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Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) ricerca più spazio, ottiene accesso istantaneo ai file dei pazienti

Quello che inizialmente era un progetto di razionalizzazione del reparto archivi di CHAUHDL ora è una soluzione estesa all'intero centro ospedaliero: i suoi 2.043 dipendenti ora possono accedere immediatamente alle cartelle cliniche dei pazienti.

"Tutto è iniziato quando abbiamo cominciato a sentirci alle strette nel reparto di archiviazione delle cartelle cliniche", afferma André Lavoie, direttore dei servizi ospedalieri. "Dovevamo archiviare documentazione ma lo spazio a disposizione era limitato. Nella nostra valutazione dei sistemi di archiviazione elettronica, abbiamo capito che il maggior ritorno sull'investimento lo avremmo realizzato acquistando una soluzione al lungo termine in grado di evolvere di pari passo con la nostra domanda crescente di accesso alle cartelle dei pazienti in qualsiasi momento e ovunque".

Le cartelle cliniche trattenute limitavano l'accesso alle informazioni

Il Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) è una clinica universitaria situata a Lévis, nei pressi di Quebec City, in Canada. Il suo personale conta 2.043, di cui 200 medici.

Dopo che il CHAUHDL decise di passare a un sistema di archiviazione elettronica delle cartelle cliniche, gli intoppi creati dal sistema cartaceo risultarono ancora più evidenti. Un problema notevole era costituito dal fatto che quando un medico chiedeva una cartella clinica, la tratteneva con sè per qualche tempo, pertanto chiunque altro avesse dovuto accedere ai dati avrebbe dovuto attendere fino a quando la cartella non fosse stata riportata in archivio. Spesso due medici specializzati in discipline diverse avevano in cura lo stesso paziente: il sistema cartaceo impediva a uno dei due di accedere alle informazioni necessarie. In questo modo uno dei due trattamenti veniva somministrato in ritardo, compromettendo la qualità della cura nella sua globalità.

Un altro problema legato al sistema cartaceo era costituito dalla quantità di lavoro, tempo e spazio necessaria per reperire le informazioni e risistemare le cartelle al posto giusto.

"Consultiamo 1.000 cartelle cliniche al giorno. I nostri archivisti dovevano trovare le cartelle, elaborarle e risistemarle al loro posto. Si può ben immaginare che 1.000 cartelle al giorno richiedono molto tempo e molto lavoro", afferma Chantal Lafrenière, resposnabile dell'archivio medico del CHAUHDL.

Evoluzione efficiente dalla carta al formato elettronico all EHR (Electronic Health Record)

Il CHAUHDL ha lavorato in sinergia con Purkinje e Trigonix per implementare una soluzione di archiviazione elettronica ottimale. Le aziende disponevano di tutto il know how e l'attrezzatura necessari per raggiungere l'obiettivo prefissato: rendere i dati dei pazienti condivisibili con il semplice clic di un tasto. I servizi di altissima qualità di scansione professionale offerti da Trigonix comprendono rigorosi controlli della qualità, come attestato dalla certificazione ISO 9001:2000. Purkinje ha offerto il software e-Documents (scansione e visualizzazione) e il programma Lab and Imaging Results che permette agli specialisti della salute di visualizzare i dati dei pazienti e i risultati delle analisi da qualsiasi punto della struttura ospedaliera.

CHAUHDL ha scelto due scanner KODAK i660, uno scanner KODAK i620, KODAK Capture Software e la soluzione software Purkinje|Dossier Electronic Health Record.

"Con tutto l'arretrato di cartelle da digitalizzare che ci ritrovavamo, abbiamo ritenuto che sarebbe stato più efficiente eseguire la scansione secondo una modalità a richiesta, per cui la eseguiamo sulle cartelle dei pazienti che hanno un appuntamento nei due giorni successivi. Il sistema deve essere affidabile ed efficiente. Non devono esserci errori e la qualità deve essere sempre ottimale, perché i dati vanno essere archiviati nel sistema (in modo scrupoloso) entro il pomeriggio", prosegue Asselin.

Il CHAUHDL utilizza gli scanner KODAK i660 per digitalizzare grandi quantità di documenti dei pazienti ogni mattina. Gli scanner KODAK i620 vengono usati per aggiornare e aggiungere informazioni relative ai pazienti (risultati, annotazioni, resoconti, moduli) ai dati già digitalizzati, a cadenza quotidiana.

Precisione e qualità, STAT

CHAUHDL fa affidamento sulla funzionalità di rilevazione dell'alimentazione multipla degli scanner Kodak per fare in modo che i medici possano visualizzare sullo schermo tutte le pagine di una cartella clinica.

“Non può sfuggire nulla", afferma Asselin in merito all'applicazione studiata per il suo cliente. "Quando i documenti vengono digitalizzati, è necessario che tutte le pagine siano sottoposte a scansione. Per la funzionalità di rilevazione dell'alimentazione multipla gli scanner Kodak presentano tre sensori che segnalano all'operatore quando le pagine risultano sovrapposte, quando si piega un angolo del foglio e quando si verificano tutte le situazioni che potrebbero compromettere la corretta digitalizzazione dei dati. L'operatore riceve l'avviso, risolve il problema e continua nella scansione della cartella clinica".

