Londra,20 dicembre 2011 - Kodak (NYSE:EK) ha annunciato oggi che il gruppo di estrazioni minerarie Exxaro con sede in Sudafrica ha acquistato gli scanner di rete Scan Station 500 e l'applicazione Capture Pro Software Auto Import Edition per favorire l'implementazione di un sistema EDMS (Electronic Document Management System) strategico nell'ambito della divisione Namakwa Sands. CSX, rivenditore Kodak con sede in Sandton, Sudafrica, è stato scelto come partner di implementazione principale.
Utilizzando Microsoft SharePoint 2010, l'iniziativa darà vita a un unico sistema di gestione dei documenti consolidato per facilitare la condivisione delle conoscenze, semplificare l'accesso alle informazioni reperibili in più siti, promuovere best practice e garantire conformità legale in termini di conservazione, accesso e protezione dei documenti.
Exxaro è un gruppo che opera nel settore delle risorse naturali con attività di estrazione diversificate di carbone, sabbie minerali, metalli di base e minerali di ferro, con sedi in Sudafrica, Australia, Namibia e Cina. Namakwa Sands è una divisione di Exxaro che risulta terza al mondo nel settore delle sabbie minerali. Si occupa dell'estrazione di rutilo e ilmenite, utilizzati per produrre titanio e ghisa, nonché zircone, solitamente utilizzato nel settore chimico e ceramico.
Dirk Short, IT Engineer di Namakwa Sands, ha commentato: "Disponiamo di tre siti principali nella costa occidentale del Sudafrica1 a una distanza di circa 320 km. I nostri collegamenti WAN sono buoni, ma nonostante ciò, vi era una collaborazione limitata a livello documento, eravamo soliti ricorrere alla duplicazione e non impiegavamo standard comuni relativamente a denominazione, convenzioni e controllo dei documenti nell'ambito dell'attività di business. Il progetto che abbiamo adottato prevede l'unione di tutti, al fine di creare un sistema in grado di gestire tutta la documentazione cartacea di diverso tipo, dai report ai manuali tecnici, oltre a tutta una serie di documenti finanziari e creati in ufficio".
Si tratta di un aspetto fondamentale in particolar modo in Sudafrica, e più in generale nel settore delle estrazioni minerarie, in cui la conservazione dei documenti e le normative in materia di conformità sono particolarmente complesse ed è necessario conservare la documentazione cartacea per lunghi periodi di tempo, come nel caso delle fatture e degli ordini di acquisto, che vanno conservati per 7 anni oppure dei documenti personali e medici che devono essere conservati per 15 anni dalla data di uscita di un dipendente. I disegni tecnici e i piani delle miniere devono essere conservati per l'intera durata di una miniera.
Il Project Team ha richiesto una consulenza a due studi legali, Base Inc. e Mostert Opperman, i quali hanno fornito informazioni sui periodi di conservazione di documenti specifici affinché potessero essere programmati automaticamente in Microsoft SharePoint.
Inoltre, è stato richiesto il parere dei dipendenti nell'ambito dell'intera azienda al fine di avere un'idea più chiara sulle modalità di utilizzo delle informazioni, sulla creazione dei documenti e sul flusso di documentazione cartacea nell'ambito dell'attività di business. In questo modo, è stato possibile delineare una tassonomia dei documenti da redigere al fine di creare una struttura di indicizzazione al livello dell'intera società, con metadati e convenzioni di denominazione normalizzati, per facilitare la ricerca e il recupero successivi.
Per popolare Microsoft SharePoint in modo efficiente, il team intendeva distribuire scanner di facile utilizzo e che richiedessero intervento minimo da parte degli utenti. Gli scanner di rete Kodak Scan Station 500 sono stati scelti perché robusti, compatti e dotati di funzionalità di amministrazione centralizzata, aspetto fondamentale data la presenza di tre siti. Sono inoltre dotati di un touchscreen di facile utilizzo impostabile in modo da facilitare le scelte degli utenti.
