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Contesto Adventist Health System è passata a un sistema di archiviazione elettronico per migliorare l'accesso alla documentazione clinica dei pazienti. Obiettivo Inserire la documentazione nel sistema elettronico in modo rapido ed efficiente, entro 24 ore dalla dimissione del paziente. Trovare un fornitore in grado di offrire la migliore tecnologia di scansione sul mercato per bassi e alti volumi. Acquisire dimestichezza con la scansione continua di documenti lunghi e di diverso spessore. Soluzione Scanner KODAK i1440, i610, i260, i280, i65 e i40, software EMC2 ApplicationXtender, software Kofax Ascent Capture. Al momento è in corso la valutazione degli scanner KODAK i1220, da implementare nel 2008.

Martin Murphy rimase senza parole quando, nel bel mezzo di un incontro del team dei sistemi informativi di Adventist Health System, qualcuno spalancò la porta e sbattè brutalmente una cartella di fonte a un medico. Dopo l'interruzione, il medico spiegò che aveva richiesto la cartella clinica di un paziente quattro ore prime e, nonostante si trattasse di un'emergenza, l'ufficio aveva impiegato 240 minuti per trovare la cartella e presentargliela.

“Mi resi conto che il passaggio a un sistema elettronico non poteva tardare” afferma Murphy, responsabile tecnico dei dati clinici, Adventist Health System. “Grazie alla nostra nuova soluzione di scansione e gestione dei dati, quel dottore avrebbe esaminato la cartella clinica del suo paziente sul proprio computer ben prima della visita stessa”.

Un fornitore e produttore di scanner ideale

Fino al 2003, Adventist Health System, con sede a Orlando, Florida, si è affidata a un sistema cartaceo per gestire l'archiviazione della documentazione clinica. Questo sistema sanitario non profit, che conta oltre 45.000 dipendenti, intendeva migliorare l'accesso alle cartelle cliniche dei pazienti in tutti i suoi 40 ospedali in 10 stati. Per il passaggio al sistema elettronico, l'organizzazione ha richiesto la migliore soluzione per scanner offerta da un unico fornitore.

“Nei miei 20 anni di esperienza nel settore della scansione, Kodak è sempre stata ai primi posti nel mercato degli scanner per alti volumi. “Quando abbiamo effettuato una comparazione degli scanner per alti, medi e bassi volumi, Kodak è risultata la migliore in tutte le categorie”, osserva Murphy.

Il team preposto ai sistemi informativi di Adventist Health System sapeva che acquistare tutti gli scanner da un unico fornitore avrebbe permesso di ottenere uno sconto. Al di là dei costi, il team voleva soprattutto avvalersi di un'unica fonte per il servizio di assistenza.

“È molto più conveniente lavorare con un solo fornitore” sostiene Murphy. “Ho un solo numero di contatto e una sola persona cui fare riferimento. Inoltre, Kodak è un'azienda talmente grande che anche nelle zone rurali i tecnici del servizio di assistenza di Kodak distano non più di 30 minuti”.

“Ho un ottimo rapporto con il rappresentante alle vendite di Kodak” aggiunge Murphy. “Che io mi trovi nella periferia di Chicago, o a Kileen, in Texas, o a Orlando, lavoro sempre con lo stesso rappresentante, Nancy Sherman: una persona eccezionale”.

Gli uffici migliorano il servizio clienti

Dopo un anno di pianificazione, il team dei sistemi informativi di Adventist Health System ha implementato gli scanner KODAK i40 negli uffici di registrazione e pianificazione, e gli scanner KODAK i65, i260, i280, i610 e ora anche i1440 negli uffici di gestione dei dati sanitari (documentazione clinica).

Gli uffici di registrazione e pianificazione utilizzano scanner i40 per effettuare la scansione di prescrizioni, schede assicurative e patenti al momento dell'ammissione per il servizio ospedaliero.

Prima di installare gli scanner KODAK i40, un rappresentante di Adventist Health System prendeva il documento del paziente e ne faceva una copia. Ora il rappresentante effettua la scansione del documento e la salva sul computer, direttamente di fronte al paziente. Questo piccolo cambiamento ha migliorato enormemente il grado di soddisfazione dei clienti in fase di ammissione.

