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Chesapeake Document Services utilizza il software KODAK Capture Pro per ottimizzare l'acquisizione e l'indicizzazione delle cartelle mediche di due ospedali

Prima che Chesapeake Document Services (CDS) iniziasse a usare il software KODAK Capture Pro, registrava i dati in modo tradizionale, ossia avvalendosi di operatori che inserivano manualmente i dati nel corso di lunghi turni di servizio. Naturalmente, questo metodo di registrazione manuale comportava talvolta degli errori con la conseguente necessità di effettuare ulteriori operazioni di controllo della qualità. Oggi, CDS utilizza il software KODAK Capture Pro per acquisire le cartelle mediche dei pazienti di due ospedali nell'area del Maryland. Ciò ha permesso a CDS di ridurre il numero di dipendenti addetto all'inserimento dei dati e di velocizzare significativamente il lavoro. Gli ospedali possono ora accedere più rapidamente ai dati e CDS è riuscita ad abbattere significativamente i costi e ad aumentare la soddisfazione dei clienti. "Abbiamo ridotto i tempi di inserimento dei dati, probabilmente nell'ordine del 50%", ha affermato Lee Stalnaker, Direttore delle operazioni di CDS. "In passato, dovevamo inserire due volte i dati per garantirne la precisione, ma grazie alla funzione di ricerca del database del software Capture Pro, siamo ora in grado di compilare automaticamente tutti i campi indice".

Un'azienda che si è evoluta con il software KODAK Capture Pro

CDS, che ha sede a Waldorf (MD), è un'azienda che si occupa di gestire documenti e dati, che fornisce servizi di imaging in outsourcing e soluzioni interne complete a clienti che lavorano in numerosi settori, dalle finanze al settore pubblico, sanitario, assicurativo e altri settori. CDS, che utilizza gli scanner KODAK da tempo, ha testato la versione beta del software KODAK Capture Pro e fornito preziosi commenti e suggerimenti sul prodotto mentre era in fase di sviluppo.

"Abbiamo iniziato ad usare la versione senza database del software KODAK Capture qualche anno fa, poi siamo passati alla versione con database ed infine abbiamo testato la versione beta. Siamo degli entusiasti sostenitori della funzione di ricerca del database del software Capture Pro", commenta Stalnaker. CDS si occupa di leggere i codici a barre dei documenti di uno degli ospedali e il software Capture Pro estrae dal database il nome del paziente, la data di nascita e le altre informazioni importanti per compilare automaticamente tutti i campi indice necessari. Per l'altro ospedale, che non utilizza codici a barre, CDS utilizza la funzione OCR di selezione e trascinamento su una parte dei dati più importanti per avviare la ricerca nel database. Il software Capture Pro è in grado di convalidare o compilare i campi indice da origini dati conformi con ODBC (Open Database Connectivity).

Per uno degli ospedali, CDS ha iniziato prima a gestire le cartelle mediche attuali (elaborando 1,5-2 milioni di documenti al mese) e successivamente archiviato quelle precedenti, contenute in circa 2.000 scatole con circa 3.000 pagine ciascuna. "Adesso siamo in grado di elaborare facilmente il contenuto di ciascuna scatola con una sola operazione e il nostro flusso di lavoro, che include la preparazione, scansione, il controllo della qualità e l'inserimento dei dati è diventato molto efficiente", ha affermato Stalnaker. "Carichiamo i file del cliente in formato PDF o TIFF nel nostro archivio generale (GRS) che consente all'ospedale di accedere ai file in modo sicuro, online e tramite Web". Il processo è molto snello ed efficiente poiché non sono necessarie ulteriori operazioni di elaborazione per preparare i file per il caricamento.

L'uso degli scanner KODAK in combinazione con il software Capture Pro ottimizza la produttività.

CDS non solo raccomanda gli scanner KODAK ai propri clienti, ma li utilizza personalmente per vari progetti, come l'acquisizione di dati per questi due ospedali. "Abbiamo uno scanner KODAK i1860 e uno scanner KODAK i780 e siamo in grado di eseguire le scansioni a 300 dpi in modalità bitonale, che è quella migliore per le applicazioni OCR", afferma Stalnaker. "Per rendere più veloci le scansioni, utilizziamo la modalità orizzontale con lo scanner il860 e siamo in grado di elaborare un'intera scatola di cartelle cliniche in circa 45 minuti".

CDS apprezza particolarmente anche la capacità dello scanner i780 di eseguire le scansioni alla massima velocità, anche con risoluzioni di 300 dpi. "Quando dobbiamo gestire lavori molto grossi, come i file relativi a mutui, utilizziamo lo scanner i780 perché ci consente di risparmiare molto tempo". CDS ha 12 operatori addetti alle scansioni che utilizzano vari tipi di scanner KODAK, dai modelli desktop fino allo scanner il860.

Una delle funzioni del software Capture Pro che gli operatori di CDS apprezzano di più è la possibilità di personalizzare l'interfaccia utente. "Basta guardarsi intorno per notare che ogni persona ha impostato lo schermo nella configurazione che più preferisce, con due o anche quattro immagini", aggiunge Stalnaker. "Utilizziamo monitor da 24" e l'uso combinato di questi monitor con il software di Kodak ci assicura la massima flessibilità unitamente alla possibilità di ottimizzare il nostro processo di controllo della qualità".

Stalnaker ritiene che la compatibilità del software Capture Pro con numerosi scanner di altri produttori rappresenta un aspetto molto interessante per i clienti interessati a configurare un servizio di scansione interno. Stalnaker fa presente che CDS si è recentemente aggiudicata un contratto proprio grazie al fatto che il software Capture Pro era in grado di interfacciarsi con i vari modelli di scanner di produttori diversi del potenziale cliente. "Ci sono anche molti altri aspetti importanti che apprezziamo", aggiunge. "La possibilità di eseguire automaticamente l'output dei file su un sito FTP tramite il software Capture Pro ci ha permesso ad esempio di ottenere un grosso contratto con un ente governativo". Stalnaker ritiene che l'interfaccia utente rappresenti un elemento molto interessante per i potenziali clienti perché è intuitivo, non ha comandi complessi da apprendere e fornisce indicazioni visive immediate, indipendentemente dalla complessità dell'attività.

"Siamo degli entusiasti utilizzatori, promotori e sostenitori del software Kodak Capture Pro e degli scanner KODAK", afferma Stalnaker. "Gestiamo dei grandi volumi di lavoro. Nell'ultimo anno e mezzo abbiamo probabilmente effettuato 10-12 milioni di scansioni con il nostro scanner il860. La durata e produttività sono molto importanti per noi e con gli scanner KODAK siamo in grado di raggiungere questi obiettivi. E, grazie alla funzione di ricerca del database e ad altri straordinari vantaggi, il software Capture Pro è il partner ideale per questi scanner".

"Siamo degli entusiasti utilizzatori, promotori e sostenitori del software Kodak Capture Pro e degli scanner KODAK".