Short ha aggiunto: "Abbiamo impostato una serie di regole in base al tipo di documenti e ai reparti, in modo da semplificare l'importazione della documentazione cartacea mediante Capture Pro Software Auto Import Edition, ridurre al minimo l'intervento da parte del personale e automatizzare completamente l'accesso alle informazioni in SharePoint. Il personale carica i documenti, si limita a sfiorare le icone sullo schermo e il documento viene salvato immediatamente nella cartella pertinente con conseguente generazione immediata dei metadati nelle colonne SharePoint appropriate. Capture Pro è uno strumento avanzato che consente di gestire e ottimizzare i documenti cartacei e i relativi dati in SharePoint, semplificandone la ricerca e l'elaborazione".
Namakwa Sands sta applicando Capture Pro Software OCR ai documenti per convertirli in file PDF ricercabili, con alcuni documenti finanziari importati automaticamente nel sistema ERP Mincom Ellipse.
Scan Station 500s è stato implementato in diversi reparti, tra cui Risorse umane, Engineering, Supply Chain, Formazione e ISO/Qualità, nonché in miniere, laboratori e nei reparti dedicati a produzione, finanza, marketing e gestione dei rischi.
Inoltre, sono stati acquistati tre gruppi di lavoro Kodak i1220 e tre scanner i160, in grado di gestire fogli in formato A3, per la scansione dei documenti ad alta velocità. Namakwa Sands utilizza anche un servizio di terzi per gestire alcune operazioni di digitalizzazione.
Poiché l'azienda ha cominciato la sua attività di estrazione mineraria nel 1994, il Project Team sta digitalizzando la documentazione del personale di circa 3000 dipendenti, migliaia di ordini di acquisto storici (con la corrispondenza correlata) e 1200 manuali tecnici, ognuno dei quali composto da 100-200 pagine.
Siccome l'azienda ha più sedi e opera ininterrottamente 24 ore su 24, tutti i giorni della settimana, vi è sempre stato il rischio che le pagine andassero perse quando i tecnici portavano con sé i manuali sul campo per aggiustare i componenti di un'attrezzatura. Con il nuovo sistema EDMS, ora è sufficiente cercare la sezione appropriata sullo schermo, trovare risposte in modo rapido e stampare la pagina interessata.
SharePoint viene eseguito su server HP robusti nel data center di Namakwa Sands in Saldanah e, poiché tutto il personale accede al sistema via Web, è stata distribuita una soluzione Riverbed per ottimizzare il traffico WAN al fine di migliorare la rete e di conseguenza le prestazioni dell'applicazione.
I vantaggi del nuovo sistema EDMS sono stati realizzati rapidamente. L'accesso alle informazioni avviene in modo estremamente più rapido, la produttività del personale è stata ottimizzata, le normative in materia di conformità sono state soddisfatte e la condivisione delle conoscenze è stata semplificata nell'ambito della società. Short ha aggiunto: "Siamo riusciti a ottimizzare anche le informazioni. Ad esempio, non è più necessario trasportare i file del personale come in passato. Ai responsabili autorizzati è sufficiente digitare l'identificativo di un dipendente per poter accedere al relativo record in pochi istanti".
Relativamente alla relazione con il rivenditore, CSX, Short conclude: "La nostra esperienza con loro è stata più che positiva. CSX ci ha aiutato a risolvere qualsiasi problema riscontrato e il servizio vendite è stato eccellente".
David Stephens, Sales Manager di Kodak per il Sud Africa, ha commentato: "I nostri scanner Scan Station 500 sono ideali per le società che desiderano distribuire una soluzione di scansione di classe enterprise, poiché sono associati a Capture Pro Software Auto Import Edition per offrire una soluzione ideale nell'ambito di più siti in cui è necessario contare sulla comodità della gestione e del controllo centralizzato dei documenti e dell'acquisizione dei dati. Con Microsoft SharePoint 2010, aiutiamo le aziende a recuperare i dati essenziali dalla documentazione cartacea per ottimizzare la collaborazione, la produttività e la conformità".
Informazioni su Kodak
Il settore per Document Imaging di Kodak fornisce ai suoi clienti una soluzione per l'acquisizione e l'utilizzo di informazioni importanti da documenti elettronici e cartacei. Le nostre soluzioni per l'imaging dei documenti comprendono pluripremiati scanner e capture software, nonché servizio e assistenza leader nel settore. Dai piccoli uffici alle aziende a livello mondiale, Kodak ha la giusta soluzione per qualsiasi azienda in materia di acquisizione delle informazioni.
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