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Il DMV, grazie agli scanner Kodak i1860, ha trasformato le noiose scansioni in operazioni piacevoli.

Kathy Sharpe e gli operatori addetti alla scansione del South Carolina DMV parlano di un "prima" e di un "dopo". Il prima e il dopo l'arrivo dei sei scanner Kodak i1860."Il "dopo" è di gran lunga migliore", nota Sharpe, Imaging Unit Manager della SC DMV.

Se si confrontano i giorni del "prima", quando nel dipartimento venivano utilizzati scanner di un diverso produttore, la produttività era di gran lunga inferiore, la qualità dell'immagine ne risentiva e le chiamate all'assistenza erano più frequenti. Il centro di scansione primario della DMV si trova a Blythewood, SC, a circa 20 minuti dalla capitale dello stato Columbia e acquisisce circa 1,3 milioni di documenti al mese, ricevuti dalle 68 filiali dello stato.

Tutto viene acquisito e immesso nel sistema, dai titoli ai biglietti. Il centro di scansione riceve le pratiche dai diversi uffici dislocati in tutto lo stato via e-mail, quindi, prima dell'imaging, ordina i documenti per tipo. Grazie all'utilizzo di Kofax Ascent Capture 9, molti documenti vengono indicizzati mediante la ricerca del codice a barre, mentre i biglietti vengono scansionati e indicizzati manualmente in un altro programma. È per questo motivo che lavorare con scanner che offrano affidabilità, elevata capacità produttiva, qualità dell'immagine straordinaria e un complessivo risparmio è tanto importante per le operazioni di imaging della DMV.

Sperimenta in prima persona la qualità degli scanner Kodak i1860
Una volta ottenuta l'autorizzazione all'acquisto di nuovi scanner, nel corso della ricerca, Shawn Powers, Director of Resource Management per SC DMV e Sharpe hanno ricercato e visionato demo di diversi scanner. Hanno trascorso l'intera giornata presso l'AIS (Advanced Imaging Services) di Pineville, SC, un rivenditore autorizzato dei prodotti Kodak Document Imaging dotato del contratto statale per i servizi di imaging. "Abbiamo potuto vedere la velocità degli scanner Kodak i1860 e la qualità dell'immagine che viene automaticamente ottenuta", afferma Powers. "Questi hanno rappresentato i due fattori chiave che ci hanno portati ad acquistare le macchine Kodak".

Ripensando ai giorni del "prima", la DMV spendeva $ 15.000 ogni tre mesi per la manutenzione e i materiali di consumo per gli scanner obsoleti. Le macchine erano lente, difficili da spostare, non ergonomiche, in grado di creare lunghi tempi di inattività e malcontento sia tra gli operatori che tra gli amministratori.

Scopri un nuovo mondo di produttività e risparmio

Una volta che gli scanner Kodak i1860 sono stati acquistati e messi in esecuzione, le prospettive di ognuno si sono illuminate. "Imparare a utilizzare gli scanner i1860 è stato abbastanza semplice per tutti," ricorda Sharpe. "L'interfaccia è abbastanza intuitiva e tutti i nostri operatori li hanno adottati rapidamente. Abbiamo messo in funzione quattro scanner per tutto il giorno e gli altri due per mezza giornata, mentre otto operatori eseguivano le scansioni.

Oltre alla gioia degli operatori, Sharpe e Powers hanno ottenuto molti altri vantaggi grazie agli scanner Kodak:

• Accesso semplificato e sostituzione di parti sostituibili dall'utente
• Livelli di precisione altamente migliorati
• Qualità dell'immagine di gran lunga superiore ("Abbiamo chiesto al produttore se questa fosse la qualità migliore che potessimo ottenere", afferma Sharpe. "Ci hanno semplicemente risposto: "Sì, non potrebbe essere meglio di così!"")
• Minor tempo e denaro dedicati all'interazione tra operatore e materiali di consumo, ad esempio, grazie a un kit di alimentazione di grandi dimensioni dalla durata di sei mesi.

"In passato, gli scanner precedenti presentavano molti problemi nella lettura dei codici a barre, riportando errori nei numeri del titolo e VIN, nei nomi e in altre informazioni di primaria importanza", afferma Sharpe. "Gli scanner Kodak leggono i codici a barre e traducono le informazioni quasi integralmente, in modo da ottenere dati indicizzati molto precisi. È possibile immaginare quanto malcontento e quante scansioni ripetute sono stati eliminati dal nostro lavoro."

Scanner che è in grado di rendere ognuno più soddisfatto

Powers ha iniziato a lavorare con Sharpe nel settore dell'imaging sei mesi prima dell'introduzione degli scanner i1860 alla DMV e afferma che oggi l'intero processo risulta molto più semplice. "I tempi di inattività sono di gran lunga inferiori e, avendo ottenuto affidabilità e produttività, siamo ora in grado di svolgere con nove persone il lavoro che prima svolgevamo con 18," afferma Powers. "Semplicemente, non è stato necessario rimpiazzare i dipendenti che hanno lasciato il reparto. Questo si è tradotto in un risparmio significativo e, come tutte le agenzie governative, il taglio dei costi e il mantenimento delle prestazioni è uno degli obiettivi principali. I tempi di inattività si sono ridotti in maniera importante e abbiamo risparmiato circa $ 200.000 l'anno".

Anche il servizio clienti è stato potenziato grazie alla chiamata DMV e i centri del servizio clienti sono ora in grado di inviare stampe di documenti entro 48 ore dalla richiesta, se messo a confronto con i tempi di risposta precedenti all'introduzione degli scanner i1860, che andavano dai tre ai quattro giorni.

Per gli operatori, i vantaggi ergonomici degli scanner i1860 consentono a ogni unità di essere spostata nella parte superiore e inferiore del piedistallo in modo da ottenere un'altezza ideale, per adattarsi con facilità agli operatori più bassi e a quelli più alti, se messo a confronto con la posizione fissa degli scanner precedenti.

"Tutti gli operatori amano gli scanner Kodak e la loro qualità dell'immagine e affidabilità viene realmente apprezzata", afferma Sharpe. "Abbiamo tagliato il numero delle scansioni ripetute, ridotto in maniera importante il livello di malcontento e risparmiato denaro. Quando si riesce a soddisfare contemporaneamente dipendenti, clienti e amministrazione, significa che si è fatto la cosa giusta!".