• La messa a punto del progetto di consolidamento migliorerà l'efficienza e consentirà ai cittadini di risparmiare 250.000 sterline di tasse all'anno per 40 anni
• La nuova sede integrerà 17 edifici dislocati in Stafford
• Il sistema EDRMS ottimizza la capacità del Consiglio di rispondere più rapidamente alle richieste dei cittadini

Londra, Regno Unito - Kodak (NYSE:EK) ha annunciato oggi che il Consiglio della Contea di Staffordshire ha implementato una soluzione di scansione dei documenti ad elevate prestazioni per la digitalizzazione della maggior parte dei file gestiti in occasione del trasferimento presso una nuova sede di circa 14000 metri quadri denominata Staffordshire Place.

La nuova struttura consentirà di erogare i servizi in modo efficiente perché tutti reparti saranno ubicati presso una sede unica, con conseguente riduzione dei costi, ottimizzazione dei processi aziendali e semplificazione del lavoro svolto dai dipendenti del Consiglio.

Oltre a un investimento per un totale di 80.000 sterline comprensivo di costi del personale, sono stati acquistati due scanner di produzione a colori Kodak i620 per volumi medi, congiuntamente al capture software di immagini EzeScan di Outback Imaging, per eseguire una nuova scansione della documentazione cartacea dei reparti che saranno trasferiti presso la nuova struttura, offrendo maggiore spazio di memorizzazione. Nel nuovo schema è stato integrato soltanto un metro lineare di memorizzazione per dipendente.

Verranno chiusi diciassette edifici dislocati in città, permettendo al Consiglio di risparmiare 250.000 sterline all'anno per 40 anni e di riallocare 1500 dipendenti appartenenti a 135 team presso i nuovi uffici. L'edificio del valore di 23 milioni di sterline sarà ubicato in Tipping Street, nel centro cittadino di Stafford, ed è stato riprogettato per diversi scopi e usi. Nei dintorni dell'edificio sarà disponibile uno spazio di circa 1400 metri quadri che accoglierà nuovi negozi e ristoranti.

Mark Winnington, assessore alle risorse e all'ambiente, ha commentato: "La riduzione dello spazio da riservare esclusivamente all'archiviazione della documentazione cartacea rappresenta una priorità poiché occuperebbe spazio prezioso nell'ambito della nuova struttura. Desideriamo sbarazzarci della carta, e a questo proposito abbiamo creato un ufficio dedicato alla scansione interna, una novità assoluta per il nostro Consiglio".

Il personale addetto alla scansione ha preso in considerazione tre approcci alla gestione dei file: utilizzo di fornitori di terzi con completa esternalizzazione delle operazioni di scansione, gestione completamente interna oppure approccio misto. Alla fine è stato scelto l'ultimo approccio vista la gamma di documenti da digitalizzare e la necessità di elaborarli rapidamente e di controllarne la qualità.

Winnington aggiunge: "Il nostro personale interno supporterà l'85-90% dei reparti, mentre altri continueranno a servirsi dei fornitori e dei sistemi già consolidati. Ad esempio, il reparto di pianificazione produce documenti sovradimensionati più grandi del formato A3 che continueranno ad essere digitalizzati esternamente. Abbiamo tenuto conto delle richieste di ciascun reparto e implementato una soluzione ad hoc per loro".

In pratica, il personale addetto alla scansione ha stabilito un centro di acquisizione dei dati per digitalizzare i file inviati dai colleghi. Nei reparti in cui la documentazione cartacea risulta necessaria tutti i giorni, il personale si reca personalmente presso tali reparti oppure ha prestato le apparecchiature a quei reparti in cui è necessario digitalizzare la documentazione in prima persona, per ragioni di sicurezza.

Ad oggi, reparti come quello legale, finanziario, assistenza sociale e viabilità hanno fatto largo uso della nuova soluzione e ciascun team prepara la propria documentazione cartacea per la scansione. In questo modo, è stato possibile velocizzare il processo di digitalizzazione.

