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Il dipartimento di libertà vigilata di LaPorte risparmia tempo, denaro e "gradini" grazie al sistema di gestione del contenuto che caratterizza gli scanner KODAK i1320 Plus

4 funzionari sorveglianti le persone in libertà vigilata Un segretario part-time e 2 segretari full-time. Circa 800 persone che vigilano in ogni momento. 47.792 persone in libertà vigilata tra il 2000 e il 2008. In media un file di 82 pagine a persona. Un totale di 3.918.944 pagine di documenti.

Si tratta delle statistiche e dei volumi di cui si occupa Steve Eyrick - capo funzionario sorvegliante le persone in libertà vigilata per la corte d'appello di LaPorte, IN. Ovviamente, le sue mansioni non si limitano all'elaborazione di documenti. Compito suo è soprintendere agli assistiti che sono accusati di reati minori, aiutandoli, assieme al suo staff, a rifarsi una vita. (Per lo straordinario lavoro svolto, Eyrick ha ricevuto di recente il riconoscimento "Order of Augustus" 2009, un premio a cadenza annuale conferito dal Probation Officers Advisory Board a un funzionario sorvegliante le persone in libertà vigilata dell'Indiana, il cui impegno e dedizione personale incarnano gli ideali e la filosofia di John Augustus, il "padre della libertà vigilata" in America.)

Si può constatare come, prima di adottare un sistema di gestione dei contenuti elettronico, Eyrick e il suo staff hanno riempito 80 archivi di documenti. "Avevamo una piccola stanza nel seminterrato della vecchia stazione di polizia, piena zeppa di scatole, poiché per legge dobbiamo conservare i documenti per 7 anni. Spendevamo un sacco di tempo a cercare tra i documenti e non era un processo produttivo", afferma Eyrick. "Inoltre, parlando sinceramente, il mio ufficio è al terzo piano, quindi dovevo fare 3 rampe di scale per scendere alla stazione, percorrere un'altra rampa per raggiungere la cella del carcere, quindi tornare indietro, copiare le cose che mi servivano... e ripetere lo stesso percorso in entrambe le direzioni. Dire che era una procedura inefficiente e faticosa è ancora poco. Erano un mucchio di gradini!"

Questo tour de force terminava nel momento in cui il dipartimento di libertà vigilata di LaPorte si accordava con Bolt Document Management per implementare un sistema di gestione dei documenti Laserfiche.

Trasformare i dati in informazioni importanti

In prima linea, in questo sistema ottimizzato di eliminazione della carta, vengono utilizzati 4 scanner KODAK i1320 Plus per acquisire un'ampia gamma di documenti: fascicoli di tribunale, verbali di polizia e di arresto, lettere, documentazioni per trattamento e programma, documenti sul servizio civile e altro. "Grazie alla velocità degli scanner KODAK i1320 Plus siamo riusciti a recuperare quasi tutti i documenti in archivio e vogliamo fare del 2010 l'"anno senza carta", fa notare Eyrick. "La qualità delle immagini è fenomenale. Sottoponiamo a OCR ogni pagina e ogni parola e ora siamo in grado di utilizzare queste informazioni per estrarre dei dati fondamentali per visualizzare gli schemi, tracciare correlazioni e creare altre analisi importanti." Due dei segretari del dipartimento si occupano di far funzionare gli scanner e apprezzano il modo in cui gli scanner i1320 Plus gestiscono i moduli a due parti NCR senza inceppamenti o errori di alimentazione. (In precedenza, veniva utilizzato un sistema di imaging di livello inferiore e di breve durata, che utilizzava scanner di altri produttori e i moduli NCR spesso rimanevano bloccati in queste macchine.)

Quando il sistema è stato introdotto, gli operatori si sono attrezzati e sono ricorsi ai nuovi scanner Kodak. In passato, il dipartimento di libertà vigilata utilizzava altri scanner e un sistema di archiviazione su disco ottico (ormai obsoleto). Tuttavia, il concetto di gestione del contenuto era essenzialmente lo stesso e l'interfaccia intuitiva e una curva di apprendimento rapida degli scanner KODAK i1320 Plus hanno velocizzato e semplificato il processo di l'implementazione.

Risparmio di tempo, di soldi e di spazio per l'archiviazione

Da quando ha adottato il nuovo sistema di gestione dei documenti con gli scanner Kodak e il sistema di gestione dei documenti Laserfiche nel 2009, l'ufficio di libertà vigilata ha tratto dei notevoli vantaggi. In primo luogo, l'efficienza: i dipendenti possono ora individuare istantaneamente documenti relativi alla libertà vigilata dall'archivio organizzato Laserfiche. "Ritengo che l'accesso simultaneo sia un vantaggio di fondamentale importanza," afferma Eyrick "Le stesse informazioni possono essere visualizzate da due persone contemporaneamente e non si pone più il problema di cercare di scoprire chi sta utilizzando e monitorando il file. Inoltre, abbiamo liberato il nostro personale, che ora può utilizzare il suo tempo per svolgere attività più produttive e nessuno di noi deve più intraprendere il lungo tragitto fino al seminterrato e ritorno."

Vi è inoltre un significativo risparmio nello spazio e nei costi, in quanto la scansione dei vecchi documenti ha permesso al dipartimento di distruggere migliaia di vecchie carte e restituire lo spazio per l'archiviazione al cancelliere, il quale si è detto soddisfatto dell'ottima organizzazione e dell'ordine attuale della stanza. Sono inoltre disponibili una protezione avanzata dei documenti per assicurare maggiore privacy a chiunque vi sia menzionato o ne faccia uso, una condivisione semplificata dei documenti con le parti interessate in questi dati e la capacità di raccogliere molto più velocemente tutti i dati necessari a un determinato caso.

Il processo di integrazione è stato semplificato, poiché Bolt Document Management ha integrato il sistema di gestione dei casi del dipartimento di libertà vigilata con Laserfiche mediante il BOLT Bridge Software. I nuovi funzionari sorveglianti le persone in libertà vigilata possono accedere rapidamente ai file relativi agli assistiti mentre visualizzano le informazioni relative ai casi nel database. Il dipartimento di libertà vigilata ha inoltre impostato diversi profili per diverse attività di scansione, mediante BOLT Bridge Software, per rinominare, indicizzare e instradare i documenti in modo più efficiente.

Produttività ed esperienze positive

"Siamo estremamente soddisfatti di questo sistema," afferma Eyrick. "I nostri scanner Kodak operano con il sistema di gestione dei documenti Laserfiche e il BOLT Bridge Software in modo perfetto. Il livello di produttività da noi raggiunto, combinato con il risparmio di spazio e soldi è impressionante ed estremamente prezioso."

Per concludere, Eyrick ha descritto la sua esperienza positiva di pochi giorni fa con KODAK Service & Support. "Abbiamo ordinato un nuovo scanner i1320 Plus e, una volta arrivato, l'abbiamo collegato, ma non funzionava. Ho chiamato KODAK Service & Support e mi hanno detto che ne avrebbero inviato un altro nuovo. Il pomeriggio del giorno dopo, nel mio ufficio c'era un nuovo scanner i1320 Plus.