactos y de bajo volumen. Inmediatamente, Peterson se percató del buen funcionamiento con papel de los scanners KODAK Trūper 3600. Ahora los empleados de los scanners de TMG podían digitalizar numerosos documentos de diferente grosor y tamaño sin necesidad de parar en mitad del proceso para digitalizar de forma individual documentos con dimensiones especiales.

Cada scanner Trūper 3600 dispone de un alimentador de documentos automáticos que permite que se coloquen en la bandeja de alimentación hasta 200 páginas cada vez. El scanner se encargará de introducir las páginas una a una. Los scanners manipulaban grandes volúmenes de digitalización con confiabilidad, durabilidad y eficiencia, gracias en parte a su rendimiento diario de 10.000 páginas y a una velocidad de producción de hasta 62 páginas por minutos.

La función de detección de alimentación múltiple ultrasónica (Ultrasonic Multi-feed Detection) integrada en los scanners Trūper 3600 detectaba cualquier espacio entre los documentos que se hubieran introducido a la vez de forma accidental. Esto ayudaba a garantizar que se digitalizaban todos los documentos que los empleados de TMG colocaban en la bandeja de alimentación. La función Ignorar alimentación múltiple (Multifeed Ignore), un ajuste avanzado exclusivo de estos scanners, evitaba que los scanners identificaran de forma incorrecta documentos “irregulares” como alimentación múltiple, como por ejemplo notas adhesivas, etiquetas y fotografías en páginas y sobres.

Como resultado, los empleados de TMG podían añadir sin problemas fotografías que se incluían en la documentación.

Además, los scanners Trūper 3600 cuentan con funciones de ajuste automático de contraste en el caso de variaciones de luz y oscuridad del texto, por lo que no es necesario que lo hagan manualmente los empleados.

Conclusiones a favor de los bufetes de abogados
Además de los scanners Trūper 3600, TMG adquirió el software de ingeniería de captura de imágenes LAW y el software de reconocimiento de caracteres óptico para ofrecer a sus bufetes de abogados clientes la oportunidad de convertir su documentación digitalizada en documentos electrónicos en los que se pueden realizar búsquedas.

Ahora, los abogados pueden crear índices y organizar las imágenes de documentos necesarias y eliminar la información irrelevante para un caso. De esta forma, se ahorró el tiempo y los problemas asociados con la búsqueda en cajas de documentos en papel para encontrar la documentación necesaria. Los documentos electrónicos permiten además compartir los archivos, así como un fácil acceso simultáneo a los documentos. Al utilizar un portátil en el juzgado, un abogado puede acceder a los documentos electrónicos y enviar por correo electrónico imágenes de documentos, y utilizar esta información para presentarla como prueba.

Asimismo, el almacenamiento de documentos electrónicos en CD requiere menos espacio que el almacenamiento de copias físicas en papel, con lo que los bufetes de abogados no necesitarán alquilar espacio para su almacenamiento.

Veredicto
En unos pocos meses, TMG se percató de los significativos ahorros en papel, tóner, mantenimiento, mano de obra y envío como resultado de la adquisición de los nuevos scanners. “Los scanners Trūper necesitan muy poco mantenimiento," afirmó Peterson. "Rara vez tenemos que sustituir los rodillos de alimentación.” Los rodillos de los scanners Trūper 3600 normalmente duran unas 300.000 digitalizaciones antes de sustituirse y sus lámparas de xenon están diseñadas para durar toda la vida útil del scanner.

Gracias a la implementación de un sistema de adquisición de imágenes de documentos, TMG suele devolver cajas de documentos originales a sus clientes junto con CD que contienen imágenes en PDF de la documentación original. La empresa ha ahorrado entre 30.000 y 40.000 dólares sólo en los costes relacionados con el alquiler de camiones, lo que se traduce en un 15% de costes de la empresa. Los servicios de imágenes de TMG han aumentado entre un 15 y 20% desde la instalación de los nuevos scanners; y ahora emplean el 55% de su tiempo en digitalizar proyectos y pensar cómo continuar confiando en soluciones de imágenes de documentos para satisfacer las necesidades de sus clientes. Peterson asegura que no hay ninguna duda de que la empresa adquiera más scanners si la demanda de servicios de digitalización continúa aumentando. Para TMG, es un caso cerrado.

Eastman Kodak Company adquirió la división de scanners de Böwe Bell + Howell en septiembre de 2009. Ahora los scanners de la serie Trūper se comercializan con la marca Kodak.