Gli scanner Kodak sono stati utilizzati nei mesi scorsi e sono stati scelti perché offrono la giusta combinazione di volumi e qualità di scansione a fronte del prezzo.

Grazie alla tecnologia di imaging Kodak Perfect Page, alla gestione della carta SurePath per garantire la corretta alimentazione dei vari tipi di documenti e a tre rilevatori di alimentazione multipla indipendenti che garantiscano l'assenza di inceppamenti di carta, gli scanner i620 offrono prestazioni eccezionali ottimizzate per le operazioni di scansione mission critical.

Dotati di un alimentatore per documenti da 500 fogli in grado di gestire un'ampia gamma di formati carta e grammature, gli scanner i620 offrono output di 53 pagine al minuto a 300 dpi¹ – Lo standard del Consiglio per la scansione che tiene conto sia di documenti scritti a mano che dattiloscritti.

Nei prossimi 6-8 mesi verranno creati circa 1,1-1,5 milioni di immagini dopo il trasferimento dei reparti presso Staffordshire Place. I documenti PDF ricercabili prodotti saranno resi accessibili attraverso unità di rete condivise oppure le immagini prodotte verranno importate direttamente nel sistema EDRMS (Electronic Document & Records Management System, sistema di gestione di documenti e dati elettronici) HP TRIM. Acquistata nell'agosto del 2010, la soluzione HP TRIM è stata implementata nell'ambito dell'intero Consiglio per ottimizzare l'accesso e la gestione dei dati.

Kevin Blackley, International Business Development Manager di Outback Imaging, ha affermato: "Il capture software EzeScan è stato scelto non soltanto per la sua vantaggiosità in termini di costi, ma anche perché offre integrazione continua con il sistema EDRMS e offre supporto di valore statico affinché le immagini possano essere importate più rapidamente. Quando si digitalizzano dati dello stesso tipo, il sistema è stato configurato in modo da importare i documenti sulla base di un pezzo di informazioni, ovvero il numero identificativo del Consiglio, permettendo di risparmiare tempo".

Una volta completato il trasferimento allo Staffordshire Place, il personale addetto alla scansione prevede di offrire un servizio di scansione in base alle richieste delle diverse divisioni al fine di soddisfare le loro continue esigenze di digitalizzazione.

Neil Murphy, il responsabile vendite di Kodak nel Regno Unito, ha commentato: "Siamo lieti che la soluzione di scansione Kodak ad elevate prestazioni si sia rilevata un investimento conveniente per il Consiglio della Contea di Staffordshire dato il volume di documenti da elaborare. Uniformità, qualità e sicurezza sono garantite, con il personale in grado di utilizzare le informazioni nel sistema EDRMS per fornire un servizio più rapido ai cittadini nel momento in cui questi contattano il Consiglio".

¹ Gli scanner Kodak i620 producono 80 pagine al minuto a 200 dpi, con volumi giornalieri consigliati di massimo 80.000 pagine al giorno

Informazioni su Kodak
Kodak è la prima società al mondo nell'ambito dell'innovazione applicata alla gestione delle immagini. Grazie a Kodak, utenti, aziende e professionisti possono produrre e stampare immagini in assoluta libertà.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito http://www.kodak.com, i nostri blog e altro ancora all'indirizzo http://www.kodak.com/go/followus.

Più di 75 milioni di persone nel mondo gestiscono, condividono e creano gadget fotografici online con KODAK Gallery: è possibile iscriversi oggi stesso all'indirizzo www.kodakgallery.com

Il settore per Document Imaging di Kodak fornisce ai suoi clienti una soluzione per l'acquisizione e l'utilizzo di informazioni importanti da documenti elettronici e cartacei. Le nostre soluzioni per l'imaging dei documenti comprendono pluripremiati scanner e capture software, nonché servizio e assistenza leader nel settore. Dai piccoli uffici alle aziende a livello mondiale, Kodak ha la giusta soluzione per qualsiasi azienda in materia di acquisizione delle informazioni.

Per ulteriori informazioni sugli scanner KODAK Document Imaging, sul Capture Software e i servizi, visitare il sito Web www.kodak.com/go/di.

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