Tutti i dati vengono acquisiti in scansione contemporaneamente, tra cui le prescrizioni, le richieste di esami, le richieste di assistenza ospedaliera e i dati finanziari, e sono disponibili online fin da subito. I pazienti non devono più andare in giro per l'ospedale con tagliandi di richiesta di determinati esami del sangue o di particolari servizi di imaging. Ne consegue che vengono smarrite molte meno prescrizioni e nessuno perde tempo per cercarle o registrarle di nuovo.

I reparti diventano più efficienti

Man mano che i pazienti vengono dimessi dai vari reparti dell'ospedale, le loro cartelle vengono inviate agli uffici di gestione dei dati sanitari e acquisite in scansione in un sistema di archiviazione elettronica.

Il software KOFAX Ascent Capture suddivide in batch e indicizza i documenti ed esegue controlli di qualità che correggono automaticamente l'orientamento, eliminano le pagine vuote e garantiscono la leggibilità delle immagini.

Da qui, il software EMC2 ApplicationXtender integra i dati nel motore della documentazione clinica basata su immagini di Adventist Health System per un'archiviazione permanente.

Tutte le informazioni in un unico punto, disponibili a tutti

“Oggi, tutte le informazioni riservate e i documenti cartacei, come i risultati degli esami di laboratorio, la documentazione ospedaliera, le note dei medici, i rapporti sullo stato dei progressi, si trovano in un'unica posizione” afferma Murphy.

“Il miglioramento del grado di efficienza è stato enorme, per i dottori come per i pazienti. I medici possono ora visionare e firmare i documenti direttamente online. In passato, dovevamo trovare un documento cartaceo e prenderlo dalla cartella, farne una copia e rintracciare il dottore perché lo firmasse”.

Ora tutte le cartelle cliniche sono online, perciò i dottori sono in grado di averne accesso immediato senza dover chiedere a terzi di andare a prendere un documento. Ciò riduce la possibilità di errori umani e consente un rapido accesso alle informazioni.

Un altro vantaggio è che più persone possono visualizzare l'informazione contemporaneamente. Ad esempio, il medico di medicina generale al primo piano può visionare online la cartella clinica di un paziente contemporaneamente allo specialista del quinto piano.

Niente più guadagni persi

“La fatturazione viene ora eseguita online direttamente dalle prescrizioni mediche”, evidenzia Murphy. “Non c'è più un passaggio dei documenti per varie mani, e di conseguenza si riduce la probabilità di smarrirli. I clienti pagano in base al servizio, e adesso il nostro ufficio di contabilità sa esattamente quanto far pagare e non riscontriamo più perdite”.

Alta qualità, alimentazione continua, compatibilità con documenti di spessore diverso

Presso Adventist Health System, gli operatori effettuano la scansione di circa 100.000 pagine al giorno, caratterizzate da differenti gradi di leggibilità, dimensioni e formati. Pertanto è necessario ottenere la massima qualità d'immagine possibile. Tra i documenti acquisiti vi sono patenti piuttosto spesse, prescrizioni con calligrafia illeggibile, ultrasuoni complessi, persino ecografie fetali da 6 metri.

“Nell'ufficio di registrazione, i nostri scanner KODAK i40 ci consentono di effettuare la scansione di documenti di spessore diverso, come patenti plastificate e schede assicurative” racconta Murphy. “Nell'ufficio di gestione dei dati sanitari, stiamo ora sostituendo i vecchi modelli di scanner con gli scanner KODAK i1440, che presentano la funzione di alimentazione continua che ci consente di acquisire le ecografie fetali lunghe fino a 6 metri” afferma Murphy. “Prima incollavamo le pagine insieme per creare un'ecografia, quindi tagliavamo le pagine a una a una per archiviarle nella cartella clinica del paziente”.

Grazie allo scanner i1440, tagliare, incollare e altre seccature sono oramai un ricordo del passato.

© Kodak, 2008. Kodak è un marchio di Kodak.