"Il CHAUHDL fa affidamento sugli scanner per digitalizzare totalmente e senza errori i documenti. Al termine della digitalizzazione, i documenti vengono distrutti, quindi è imperativo che vengano digitalizzate tutte le informazioni", osserva Asselin.

In che modo il CHAUHDL ovvia alla distruzione degli originali? Con il colore e la qualità garantiti da Kodak. Le scansioni a colori degli scanner Kodak sono considerate copie conformi dei documenti originali e soddisfano tutti i requisiti legali in vigore. Inoltre il processo di scansione all'interno dell'ospedale è certificato dai National Archives del Quebec prima dell'effettiva distruzione degli originali.

Facilità d'uso per l'utente finale: i dati del paziente a portata di tasto

Il valore effettivo della soluzione che si avvale degli scanner Kodak è apprezzabile quando si osservano i medici che utilizzano la soluzione software Purkinje|Dossier Electronic Health Record per accedere istantaneamente a dati medici essenziali. Tutto quanto riguarda lo stato di salute di ogni paziente viene archiviato in un unico punto del database. I risultati sono immediatamente visualizzabili sullo schermo.

"Abbiamo tenuto sessioni di addestramento che andavano da 10 minuti a un'ora", spiega Sonia Mokbel, Director of Marketing di Purkinje. "In ogni caso, i medici erano operativi nel giro di 60 minuti".

Ogni dipendente autorizzato dell'ospedale utilizza impostazioni personali per reperire i dati da qualsiasi computer della rete. Il problema del trattenimento delle cartelle è stato risolto. Diversi professionisti del settore medico possono accedere contemporanemante alla cartella clinica dello stesso paziente da un numero pressoché illimitato di ubicazioni.

Il software Purkinje|Dossier è unico perché permette ai medici di visualizzare dati elettronici sullo stato di salute del paziente e perché integra file PDF indicizzabili su cui è possibile riportare annotazioni", spiega Lucian Jeglinschi, Vice President of Project Management. "I risultati delle analisi e le immagini, oltre che i resoconti scritti, vengono ricevuti direttamente dal software tramite messaggi HL7. Questi dati vengono inviati automaticamente alla cartella del paziente e anche alla casella di posta in arrivo del medico curante. Quindi non si rischia più di perdere cartelle cliniche e non è più necessario attendere a lungo per ottenere informazioni essenziali". I professionisti in ambito medico possono visualizzare i risultati in tre diversi modalità, a seconda della preferenza o della necessità: rapporti, tabelle e grafici. Le ricette elettroniche permettono di prendere decisioni farmacologiche mirate e consentono di registrare eventuali allergie ai farmaci. L'EHR permette inoltre al personale sanitario di documentare rapidamente le visite, così tutte le informazioni risultano subito disponibili e sono raccolte in un singolo punto.

"Questo è il valore aggiunto del software Purkinje|Dossier", prosegue Mokbel. "È un programma perfettamente adattabile alle esigenze della struttura ospedaliera. Soprattutto l'indicizzazione di informazioni e cartelle cliniche permette ai dottori di trovare i risultati e seguire il caso clinico".

Un peso in meno: tutti i dati dei pazienti a portata di mano

In precedenza i medici conservavano i documenti in loro possesso e portavano con sè le tabelle nei vari ambulatori e nelle strutture di cura. In alcuni casi la cartella di un paziente poteva contare più di 8.000 pagine e occupare uno scatolone e mezzo dell'archivio. A sua volta il medico curante doveva portarsi appresso questa massa di documenti nei vari reparti. Oggi il medico può semplicemente consultare le 8.000 pagine sullo schermo dei computer in qualsiasi ufficio della struttura ospedaliera.

Il nuovo sistema ha facilitato anche il compito degli archivisti del CHAUHDL. In passato, quando le cartelle cliniche venivano restituite, l'archivista in alcuni casi doveva far firmare una dichiarazione di restituzione dei documenti al medico in persona prima di porterli rimettere al loro posto. Una procedura complessa, oggi totalmente eliminata dalla soluzione che adotta gli scanner Kodak. Ora i medici possono consultare i documenti sullo schermo, quando necessario, senza dover recarsi all'archivio delle cartelle cliniche.

L'accesso immediato fa la differenza durante le emergenze

Prima di implementare il nuovo sistema, servivano in media 15 minuti per reperire i documenti essenziali per i pazienti del pronto soccorso del CHAUHDL. In molte situazioni di emergenza i medici non possono aspettare così a lungo per somministrare la cura. Ecco perché i medici del pronto soccorso dovevano curare i pazienti prima di aver consultato la loro cartella clinica.

Oggi questi stessi medici visualizzano sullo schermo i dati dei pazienti entro pochi secondi dal loro ingresso al pronto soccorso. Queste informazioni immediate possono salvare vite, ad esempio indicando al medico che il paziente ha allergie o che non sopporta l'interazione fra determinati farmaci.

È stupefacente osservare che, grazie a un nuovo metodo di lavoro e ai vantaggi che esso offre, gli scanner Kodak possono davvero fare la differenza quando si tratta di curare i pazienti presso il Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis.