Scarica la versione in formato PDF di questa storia (disponibile in lingua inglese).

Il pronto soccorso dell'ospedale Barnsley ha scelto lo scanner Kodak i1320 per consolidare il passaggio alle cartelle elettroniche

"Abbiamo consigliato una soluzione di scanner Kodak per la rinomata affidabilità e capacità di integrare ed elaborare senza problemi il flusso di lavoro." Mark Ingram, amministratore delegato di Ascot Business Solutions Limited

Il pronto soccorso dell'Ospedale Barnsley NHS Foundation Trust ha installato una soluzione File Stream per la gestione dei documenti elettronici (electronic document management solution - EDMS) con scanner Kodak i1320 e accessorio lastra piana di formato A3, per la gestione delle cartelle di 70.000 pazienti visitati nella struttura di pronto soccorso ogni anno. L'hardware e il software sono stati forniti da Ascot Business Solutions, con sede a Staffordshire, per un investimento che si aggira intorno a 15.000 sterline.

Con un bacino di utenza di circa 225.000 persone tra popolazione rurale e urbana, il reparto di pronto soccorso dell'ospedale Barnsley è dotato un personale formato da 7 consulenti, 18 medici e circa 50 infermieri in grado di fornire cure di pronto soccorso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, a 200 persone al giorno in media.

Una tale attività comporta la creazione di elevati volumi di carta i quali, a loro volta, generano problemi all'interno del reparto in termini di archiviazione, gestione e, di conseguenza, accesso alle informazioni. Le cartelle vengono mantenute all'interno del reparto per 6 mesi, quindi conservate in un seminterrato per un anno e infine definitivamente archiviate in un'area isolata e inaccessibile dell'ospedale soprannominata "bunker", dove vengono lasciati per 5 anni.

"Più cartelle vengono archiviate, più diventa difficile ritrovarle, poiché ogni volta che vengono trasferite aumenta la possibilità che i documenti vadano persi.", spiega il dott. Dyfrig Hughes, responsabile di progetto. "Un piccolo errore nell'archiviazione oggi può significare un'affannosa e dispendiosa ricerca in futuro. In passato, le segretarie che si perdevano in mezzo ai documenti per cercare cartelle di pronto soccorso, con ripercussioni sulla produttività e l'efficienza."

Ogni volta che una persona viene visitata, viene creata una cartella di pronto soccorso: un documento contenente 5 o 6 fogli in formato A4, in cui sono registrati il nome e l'indirizzo del paziente, le informazioni personali, un riassunto della terapia applicata e una lettera al medico di base in cui vengono riepilogati il problema e le cure somministrate. L'elevato volume di pazienti visitati ogni anno ha fatto sì che il reparto venisse sommerso dalla carta e di conseguenza venisse occupata una grande quantità di spazio, che avrebbe potuto essere destinata alle cure cliniche.

"L'accesso alle cartelle cliniche è importante specialmente per le malattie infantili, in cui l'anamnesi patologica è fondamentale; spesso abbiamo bisogno delle cartelle a fini legali, nel caso in cui fosse necessario fornire alla polizia materiale per le indagini. Il vecchio sistema basato su documenti cartacei non ci consentiva di accedere ai dati in maniera rapida e semplice.", aggiunge il dott. Hughes.

Il reparto di pronto soccorso ha iniziato a prendere in considerazione l'acquisizione elettronica delle sue cartelle alcuni anni fa, ma la spinta decisiva è avvenuta nel 2008, quando lo spazio destinato all'archiviazione è stato travolto da una piccola "alluvione" di carta, che ha convinto il Foundation Trust della necessità di introdurre una soluzione alternativa basata sull'archiviazione elettronica.

Ascot Business Solutions, il rivenditore, ha fornito una soluzione EDMS File Stream e uno scanner dipartimentale Kodak i1320, con accessorio lastra piana A3, per l'utilizzo nell'area di ricezione. Mark Ingram, amministratore delegato di Ascot, afferma: “L'Ospedale Barnsley ha acquistato presso la nostra azienda un pacchetto. Abbiamo consigliato una soluzione di scanner Kodak per la rinomata affidabilità e capacità di integrare ed elaborare senza problemi il flusso di lavoro."

Lo Scanner Kodak i1320 è una soluzione compatta ma dalle prestazioni elevate e con design ergonomico, in grado di elaborare 40 pagine al minuto a colori ¹ – su entrambi i lati – e documenti di lunghezza fino a 34 pollici, risultando così un eccellente strumento di lavoro per il reparto.

Lo scanner i1320 è dotato di una risoluzione ottica a 600 dpi e della tecnologia di imaging Perfect Page di Kodak, in grado di garantire un'eccellente acquisizione delle immagini fin dal primo utilizzo, indipendentemente dal tipo di carta: un elemento che rende questo scanner lo strumento ideale per un ambiente ospedaliero.

Gary Jones, responsabile marketing UK di File Stream, afferma: “Si tratta di uno scanner di piccole dimensioni, ma dalle grandi prestazioni. Una volta entrati nel reparto di pronto soccorso, la segretaria estrae i dati personali dal Sistema PAS ² , stampa un foglio in cima alla pila, aggiunge le pagine vuote destinate alla compilazione da parte del personale medico e inserisce il tutto in una cartella. Questa cartella accompagna il paziente durante la degenza, facendo il giro del reparto. Alla fine, il documento verrà acquisito e la parte cartacea verrà distrutta.

La soluzione EDMS File Stream ha inoltre migliorato l'integrità e la sicurezza delle cartelle di pronto soccorso. I test delle urine, i risultati degli esami del sangue e i tracciati elettrocardiografici vengono tutti realizzati utilizzando diversi fogli colorati adeguati allo scanner Kodak. Ora è possibile acquisire e incorporare tutti i documenti in un file elettronico, evitando così la perdita di fogli di carta.

Il personale medico ha ora la possibilità di ricercare dati in maniera estremamente semplice, in base a data di nascita, data di ricovero, medico di base, sesso, numero di reparto, ecc. Il nuovo sistema consente ai medici di scambiarsi i documenti tramite e-mail, se necessario, e garantisce un accesso immediato alle informazioni relative ai pazienti. "In caso di ricovero, sono in grado di accedere alle informazioni relative a un paziente ricoverato il giorno prima, senza bisogno di andare a cercare le cartelle cartacee o chiedere alla segretaria di trovarle e copiarle." spiega il dott. Hughes.

Inoltre, è possibile risparmiare una gran quantità di tempo e lavoro nella gestione delle cartelle di pronto soccorso, liberando lo spazio destinato all'archiviazione, che può essere utilizzato per ingrandire lo spazio destinato ai bambini.

¹ 60 pagine al minuto in bianco e nero e in scala di grigi

² Sistema per la gestione del paziente (Patient Administration System - PAS)